АО "ФНПЦ "НИИ прикладной химии" - транспортный цех как ЦФО

АО "ФНПЦ "НИИ прикладной химии" имеет славную историю: предприятие основано 23 апреля 1945 года, является лидером в области разработки, производства и утилизации пиротехнической продукции военного и гражданского назначения. Ориентация на расширение номенклатуры гражданской пиротехники обеспечила устойчивое положение института в сложных экономических условиях ограниченного бюджетного финансирования и способствовала созданию научно-технического задела по развитию целого ряда перспективных направлений военной и гражданской пиротехники.

В 2014-2015 году на предприятии был успешно автоматизирован бухгалтерский и налоговый учет и бюджетирование всего предприятия на базе конфигурации «1С:Управление Производственным Предприятием 1.3». Также была внедрена конфигурация «1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5» для ведения кадрового делопроизводства и расчета заработной платы.

Оба проекта выполнялись компанией «Внедренческий Центр «Раздолье»». Задачи автоматизации завершены успешно. Проекты отобраны для участия в конкурсе «Проект года», который проводит компания «1С» среди своих партнеров.

В 2016 году руководством предприятия было принято решение перейти к более детальной проработке вопросов учета – требовалось проанализировать эффективность процессов, которые протекают внутри предприятия, так чтобы понять из чего складываются затраты предприятия и как на них можно влиять.

В качестве пилотной области был выбран транспортный цех предприятия.

Современный учет требует автоматизации, особенно для предприятий такого масштаба как «НИИ прикладной химии». Было принято решение приобрести программу «1С:Предприятие 8. Управление Автотранспортом. Проф».

Эта программа имеет достаточно широкие возможности и содержит следующие подсистемы:

• Управления заказами на доставку и диспетчеризация транспорта;
• Управление тех. обслуживанием;
• Учета ГСМ;
• Учета ремонтов;
• Складского учета;
• Взаиморасчеты с поставщиками и заказчиками;
• Учета работы водителей;
• Учета затрат;
• Планирование, бюджетирование и казначейство;
• Мониторинг транспортных средств.

Целью пилотного проекта было вывести транспортный цех в отдельное ЦФО, которое детально планирует и контролирует свои расходы, а также перевыставляет свои затраты на доставку грузов другим подразделениям предприятия.

Проект был начат в 2016 году, к работе были привлечены специалисты «Внедренческого Центра «Раздолье».

Специалисты ВЦ «Раздолье» в ходе проекта выполнили следующие работы:

1. Провели анализ бизнес-процессов и требований к автоматизации, разработали функциональные требования к автоматизированной информационной системе.
2. Разработали требования по изменению существующих бизнес-процессов предприятия, необходимых для эффективной работы с новой программой.
3. Доработали функционал системы под требования заказчика.
4. Провели обучение специалистов «НИИ прикладной химии».
5. Провели опытную эксплуатацию системы и запустили ее в промышленную эксплуатацию.

Работа в программе выглядит следующим образом:

От подразделений предприятия в транспортный цех в конце года поступают заявки с плановой потребностью в перевозках на следующий год. На основании этих заявок определяется годовая потребность в запчастях, ГСМ, составляется план ремонтных работ на год. Эти планы является только финансовым, в натуральных показателях (количество рейсов, километры, литры и пр.) годовое планирование не ведется. Финансовые планы позволяют оценить в целом потребности предприятия на содержание транспортного цеха и более точно определить стоимость перевозок, для включения их в себестоимость заказов по основной деятельности.

Для оперативного выделения транспорта под текущие перевозки в программе оформляется заявка на доставку с указанием основных параметров перевозимого груза (вес, объем, условия перевозки груза, взрывоопасность и пр.), адреса и даты перевозки. На основании этих данных составляется плановая калькуляция заказов, после чего плановая калькуляция согласовывается с планово-экономическим отделом и бухгалтерско-финансовым отделом.

После получения заявок и их анализа принимается решение о выделении транспорта. О принятом решении уведомляется представитель подразделения – заказчика.

Диспетчирование транспорта ведут три специалиста (диспетчер, механик транспортного цеха, заправщик транспортного цеха) по следующим операциям:

• Выпуск транспорта в рейс;
• Залив топлива;
• Приемка транспорта после рейса.

Перед выпуском машины из автопарка оформляется и распечатывается путевой лист, он передается водителю.

При получения путевого листа, водитель проходит медосмотр, получает визу сотрудника медслужбы. При этом делается запись в журнале осмотра.

Далее водитель получает визу выпускающего механика. Механик указывает в путевом листе остаток топлива в баке, потребность в топливе на маршрут, ставит визу на путевом листе.

С путевым листом, завизированным механиком, водитель обращается к заправщику за талонами на топливо. На основании остатков бензина в автомобиле, водителю выдаются талоны на топливо, при этом заправщик делает записи в путевом листе.

После выполнения перевозки водитель заполняет обратную сторону маршрутного листа. Указывается маршрут с перечислением всех точек маршрута. Водитель определяет, к какому виду маршрута (город/трасса) относятся пройденные участки, и заполняет сводный километраж по видам маршрута.

Приемка путевого листа выполняется диспетчером. Техник по бух. учету проверяет нормативное и фактическое потребление топлива, а также рассчитывается сдельная зарплата водителя. После чего путевой лист подшивается в журнал учета путевых листов.

Для поставки ГСМ, запчастей и прочих материалов на предприятии выполняется стандартная процедура закупки. Ежеквартально определяются поставщики, с которыми заключается договор. При срочном ремонте, автозапчасти приобретаются на основании выставленного счета при условии, что сумма его не более 100 000 рублей. Таким образом, предприятие получает прогнозируемые цены закупок.

Ремонтные работы обычно выполняются собственными силами специалистов транспортного цеха. Ремонты иномарок могут выполняться в сторонних техцентрах, в том числе и у дилера по гарантии.

Для учета затрат по ремонтам открывается отдельный заказ на каждый ремонт. Это позволяет оценить точную стоимость владения единицей автотранспорта.

Итог выполнения проекта стала система точного учета затрат транспортного цеха, система контроля занятости транспорта и водителей. Предприятие получило инструмент для детального обоснования перед клиентами затрат на транспортировку грузок.

Финансовый директор Олег Анатольевич Долгов, отмечает: «Мы уже не первый раз сотрудничаем с представителями компании ВЦ «Раздолье». Это грамотные специалисты, которые хорошо разбираются в своей работе. Нам понравился результат пилотного проекта, и мы планируем дальше улучшать наши учетные процессы.».

АО "ФНПЦ "НИИ прикладной химии" основано в 1945 года, является лидером в области разработки, производства и утилизации пиротехнической продукции военного и гражданского назначения.