«1С-КПД» автоматизировала бизнес-процессы на 100 рабочих мест в «ТОПЛИВНО-ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ПРОЕКТИРОВАНИЕ»

ООО «ТОПЛИВНО-ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ПРОЕКТИРОВАНИЕ» — компания ведет деятельность в области инженерных изысканий, инженерно-технического проектирования, управления проектами строительства. Выполняет строительный контроль и авторский надзор, предоставляет технические консультации в этих областях.

До проекта в компании «ТЭК Проектирование» были сложности с документооборотом, наблюдалась проблема порядка и удобства использования по всем видам документов. Было непонятно кто какие документы согласует и как, в какие сроки. Требовалось упорядочить договора, служебные записки привести к унифицированному виду и мн. др. При общении с заказчиком была озвучена цель — автоматизировать бизнес-процессы компании, внедрить «1С:Документооборот КОРП 2.1» для запуска в промышленной эксплуатации. Заказчик хотел внедрить систему электронного документооборота и настроить 4 модуля для регистрации входящих и исходящих документов, работы с нормативно-справочной информацией, служебными записками и договорными документами.

Так обозначились задачи проекта:

• автоматизировать процессы обработки документов в соответствии с перечнем модулей, настроить Документооборот с учетом специфики бизнеса заказчика
• передать знания по настройкам модулей Системы специалистам заказчика, то есть администраторам СЭД
• разработать инструкции и обучение пользователей «1С:Документооборот»

Работа руководителя проекта и аналитика со стороны «1С-КПД» проходила в течение 2 месяцев очно в Московском офисе заказчика и частично дистанционно ввиду географической разрозненности филиалов компании. На первом этапе требовалось провести аудит и определить какие процессы оставить, изменить и объединить. Аудит был организован через опросники и интервьюирование для начальников подразделений и юриста по договорным документам. По служебным запискам информацию предоставлял начальник делопроизводства, по договорным, входящим и исходящим документам — начальник юридического департамента.

Затем, при внедрении, работа проходила по нескольким модулям для 100 пользователей в 3 организациях компании в городах: Москва, Санкт-Петербург, Тюмень. В модуле «Нормативно-справочная информация» для маршрутизации договорных документов на разных согласующих и автозаполняемости файлов были заполнены вручную справочники НСИ в соответствии с требованиями заказчика: Пользователи, Организации, Структура предприятия, Должности, Контрагенты. Сотрудники «ТЭК Проектирование», ответственные за НСИ, прошли соответствующее обучение.

В рамках модуля «Регистрация входящих и исходящих документов» были определены виды входящих и исходящих документов, настроены параметры, нумераторы и права по каждому виду, а также дополнительные поля по видам документов. Для каждого вида документа использовалась своя рабочая группа с соответствующим доступом. Настроены шаблоны составных типовых бизнес-процессов по обработке входящих и исходящих документов, по которым назначен ответственный делопроизводитель. Для рассмотрения входящих документов и утверждения исходящих определены потенциальные руководители, а для их согласования — списки согласующих лиц. Также определены потенциальные исполнители по резолюциям входящих документов, ответственные за регистрации, принятие и отправление исходящих документов.

В модуле «Служебные записки» были определены виды служебных записок, папки для их хранения, настроены нумераторы и дополнительные поля по видам, права по папкам документов и автозаполняемый шаблон файла служебной записки. Ранее в интервью был выявлен определенный вид документов с важным доступом только для некоторых сотрудников. Так приняли решение о целесообразности использования рабочих групп со специальным доступом к актуальным служебным запискам и их автоматическим заполнением участниками процессов. Настроены шаблоны комплексных процессов обработки служебных записок.

Виды внутренних документов были определены в модуле «Договорные документы». Настроены нумераторы и дополнительные поля по видам документов, шаблоны комплексных процессов обработки договоров, определены папки для их хранения и права доступа. Также были созданы рабочие группы для определенного доступа к документам. Назначены ответственные делопроизводители за договоры. Определены потенциальные сотрудники, кто будет согласовывать и утверждать договоры, и лица для регистрации договоров.

Сотрудники, участвующие в перечисленных процессах по каждому модулю — формирование, обработка и исполнение служебных записок, обработка договоров и мн. др., — ознакомились с инструкциями и прошли обучение от «1С-КПД».

Работа по проекту велась с использованием централизованной архитектуры системы, ее серверная часть находилась в центральном офисе Заказчика, к которому подключаются остальные города.

Руководитель проекта со стороны “1С-КПД” Михаил Андреев отметил:

«Заказчик обратился к нам с известной многим компаниям проблемой хаоса в документообороте с вытекающими сложностями — неразбериха и путаница по важным вопросам, большое количество нересурсно затрачиваемого времени на все процессы, неудобство работы разных отделов в разных городах разветвленной сети компании. «1С-КПД» имеет внушительный бэкграунд по автоматизации бизнес-процессов, суммарно более 50 тысяч рабочих мест и более 1 млн документов уже переведены в электронные. Мне приходилось автоматизировать процессы от 20 до 1000 пользователей заказчиков. Имея значительный опыт внедрений, однозначно было рекомендовано использовать «1С:Документооборот КОРП 2.1» с проработкой 4 модулей для повышения эффективности дальнейшей работы во всех городах по актуальным видам документов. Были автоматизированы 7 бизнес-процессов. Условиями не смогли их разделить, сделали отдельные шаблоны по некоторым вопросам. Например, три экземпляра служебной записки о материальной помощи для трех городов. В целом настроили процессы: договоры и соглашения (на орг. технику, доходные, подрядные, хозяйственные), исходящие документы, служебные записки (командировочные, мат помощь и другие). Внедрение прошло оперативно и успешно, нивелированы риски в актуализации нормативно-справочной информации, которая заводилась вручную. Работа с заказчиком проходила легко с командным подходом к управлению изменениями, во всех необходимых случаях привлекались ключевые бизнес-пользователи. Для персонала компании мы подготовили и провели обучение и тренинг».

В результате завершения проекта «1С-КПД» перевели бумажный документооборот в электронный вид, отработали 14 видов документа, автоматизировали 100 рабочих мест и 7 бизнес-процессов в «ТЭК Проектирование». До проекта сотрудники самостоятельно оформляли, сканировали и отправляли все документы, теперь данные размещаются и обрабатываются в СЭД. Работа с документами стала упорядоченной, удобной и быстрой. В промышленной эксплуатации системы ежедневно создается порядка 10 документов. Для персонала заказчика проведено 4 обучения для администратора и пользователей.