Газпромбанк оптимизирует управление административно-хозяйственной деятельностью с помощью системы "1С:Предприятие 8"

С помощью данного решения:

·           налажен учет входящих услуг;
·           повышена эффективность процессов, связанных с платежами поставщикам;
·           реализованы контрольные бюджетные процедуры Банка;
·           обеспечено планирование расходов по хозяйственной деятельности;
·           реализована возможность централизации закупки всего имущества Банка.

Новая система помогла начать реорганизацию бухгалтерской службы: на базе одного из филиалов Банка уже открыт новый Операционный центр поддержки хозяйственной деятельности Банка, который в дальнейшем возьмет на себя задачи централизованной обработки документов головного офиса и всей региональной сети. По предварительной оценке, руководства Банка, успешное завершение этого проекта позволит повысить эффективность процессов сопровождения административно-хозяйственной деятельности Банка на 30%.

"Газпромбанк" - один из крупнейших универсальных финансовых институтов России, предоставляющий широкий спектр банковских, финансовых, инвестиционных продуктов и услуг корпоративным и частным клиентам, финансовым институтам, институциональным и частным инвесторам. Банк входит в тройку крупнейших банков России по всем основным показателям и занимает третье место в списке банков Центральной и Восточной Европы по размеру собственного капитала.

Для эффективного обеспечения деятельности головного офиса и десятков региональных представительств Банку необходимо оперативно управлять административно-хозяйственной деятельностью. Ранее для решения этих задач в головном офисе и филиалах Банка использовалось несколько разрозненных информационных систем, согласование бюджетов и заявок на расходование денежных средств выполнялось на бумаге, отсутствовала единая система нормативно-справочной информации в части хозяйственной деятельности. В 2013 г. руководство Банка приняло решение о создании новой централизованной автоматизированной системы управления административно-хозяйственной деятельностью.

Для решения задач Банка было выбрано предложение фирмы "1С", что соответствует стратегии Банка по инвестированию в высокотехнологичные отрасли России. Ключевым исполнителем проекта стала компания "АйТи Капитал", перед которой была поставлена задача разработки новой системы на базе "1С:Предприятия 8". Важным фактором в пользу выбора платформы "1С" послужило то, что в одном из филиалов Банка уже весьма эффективно использовалась учетная система на основе "1С:Предприятия", адаптированная под потребности Банка. Этот опыт был использован при создании новой системы. Также для Банка было важно, чтобы система была разработана под авторским надзором  фирмы "1С", соответствовала всем требованиям безопасности, а стабильность ее работы не зависела от конкретных программистов, закрытости кода и прочих рисков.

Основой для создания централизованной системы управления административно-хозяйственной деятельностью (далее - 1С:АХД) стало решение "1С:Комплексная автоматизация 8", адаптированное специалистами "АйТи Капитал" под потребности Банка. В ходе проекта были автоматизированы следующие задачи:

·           Бюджетирование, контроль и исполнение бюджета АХР.
·           Заявочная кампания в филиале при планировании АХР.
·           Управление закупками.
·           Оперативный и складской учет.
·           Бухгалтерский и налоговый учет.
·           Учет материальных ценностей и услуг.
·           Учет расчетов с контрагентами и подотчетными лицами.
·           Учет договоров и иных обязательств.
·           Контрольные и регламентные Банковские процедуры.

В результате реализации проекта:

·           Внедрено централизованное решение 1С:АХД во всей филиальной сети Банка.
·           2500 сотрудников осуществляют ежедневные операции.
·           1С:АХД позволяет поддержать осуществление административно-хозяйственной деятельности Банка в режиме 24*7.

Также, важно отметить, что при выполнении данного проекта Банк опробовал новый подход реализации комплексных проектов - пилотный проект стартовал не в головном офисе, как обычно, а в филиальной сети. Применение такого подхода позволило:

·           Реализовать проект полностью за 1,5 года.
·           Снизить влияние проектных рисков.
·           Минимизировать операционные риски от внедрения системы для осуществления административно-хозяйственной деятельности.
·           Сократить стоимость услуг по внедрению на (~50%).

В будущем Банк будет активно использовать успешный опыт проекта по внедрению системы управления административно-хозяйственной деятельностью.

Ключевые итоги проекта:

·           Ключевым результатом проекта стала централизация всех функций управления АХД Банка и организация их на площадке одного филиала - Операционного центра. В новой системе автоматизированы и сосредоточены все процессы, связанные с управлением АХД. Возможности системы позволяют проследить историю актива или услуги на всех этапах жизненного цикла: планирование, выбор поставщика, закупка, постановка на учет, списание.

·           Выполнена автоматизация учета входящих услуг: услуг аренды, охраны, коммунальных услуг, услуг страхования, информационной поддержки, а также расходов, сопутствующих банковской деятельности - комиссий, пошлин, налогов. Это помогает Банку более точно планировать тысячи регулярных ежемесячных платежей. В настоящее время система 1С:АХД позволяет одному человеку в течение одного рабочего дня сформировать несколько тысяч платежных документов и отразить начисление этих услуг по бухгалтерскому учету по различным договорам. Таким образом, расходы на планирование и проведение платежей и начислений сокращены.

·           Организовано оперативное оформление и согласования тысяч договоров различного вида (стандартные, рамочные, регулярные, по основной деятельности) по каждому из которых настроены свои шаблоны маршрутов согласования, в которых в свою очередь участвуют "экспертные подразделения" Банка.

·           Сокращены трудозатраты бухгалтерии на обработку первичных документов, основная нагрузка по вводу первичных данных распределена теперь по функциональным подразделениям Банка (МОЛ). Механизм маршрутизации позволяет управлять ежедневной обработкой тысяч документов тысячами пользователей. Система маршрутизации не позволит пользователю сделать неверные действия в системе, проконтролирует корректность заполнения полей, выполнит только необходимые на данном этапе записи в учетные регистры.

·           В системе 1С:АХД бюджетное планирование и согласование договоров являются единым процессом. Таким образом, на каждом этапе согласования ответственному лицу доступна вся информация по договору (сроки, суммы, бюджетное распределение), что сокращает время принятия решения при согласовании договора. Передача или возврат договора на следующий этап согласования выполняется "по одной кнопке", что также существенно ускоряет весь процесс. Все это дало возможность быстро и детально планировать расходы по хозяйственной деятельности, выявлять и сокращать нецелевые и необоснованные расходы, выделять средства на развитие деятельности без существенного увеличения бюджета.

Первый Вице-Президент - заместитель главного бухгалтера Газпромбанка Андрей Шустров, осуществляющий непосредственное руководство проектом, так прокомментировал историю внедрения системы: "Перед нами стоял ряд задач - вывести автоматизацию хозяйственной бухгалтерии на принципиально новый уровень, наладить сквозные процессы между подразделениями и филиалами Банка, автоматизировать бюджетный контроль и заявочную компанию.  В качестве решения было предложено внедрить полноценную ERP-систему. И сегодня можно уверенно сказать, что с поставленными задачами мы справились - новая система на базе "1С:Предприятие 8" позволила выстроить процессы реорганизации и централизации бухгалтерии, а также открыть операционный центр".

Тематики: Интеграция, ПО

Ключевые слова: 1с