«1С-КПД» автоматизировала в «РУСГИДРО» Общий центр обслуживания на 8119 рабочих мест

Группа "РусГидро" — крупнейший российский энергетический холдинг, лидер в производстве энергии на базе возобновляемых источников. Компания объединяет более 60 гидроэлектростанций в России, тепловые электростанции и электросетевые активы на Дальнем Востоке, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты.

ИТ-компания “1С-КПД” — дочерняя компания фирмы "1С". Специализируется на внедрении «1С:Документооборот». Более 13 лет занимается цифровизацией процессов работы с документами и задачами, с 2009 г. занимает 1 место в рейтинге Центров компетенции по документообороту.

В Группу «РусГидро» входит более 60 подконтрольных организаций, занимающихся различными сферами деятельности в энергетике и других смежных областях.

Каждая компания «РусГидро» самостоятельно решала задачи по сокращению затрат на обслуживающие функции, повышению производительности труда и снижению сроков подготовки различных видов отчетности.

Была сформулирована задача по созданию единой методологии учета и отчетности по всей Группе, централизации бухгалтерской функцию в виде Общего центра обслуживания (далее — ОЦО).

Для реализации основной цели проекта требовалось создать единую систему обработки и хранения первичных финансово-хозяйственных документов (далее ФХД), обмена юридически значимыми электронными документами для 10 подконтрольных организаций Группы. Была запланировала автоматизация следующих процессов:

• приемка, регистрация и учет поступающих документов
• регистрация и отправка документов контрагентам
• штрихкодирование и сканирование документов
• контроль возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам
• передача документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в бухгалтерском и налоговом учете
• внутреннее согласование, утверждение, подписание электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов
• формирование отчетности по операциям обработки ФХД
• регистрация и хранение договоров в электронном виде

Проект был реализован в несколько этапов. В первую очередь команда специалистов “1С-КПД” организовала исследование процессов подконтрольных организаций “РусГидро”. На основании полученных данных спроектировала целевые процессы обработки первичных бухгалтерских документов и договоров, которые позволяли обеспечить взаимодействие между сотрудниками бизнес-подразделений Обществ и сотрудниками ОЦО с бухгалтерской функцией в данных Обществах.

Затем для реализации целевых процессов была спроектирована и разработана "Информационная система обработки электронного архива первичных ФХД и электронного обмена юридически значимыми документами" (далее – Система) на основе продукта "1С:Документооборот". Следующим шагом прошли ее предварительные испытания и нагрузочное тестирование. Пилотное внедрение прототипа Системы прошло в компании АО "Дальневосточная генерирующая компания". Этап тиражирования Системы проходил в городах: Москва, Нижний Новгород, Якутск, Благовещенск, Владивосток, Петропавловск-Камчатский, Магадан, Южно-Сахалинск и Хабаровск.

Прототип Системы на этапе пилота включал в себя следующие блоки:

• блок работы с договорными документами, включающий в себя карточку договора, в которую были добавлены 40 реквизитов, и интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:Управление производственным предприятием" (далее "1С:УПП") для обеспечения миграции договорных документов и процессы для работы с договорами
• блок работы с первичными бухгалтерскими документами, включающий карточку бухгалтерского документа (добавлены 15 реквизитов), специально разработанный процесс обработки бухгалтерских документов, механизм штрихкодирования исходящих документов формируемых в "1С:УПП", рабочее место сканировщика и интеграцию между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для передачи данных штрихкодированных документов
• интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для централизованного ведения нормативно-справочной информации

Задачи решались поэтапно:

• пилотное внедрение минимального функционала: штрих кодирование и договорная документация
• формирование схем процессов обработки первичных ФХД в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО
• проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные организации Группы “РусГидро”
• настройка интеграции с учетными системами "1С:УПП" и “Контур.Диадок”проведение нагрузочного тестирования
• тиражирование решения на подконтрольные организации Группы РусГидро
• миграция исторических данных на старте и финальной стадии работ

Специалистами также был реализован "Интерфейс сканировщика", позволяющий через интерфейс "1С:Документооборот” выполнять операции со страницами отсканированных документов от их разделения до вставки штрих-кода, работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты и проводить необходимые правки.

В результате внедрения повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в Группу "РусГидро". Автоматизация процессов обработки финансовых документов привела к следующим результатам:

• оптимизированы процессы взаимной передачи первичных ФХД подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри Группы, так и с внешними контрагентами
• оптимизированы процессы поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям
• повышен уровень контроля качества, полноты и достаточности содержания ФХД, корректности отражения в учете первичных учетных документов
• подготовлена база для для дальнейшего перевода иных процессов Группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в Системе
• сокращен бумажный документооборот
• исключены потери документов
• ускорен процесс отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учетах, на 50% ускорено получение управленческой отчетности и на 61% регламентированной отчетности
• сокращены расходы на материальные ресурсы на 5%

Руководитель проекта со стороны «1С-КПД» Григорий Свистунов отметил:

«Внедрение уникально не только своей масштабностью — в контур автоматизации вошли, например, такие диаметрально расположенные города России как Нижний Новгород, Петропавловск-Камчатский и Владивосток. Проект имел сложную структуру управления, необходимо было учитывать не только позицию представителей родительской компании, но и мнения дочерних обществ, на которых происходило внедрение, приходилось координировать работу большого количества участников, например при разработке интеграции с “1С:УПП” нам нужно было выставлять требования к доработке этой системы и принимать работы у нескольких команд подрядчиков, дорабатывающих ее. Разница во времени достигала 9-ти часов из-за разных часовых поясов, а количество пользователей в итоге превысило 8000 человек. Реализация "Интерфейса сканировщика" позволила выполнять операции с отсканированными страницами (разделение на документы, пересканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов. Была произведена миграция более 500 000 объектов исторических данных.

Стоит отметить, что сложности проекту добавляет тот факт, что был реализован функционал бесшовной интеграции с системой "1С:УПП", отсутствующий в типовом решении данного программного продукта. Была проведена интеграция с оператором “Контур.Диадок”, который не входит в типовое решение"1С:Документооборот", с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне — прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе "1С:Документооборот", что существенно упрощает работу пользователей».

Проект одержал победу в номинации “Лучший проект по 1С:Документооборот” в шестом международном конкурсе «1С:Проект года» в октябре 2022 года.