«Подружка» автоматизировала работу с таможенными декларациями на товары с помощью DIRECTUM

17.01.2020 |

Крупная сеть магазинов косметики «Подружка» продолжает переводить в электронный вид работу с первичными учетными документами. Автоматизация процесса обработки таможенных деклараций на товары экономит за год более 200 часов рабочего времени сотрудников. Кроме того, снизилась трудоемкость на поиск документов и подготовку к налоговым проверкам.

В феврале 2019 года стартовал этап автоматизации работы с таможенными декларациями на товары. Перед командой внедрения стояли задачи:

создать единое информационное пространство для систем, участвующих в обороте таможенных документов;
исключить ручное занесение данных в систему из деклараций — автоматизировать процесс;
упростить подбор и настроить представление таможенных деклараций для налоговых проверок в электронном виде;
организовать единое хранилище юридически значимых электронных документов (УПД, счета-фактуры, декларации на товары).

За 4 месяца был упорядочен и полностью автоматизирован процесс обработки таможенных деклараций на товары.

Декларации на товары поступают в систему со специального портала электронного декларирования Альта-Софт в формате Федеральной Таможенной Службы. При обработке декларации в DIRECTUM выполняется сразу несколько действий:

проверка xml-файлов на наличие обязательных данных (кода таможенного поста, номера паспорта сделки, даты и номера товарной декларации) и электронной подписи. При выявлении ошибок система направляет уведомление ответственному с сообщением о необходимости корректировки информации;
на основании данных из xml-файла автоматически создается документ и карточка с основными реквизитами декларации.

Перед отправкой документа на согласование по преднастроенному маршруту DIRECTUM проверяет наличие PDF-версии, которая также загружается с сервера Альта-софт. После согласования и подписания данные передаются в учетную систему.

Благодаря свойству версионности в системе электронного документооборот XML- и PDF-версии одной декларации отображают как единый документ. Все декларации хранятся в архиве, который отображается как справочник со списком документов.

Автоматизация работы с декларациями на товары не только снизила трудоемкость их обработки, но упростила ряд сопутствующих процедур. В ООО «Табер Трейд» оценили эффект:

компания экономит более 200 часов рабочего времени сотрудников в год за счет сокращения ручных операций;
декларации на товары легко найти по номерам инвойсов или другим реквизитам – на поиск уходит несколько секунд;
стало проще готовиться к налоговым проверкам – бухгалтерам доступен простой сценарий для выгрузки деклараций в формате PDF;
исключены ошибки из-за человеческого фактора;
организован единый архив деклараций на товары и универсальных передаточных документов.

В будущем компания планирует также автоматизировать работу с договорами и входящими счетами на оплату.