Цифровизация помогает «Ньюз Медиа» оптимизировать процессы и усилить контроль за исполнением финансовых обязательств

АО «Ньюс медиа» – российский медиахолдинг, который объединяет флагманские digital-ресурсы: Life, Mash и Super, газету «Жизнь», лабораторию Gigarama, креативное агентство «Изюм» и агентство коммуникационных решений FIVEPUBLIC. С 2001 года компания успешно развивает новые медиа, а в этой сфере особую значимость имеет скорость обмена информацией.

С декабря 2020 года сотрудники «Ньюс медиа» используют систему электронного документооборота на базе платформы Docsvision 5.5 для работы с входящими, исходящими и внутренними документами, заданиями, локальными нормативными документами, договорами и счетами. До этого они работали с бумажной версией документов, а для обмена информацией использовали электронную почту, что не исключало риск потери и затрудняло контроль движения документов. В 2020-м году компания инициировала проект по автоматизации делопроизводства для ускорения операционных процессов, улучшения контроля исполнительской дисциплины и повышения уровня информационной безопасности. Проект реализовала компания «Диджитал Дизайн», один из ведущих российских системных интеграторов.

Для оптимизации и усиления контроля финансовых процессов медиахолдинга была предусмотрена глубокая интеграция с системой 1С, которая помогла минимизировать риски предоставления некорректной информации и ускорила процесс обработки платежных документов на всех этапах. Интеграция с учетной системой 1С позволяет обмениваться данными справочников контрагентов и участников холдинга, информацией по расчетным счетам с автоматической проверкой актуальности банковских реквизитов.

При помощи внедрения системы электронного документооборота удалось сделать процессы холдинга более прозрачными, обеспечить целостность и актуальность информации, повысить эффективность работы сотрудников за счет оптимизации бизнес-процессов и предоставить руководству мощный инструмент для анализа и контроля исполнения поручений.