Электронный финансовый архив: что нужно учесть при планировании

В первую очередь нужно определиться, какие документы помещают в финансовый архив. Прежде всего, это документы, которые участвуют в хозяйственной деятельности между контрагентами:

В этот список можно добавить договорную документацию, но при разговоре о финансовом архиве речь идет преимущественно о первичке.

Необходимая функциональность

Какая функциональность должна быть реализована в финансовом архиве для комфортной работы?

На мой взгляд, помимо простого хранения файлов архив обязательно должен поддерживать работу со штрих- и QR- кодами на документах. Это удобно: штрих-, QR-коды позволяют автоматически идентифицировать пакеты документов, составлять комплекты для перемещения. Это незаменимый инструмент для учета мест физического хранения и поиска документов. Применение QR-кода – это самый доступный инструмент, позволяющий уменьшить количество рутинных операций при внесении информации из документа в карточку какой-либо системы.

Следующий шаг к полной автоматизации процесса ввода бумажного документа в архив – применение модуля классификации документов и извлечения значимых атрибутов из скан-копии.

На рынке представлено несколько вендоров таких модулей, за счет открытого API платформы Docsvision есть возможность подключить любой из доступных модулей. Это могут быть даже облачные решения.

Модуль классификации и извлечения обрабатывает скан-копии без текстового слоя (файлы pdf, jpg, tiff): автоматически определяет виды документов, разделяет скан комплекта на отдельные документы и извлекает их атрибуты (ИНН контрагента, различные номера, суммы и т.п). При извлечении данных система помогает сотруднику делать проверку их корректности и автоматически заполняет поля карточки в архиве. От сотрудника требуется только верификация того, что все поля в документе заполнены корректно. В этом случае скорость обработки первичной документации возрастает на порядки, и именно за счет внедрения такого решения можно получить значительный экономический эффект по сравнению с ручным вводом.

Еще одна важная функция – автоматическое формирование ссылочных связей между документами одного комплекта, например, счёт-фактуры, товарной накладной, счета, акта с договором. В Docsvision это поддерживается на уровне платформы.

Также необходима поддержка массовых операций с документами – это подписание большого блока документов, их выгрузка на диск/дополнительный сервис, возможность массово согласовывать документы или принимать их к учету. Все эти функции должны быть реализованы в виде процессной части.

В системе должен быть удобный поиск по атрибутам и по контексту, поддержка электронной подписи. Нужно иметь возможность вывести информацию об электронной подписи в читаемом виде, проверить валидность электронной подписи со стороны контрагента и долгосрочно хранить подписанные документы.

Сложности организации финансового архива

В чём же сложность организации финансовых архивов? И почему системы, которые зачастую уже используются у заказчиков, не подходят для организации финансового архива?

Здесь есть несколько причин. В каждой организации есть ERP (учетная)-система, по которой проводятся все транзакции, ведется учет хозяйственной деятельности, но она не предназначена для работы с большим объемом файлов и регулярными запросами на поиск: мы можем видеть проводки, но не можем быстро обратиться к оригиналам. Для этого требуется дополнительная ЕСМ-система (система управления контентом), которая будет выступать файловым хранилищем и хранилищем атрибутов, а также выполнять процессные задачи: согласование и подписание документов.

При обмене документами в компании через ЭДО сотрудники имеют доступ к облачным сервисам провайдеров, но крупные организации чаще всего избегают хранения документации в облаке провайдера, предпочитая иметь свой собственный архив в контуре организации. Также стоит задача консолидации всех документов в одном месте, когда используется несколько провайдеров ЭДО одновременно. В этом случае, а также когда необходимо организовать доступ большому количеству пользователей ко всем документам, нужна ЕСМ-система или финансовой архив.

Еще одна сложность организации финансового актива – это его наполнение. Вручную наполнять очень долго, и это двойная работа: сотруднику бухгалтерии сначала необходимо внести документы в учетную систему, потом – в финансовый архив, и здесь возможны ошибки.

Какие же варианты наполнения архива оптимальны? Здесь может помочь интеграция между учетной системой и архивом: все документы из учетной системы автоматически будут подтягиваться в финансовой архив с необходимыми атрибутами.

Второй возможный источник наполнения архива – это провайдеры ЭДО. При этом варианте все документы, полученные от провайдеров, могут попадать напрямую в архив финансовых документов при помощи коннектора и модуля/дополнительных интеграций. Если обмен документами с провайдерами ЭДО реализован через учетную систему, эта интеграция позволит забирать документы в финансовый архив и хранить их в виде иерархической структуры. Третий источник – скан-копии могут попадать в архив из определенной «горячей» папки или почтового ящика, система будет формировать из них карточки автоматически.

Оцифровка документов: что необходимо учесть?

Самый сложный момент в организации финансового архива – это оцифровка и распознавание документов. Как оптимально организовать этот процесс? Для начала рассмотрим стандартный процесс: мы должны маркировать документ наклейкой штрих/ QR- кода, потом он попадает на потоковый сканер, где извлекается информация из кода для сортировки в электронном архиве.

