Группа компаний «Зарубежнефть» на 30% сократила трудозатраты в подразделениях за счет создания центра обслуживания бизнеса

Для обслуживания и поддержания различных бизнес-процессов Корпоративного центра (КЦ) и дочерних обществ (ДО) по единой методике была создана новая бизнес единица – Центр обслуживания Бизнеса (ЦОБ).

Для обеспечения взаимодействия ЦОБ и ДО в части передачи первичной документации, а также оптимизации бумажного документооборота был запущен проект внедрения единой системы электронного архива (СЭА) на базе решения 1С:Документооборот 8.КОРП. В качестве исполнителя была выбрана компания «1С-КПД» - лидер рынка цифровизации процессов по системе “1С:Документооборот”.

Cистема электронного архива является единым входом взаимодействия всех дочерних обществ и ЦОБ:

• хранит всю первичную документацию;
• накапливает историю изменения документов;
• позволяет предоставлять скан-образы документов в случае камеральных и иных проверок.

Также в СЭА настроен функциональный модуль Автоматизированное рабочее место (АРМ) «Станция сканирования», посредством которого осуществляется групповая обработка и размещение скан-образов поступающих документов.

АРМ «Станция сканирования» обеспечивает возможность:

• генерирования и печати ШК (ключа сканирования);
• поточного или постраничного сканирования;
• импорта электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых ресурсов;
• объединения электронных образов документов по пакетам с возможностью ручного редактирования;
• удобного заполнения реквизитов обрабатываемых документов;
• поиск дублей документа по реквизитам для исключения повторного занесения в систему;
• распознавания и считывания имеющегося на документах ШК;
• автоматического заполнения реквизитов обрабатываемых документов, если документы ранее размещались в СЭА и на них нанесен соответствующий ШК;
• преобразования электронных образов в единый формат (.pdf).

Внедрение системы электронного архива позволило:

• на 30% сократить трудозатраты в подразделениях;
• на 5% сократить операционные и административные расходы;
• на 50% ускорить обработку заказов.