Гибридный режим работы, эволюция офисов и новая идея: Mail.ru Group переосмысляет формат работы в компании

Mail.ru Group полностью ушла на дистанционную работу одной из первых — 16 марта 2020 года. Хотя внутренние опросы показывали, что многим не хватало работы в офисе и живого общения, команды продолжали работать эффективно. Традиционный режим работы — пять дней в неделю в офисе — перестал быть необходимостью.

«Нашей главной движущей силой всегда была команда людей, которые увлечены общими задачами. Лучшие наши идеи рождаются из взаимодействия друг с другом, из обсуждений на кухне или в рабочие перерывы. Мы приняли решение полностью перейти на гибридный режим работы с новой философией — MRG: Make Really Good.Мы возвращаемся в принципиально новое пространство: оно построено так, чтобы коллеги могли думать над проектами вместе — там, где им лучше всего работается в данный момент», — прокомментировал Дмитрий Смыслов, вице-президент по персоналу и образовательным проектам Mail.ru Group

У концепции MRG: Make Really Good четыре основных направления.

• Новые офисные пространства. Офис теперь не место для ежедневной работы, а пространство для генерации идей и взаимодействия в командах: большинство зон будет переосмыслено для совместной работы.
• Новые режимы работы. Каждое подразделение компании выбирает для себя один из трех режимов: классический, дистанционный и гибридный.
• Новые технологические решения для распределенных команд. В каждой рабочей группе кто-то может ходить в офис регулярно, а кто-то — работать только на расстоянии. Для удобства таких смешанных команд появятся специальные системы.
• Новые подходы к управлению командами. Философия и режим работы изменились — вместе с ними в компании переосмыслили все принципы привлечения, развития и удержания талантов.

Новые режимы работы

Коллеги совместно с руководителями выберут один из трех режимов работы: в дальнейшем по обоюдному согласию он может меняться.

• Полная дистанционка. У сотрудника нет обязательств по посещению офиса. Компания привозит домой все необходимое для работы. При этом в офис по желанию ходить можно, когда угодно.
• Классический офис. Пятидневная рабочая неделя — для тех, кому важно лично присутствовать на месте. Этот режим в основном ориентирован на тех, чью работу удаленно делать нельзя: даже на пике эпидемии некоторые сотрудники приходили в офис ежедневно, чтобы сердце компании продолжало биться.
• Гибридный режим. Сотрудник работает из дома, но в оговоренные с руководителем дни посещает офис. Распределение может быть разным. И один день в офисе, четыре дня дома каждую неделю. И пять дней в месяц в офисе, остальное время дома. При желании также можно прийти в офис в любой “домашний” день.

Все посетители офиса сдают тест на коронавирусную инфекцию за счет компании. После теста пропуск будет работать три дня, потом надо будет сдать анализ заново. Исключение — для вакцинированных: им можно не тестироваться.

Вне зависимости от режима работы коллеги могут пользоваться тренажерным залом, столовой, рестораном, прокатом, услугами массажиста и психолога, музыкальной комнатой, салоном красоты и всеми другими офисными благами.

Новые офисные пространства

Переход начнется с 1 мая, но подразделения уже сейчас планируют для себя новые форматы работы: многие уже предварительно выбрали дистанционный или гибридный режим. Все офисы будут поделены на три пространства.

1. Пространство идей — зоны со свободной посадкой.
Для тех, кто работает дистанционно и иногда хочет приезжать в офис, а также для сбора больших команд.

Здесь смогут бронировать места и работать любые сотрудники или даже целые команды без привязки к бизнес-юниту. Будет все необходимое — от стола и монитора до пуфиков для отдыха.

Руководители смогут забронировать сразу несколько мест для большой проектной команды.

2. Пространство команд — зоны, закрепленные за конкретным бизнес-юнитом и подразделением.
Для тех, кто выбрал гибридный или дистанционный режим работы.

Во всех офисах MRG появятся рабочие зоны для подразделений. Там не будет персональных рабочих мест и личных вещей — только мебель и техника, которые пригодятся каждому. Любой сотрудник юнита может забронировать место и поработать с коллегами из своего подразделения.

Рабочие места могут различаться по оснащению: например, для дизайнеров и художников предусмотрят и планшеты, и дополнительные мониторы, и другую технику, необходимую для работы.

