Медицинский центр «Сад долголетия» увеличил выручку на 15% в первую неделю после внедрения решения Первого Бита БИТ.УМЦ

Медицинский центр «Сад долголетия» — самый большой центр китайской медицины в Казахстане. Он был открыт в 2006 году. Сегодня это огромный комплекс, который включает в себя помещение медицинского центра, гостиницу, ресторан, бассейн и сауны. Основным направлением деятельности центра является лечение и омоложение с использованием традиционных китайских практик, в число которых входят иглотерапия, китайский лечебный массаж, полынные сигары, лечение огнем и гимнастика Тайцзицюань. Сад долголетия получил известность и за пределами Казахстана, в центр приезжает большое количество пациентов из Ближнего Зарубежья.

С ростом популярности услуг медицинского центра руководство пришло к выводу: автоматизация – вещь необходимая. Стимулом для принятия решения о внедрении системы послужило то, что сотрудники центра не успевали обрабатывать все заявки от потенциальных клиентов: в месяц терялось около 600 звонков. Для реализации проекта требовалась программа с гибким набором функций и модулей, разработанная на базе 1С, так как была необходима интеграция с уже используемой программой «1С:Бухгалтерия».

Специалисты Первого Бита провели ряд встреч с заказчиком, анализ текущих бизнес-процессов и его потребностей. Руководство медицинского центра «Сад долголетия» делало акцент на решении вопроса потери пациентов, поэтому оптимальным вариантом стало внедрение медицинской информационной системы «БИТ.Управление медицинским центром КОРП» в связке с системой «БИТ.Phone». Партнером по автоматизации стал разработчик решений — международный ИТ-интегратор «Первый Бит».

В рамках проекта были автоматизированы ключевые бизнес-процессы:

— телефония. БИТ.Phone оптимизировал работу администраторов с входящими звонками: все звонки фиксируются и сохраняются в системе, по номеру телефона автоматически определяется имя клиента, администратор может быстро зайти в его карточку, посмотреть историю обращений. Кроме того, есть собственный модуль CRM для работы с лидами, настройки напоминания операторам call-центра о звонках и хранение истории общения с пациентами;

— для обеспечения эффективной работы врача был внедрен модуль «Медицинская деятельность», в котором ведется непосредственная работа врача, в частности:

• заполнение электронной истории болезни;
• ведение электронной медицинской карты;
• работа с шаблонами и протоколами осмотров;
• выписка электронных больничных листов;
• автоматизированный ввод за счет готовых фраз;
• соблюдение медицинских стандартов;
• печать протоколов осмотров и рекомендаций, в соответствии с Международным классификатором болезней (МКБ-10);
• отслеживание хода лечения пациента;
• назначение лечения;
• выдача рекомендаций.

— внедренный модуль «Кабинет врача» позволяет получить такую информацию, как количество записей у специалиста на сегодня и любой другой день. Система напомнит план лечения и историю болезни каждого пациента. Также здесь хранятся электронные истории болезни, планы лечения, шаблоны протоколов осмотров и других документов;

— была автоматизирована работа регистратуры. В системе создаются электронные медицинские карты и ведется база данных пациентов. Реализован контроль расписания врачей: четкое ведение календаря записей к врачу. По уже проведенным исследованиям использование новой системы вызвало положительные отзывы от пациентов;

— в системе организована работа со страховыми компаниями, оказание платных медицинских услуг в рамках добровольно-медицинского страхования и автоматизация формирования реестра оказанных услуг со страховыми компаниями;

— автоматизирован расчет заработной платы. Интеграция с 1С:Бухгалтерией привела к сокращению времени на подсчет данных по расчету заработной платы сотрудников;

— реализована подготовка отчетной документации. Обширный список отчетов предоставляет возможность руководителям и сотрудникам провести четкий и эффективный анализ результатов работы регистратуры и специалистов;

— внедрение модуля «Склад» обеспечило возможность эффективного управления расходной частью: финансово ответственный сотрудник и ответственный медицинский работник оприходует материал, заносит в систему приход товаров от поставщиков и/или производителей, их стоимость и количество. Оприходование почти всегда идет на основной склад, а затем медсестра распределяет товары/материалы по отдельным складам, то есть врачам и кабинетам. Ответственное лицо отслеживает перемещение товара внутри медицинского учреждения (в какой кабинет он ушел, принявшее лицо, количество товара) и может оперативно отслеживать содержимое склада: какой товар и в каком объеме есть, какой закончился, у какого истекает срок годности. В системе автоматически формируются документы, такие как приходные, расходные и возвратные накладные, акты передачи, отчеты, ценники и многое другое.

Стоит отметить, что благодаря участию в программе Европейского банка реконструкции и развития (ЕБРР) медицинский центр смог компенсировать часть стоимости проекта. Данная программа разработана для развития малого и среднего бизнеса в Казахстане и заключается в предоставлении безвозмездных грантов для решения бизнес-задач с привлечением внешних консультантов. Для участия в программе требовалось согласовать пакет документов, в том числе техническое задание и подробное описание проекта. Стоит отметить, что команда Первого Бита оказала поддержку и помощь в подготовке необходимых документов, онлайн присутствовала на встрече с банком и подтвердила актуальность и план проекта. В результате эффективного взаимодействия с командой внедрения медицинский центр «Сад долголетия» успешно подал заявку и получил грант.

Проект по автоматизации медицинского центра был полностью выполнен удаленно, что дополнительно сэкономило затраты на внедрение. Несмотря на это, внедрение информационной системы БИТ.УМЦ было выполнено за короткое время – 1 месяц.

Результаты проекта:

— автоматизированы основные бизнес-процессы медицинского центра;

— устранена проблема пропущенных звонков благодаря внедрению телефонии БИТ.Phone;

— повышена эффективность работы клиники и увеличение выручки;

— сокращены затраты на реализацию проекта за счет использования гранта Европейского банка реконструкции и развития (ЕБРР).

Руководитель проекта со стороны медицинского центра «Сад долголетия» Самат Жалбагаев отметил:

«По результатам первой недели внедрения и использования новой системы выручка медицинского центра выросла на 15%, и это позволило нам исполнить плановые показатели за март 2021г. В целом внедрение БИТ.УМЦ помогло оптимально организовать бизнес-процессы медицинского центра, выстроить четкое и эффективное распределение денежных средств на маркетинг и рекламу, а эффективное расходование ресурсов центра позволило направить средства на повышение фонда оплаты труда и обучения персонала».

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Первый БИТ