Какие тонкости здесь могут быть? Модуль распознавания – это достаточно сложное ПО, и, чтобы оно работало корректно и точность распознавания была приемлемой, требуется тонкая настройка. Как правило, такие проекты начинаются с пилотирования небольшого контура распознавания, чтобы понять, насколько корректно система будет извлекать атрибуты, и только потом, когда внедрение пилотного контура признается успешным, происходит масштабирование на всю организацию.

Второй момент – это достаточно высокая стоимость ПО распознавания. Если необходимо извлекать информацию с штрих-/ QR-кода, то это достаточно недорогой инструмент. Но когда речь идет об излечении атрибутов документов, то стоимость начинается с 1 000 000 руб., и здесь необходимо корректно оценить целесообразность внедрения. Если это небольшой поток документов, то, может быть, достаточно и просто штрихкодирования, но, если мы говорим о потоке документов от 10000 комплектов в месяц, то с экономической точки зрения реализация модуля распознавания будет необходима. Как интегратор системы Docsvision, мы не ограничены вендорами использования модуля распознавания, на данный момент на российском рынке довольно много достойных аналогов, в том числе и наши наработки.

Когда обрабатывается пакет документов, вложенные в карточку файлы с потокового сканера обрабатываются модулем распознавания, причем эта операция происходит в фоновом режиме независимо от пользователя. Система сообщает пользователю о результатах извлечения непосредственно в карточке комплекта. Если распознавание произошло некорректно, то оператор должен сопоставить результаты извлечения с информацией на скан-копии и внести исправления вручную. А если все атрибуты корректно распознаны, то система это покажет и выделит распознанные атрибуты. Модуль может извлекать информацию по контрагентам, реквизитам счетов, определять сумму, наличие печати и подписи на документе.

Организация сканирования и обработка новых документов

В среднем один оператор обрабатывает стандартный пакет из 3-4 документов в течение минуты, и здесь мы можем примерно оценить экономию времени обработки больших объемов данных и понять, сколько операторов будет нужно для обработки. В среднем один оператор может обработать от 5-7 тыс. комплектов документов в месяц.

Не обязательно организовывать централизованное сканирование документов, можно установить точки сканирования в местах приема документов (на складе или удалённом филиале). В дальнейшем документы со сканеров должны будут стекаться на один файловый сервер, где система распознавания обработает их. При этом она может работать круглосуточно, а оператор, выйдя на рабочее место, получит задание на верификацию сканированных документов. После обработки они будут учтены в финансовом архиве.

Наш модуль распознавания использует нейросети и обучаем, и мы можем настроить его таким образом, что он будет распознавать не только, например, факт наличия печати, но и проверять определенную печать, которая должна быть на этом документе. При этом чем больше документов проходит через систему, тем лучше она работает, так как нейросеть обучается.

Как организован процесс на платформе Docsvision

С электронными документами все немного проще, потому что отсутствует работа с бумагой. Вопрос только в интеграции: мы можем забирать электронные документы непосредственно из учетной системы и от оператора ЭДО. Самый распространённый вариант взаимодействия пользователя с финансовым архивом – это когда в учетной системе есть ссылка на карточку документа в электронном архиве, и, кликая по ней, мы попадаем в архив и открываем соответствующую карточку с файлом скан-копии.

В системе Docsvision есть модуль интеграции с Диадоком и другими системами. Это готовый шлюз, позволяющий настраивать обмен документами и загружать информацию о контрагентах, организациях и, если вам необходимо синхронизировать нормативные справочные данные из базы юр. лиц Диадок. Также можно отправлять электронные документы, причём как структурированные (например, первичку), так и неструктурированные (договор, акт), если он был создан в системе документооборота. Можно подписать его электронной подписью и отправить оператору ЭДО контрагента. И мы можем получать документы из личного кабинета Диадок в электронном архиве, минимизируя таким образом количество интерфейсов, с которыми работает сотрудник. Документы от провайдера ЭДО, как правило, проходят этап согласования, подписания или принятия к учету – это стандартные процессы для Docsvision, и они могут быть реализованы в финансовом архиве. Поддерживается возможность отправлять, создавать запросы на аннулирование документов, формировать ответы на запросы и передавать их контрагенту с помощью шлюза непосредственно из финансового архива.

Чем еще платформа отличается от остальных?

Docsvision – это low-code платформа, поэтому мы можем изменять и дополнять ее функциональность при помощи встроенных конструкторов (конструктор карточек, процессов, состояния, ролевой модели, бизнес-процессов), которые настраиваются по большей части без программирования.

Систему можно развивать и дополнять различными блоками, реализовывать дополнительные бизнес-процессы. Можно указать, где будут храниться скан-копии документов и разграничивать права доступа при помощи инструментов платформы.

Важный момент для финансового архива – это информационная безопасность. По умолчанию платформа Docsvision содержит базовый набор инструментов, необходимый для финансового архива.

При организации электронного финансового архива необходимо учитывать многие факторы: поток документов, количество вовлеченных сотрудников, установленное в компании ПО и потребности в организации хранения документов. Поэтому для проекта внедрения финансового архива желательно привлекать опытную компанию-разработчика с квалифицированной командой.