3. Индивидуальное пространство — привычные рабочие места.
Для тех, кто работает в офисе пять дней в неделю.

Не каждую работу можно выполнять в гибридном режиме, и даже в самые сложные времена эпидемии часть команды трудилась в офисе. В рабочих буднях этих коллег ничего не изменится — за ними закреплены стационарные места.

Помимо этого, во всех пространствах будут созданы новые зоны для работы: например, «телефонные будки» — одиночные переговорные для созвонов. Мы офисах увеличили количество видеокомнат — специальных переговорок с большими экранами и широкоугольными камерами, из которых удобно всей «офисной» командой созвониться с теми, кто работает удаленно.

Технологические решения для распределенных команд

• Внутренняя социальная сеть. В Mail.ru Group существует интранет — внутренняя социальная сеть для сотрудников. Ежедневно ее посещает более половины компании. Внутри есть клубы по интересам, личные страницы сотрудника, платформы для обучения и развития, инструменты для заказа документов и техники и даже возможность с телефона управлять освещением на рабочем месте.

Интранет доработают под новый формат: появится система создания графика посещений, сотрудники смогут выбирать место с нужным техническим оснащением или бронировать целые зоны для работы проектной команды.

• Корпоративный мессенджер Myteam. ru Group использует мессенджер собственной разработки. В Myteam есть все привычные и нужные для работы функции: чаты, группы, каналы, групповые видеозвонки, инструменты для демонстрации экрана, настраиваемые боты и прочее-прочее-прочее. А вот посторонних нет — в мессенджере только коллеги и вся информация защищена. Myteam будет развиваться: в нем появятся новые инструменты взаимодействия распределенных команд.
• Персональный цифровой ассистент. Компания создала собственного цифрового ассистента на основе искусственного интеллекта для автоматизации рутинных процессов и запросов. Он уже умеет отвечать на любые HR-вопросы сотрудников и руководителей (про компенсации и льготы, обучение и оценку эффективности, отпуска, справки, поиск специалистов, стажировки), а также про офис и его многочисленные сервисы. В дальнейшем ассистент научится составлять заявки на отпуска, командировки и справки. Все ради того, чтобы сотрудники могли 24/7 получить качественный сервис и ответ на любой свой вопрос.

Общаясь с ассистентом, коллеги будут также помогать проекту Арифметика Добра, который развивает образование, спорт и культуру в детских домах и помогает ребятам обретать семьи.

Ассистент уже готов к запуску и заработает для всей компании к моменту выхода в обновленный офис.

Новые подходы к работе с сотрудниками

Новая философия Make Really Good требует переосмысления всей HR-системы. Mail.ru Group предстоит по-новому управлять командами, по-новому готовить менеджеров, по-новому мотивировать коллег. Теперь мы делаем ключевую ставку на самооргацию команд, свободу и гибкость управленческих решений, создание и развитие среды для инноваций и творчества. Для этого компания глобально меняет подход к HR и коммуникациям.

• Трансформируется культура. В новой реальности главной станет внутренняя мотивация: самоорганизация команды, личная вовлеченность каждого сотрудника в общий результат. Чтобы создать больше возможностей для совместной генерации идей, в компании будут строить среду для дистанционного и офисного общения. Также обновятся методы целеполагания и контроля. Для эффективной работы в разных режимах разработают принципы асинхронной коммуникации, доступности информации и общения в распределенных командах.
• Появятся принципиально новые программы обучения — для руководителей и участников распределенных команд. Разработают рекомендации для проектного управления, креативного взаимодействия и принятия коллективных решений.
• Обновится подход к компенсациям и системе льгот в целом. Компания продолжит активно привлекать профессионалов в различных городах страны, сохраняя фокус не только на справедливой оплате удаленной работы, но и расширяя перечень льгот, доступных вне офисов компании. Например, в компании уже есть бесплатные приемы психотерапевтов и юристов через онлайн-сервисы.
• Будут развиваться и совершенствоваться практики well-being: от ментального здоровья, психологической поддержки до тренингов по управлению климатом в команде и программ здорового образа жизни.
• Под разные режимы работы сотрудников адаптируют все HR-направления: от рекрутмента, приема на работу и обучения до организации мероприятий и конференций.