Цифровая упаковка документов: как работает система «БФТ.е-Архив»

22.07.2020 |
Эффективно работать с файлами вложений документов, а именно обеспечивать их долгосрочное хранение, систематизацию и оперативный доступ к ним, позволяет решение «БФТ.е-Архив». Продукт является элементом платформы «Цифровой регион» и совместно с другими ее компонентами создает единое пространство данных в регионе в целях повышения эффективности процессов управления.

ЗАДАЧИ ДЛЯ РЕШЕНИЯ

Необходимость внедрения системы «БФТ.е-Архив» обусловлена ростом количества копий файлов, загружаемых в файловые хранилища систем, неудобством обращения к разным информационным системам при поиске документов, передачей избыточной информации в обмене между системами. Инструменты «БФТ.е-Архив» позволяют организовать удобную схему работы с документами и обеспечивают:

  • создание единой точки доступа для разных систем и пользователей к вложениям документов за многолетний период с развитыми возможностями поиска;
  • обмен между системами без необходимости передачи файла вложения документа в натуральном виде;
  • снижение рассинхронизации данных (копий и версий файлов вложений документов);
  • обращение к системе с использованием открытого программного интерфейса;
  • снижение совокупных объемов хранимых данных взаимодействующих систем.

ПРИНЦИП РАБОТЫ И ФУНКЦИОНАЛ

Взаимодействие в части передачи документов осуществляется через пространство «БФТ.е-Архив» следующим образом:

  1. Из внешних систем в электронный архив поступает информация о документе с файлами вложений и электронными подписями к ним;
  2. В пространстве архива создается карточка документа, в которой сохраняется вложение. Файлу предоставляется уникальный идентификатор;
  3. Файл из пространства «БФТ.е-Архив» можно получить по внутреннему id. Доступна возможность открытия вложения в окне предпросмотра, скачивания вложения из окна просмотра или по API, сохранения истории изменения карточки документа.

В итоге решение позволяет создать региональный или муниципальный архив документов, хранить документы и отчетность из систем линейки БФТ и других внешних систем, осуществлять поиск и предоставление документов и файлов-вложений из разных систем за многолетний период.

ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕТКРОННОГО АРХИВА

Система «БФТ.е-Архив» обеспечивает уникальность и однозначность версий электронных документов и вложений для взаимодействующих систем, однократное размещение и многократное использование вложений документов несколькими системами. С внешними системами взаимодействие осуществляется через открытый API. «БФТ.е-Архив» позволяет хранить историю изменений состава вложений документов в карточках системы, снижать совокупный объем дискового пространства взаимодействующих систем.

Электронный архив можно использовать как отдельную подсистему для хранения и просмотра вложений документов во взаимодействующих системах.

 

Свежее по теме

Content AI поставила решение для серверной обработки документов Транспортной группе FESCO
Content AI поставила решение для серверной обработки документов Транспортной группе FESCO

Интересные ссылки

Тематики: Интеграция

Ключевые слова: Электронные архивы