IBS Advanced Outsourcing запустила сервис корпоративных non-core закупок для компании Atlas Copco

Предыстория проекта

Международная компания Atlas Copco поставляет на российский рынок различные виды компрессоров и генераторов, оборудование для подготовки сжатого воздуха, строительное оборудование, промышленные инструменты и сборочные системы. Российский штат компании составляет 530 сотрудников, работающих в 21 офисе по всей стране.

Компания следит за технологическими трендами и использует инновационные цифровые решения, постоянно повышая эффективность бизнес-процессов. В 2021 году руководство Atlas Copco приняло решение передать поддержку non-core (непрофильных) закупок внешнему провайдеру, чтобы улучшить качество сервиса для сотрудников, повысить прозрачность и сократить внутренние затраты на функцию.

Решение

Компания доверила проект команде IBS Advanced Outsourcing. Аутсорсинг P2P (procure-to-pay) в России — редкая практика, так как на рынке ограниченное количество опытных поставщиков, специализирующихся на этой услуге. 

IBS Advanced Outsourcing предоставила Atlas Copco решение на базе собственного сервисного центра. Его команда, насчитывающая более 1000 специалистов, ежедневно поддерживает финансовые, логистические, технологические, кадровые и другие виды транзакций для сотен российских и международных клиентов.  

IBS предложила Atlas Copco формат единого окна как наиболее удобный и эффективный способ получения сервисов. В ходе проекта компания интегрировала свои технологические решения в IT-инфраструктуру клиента, провела унификацию и оптимизацию процессов закупки, разработала каталог процессов, ролевую модель и матрицу ответственности для сервиса.

Доступ к сервисам закупок для клиента реализован в виде веб-портала, который обеспечивает 100%-ную регистрацию заявок и выполнение всех действий в рамках процесса P2P. Использование портала и стандартизация процессов позволяют сотрудникам Atlas Copco получать данные для ad-hoc-аналитики по категориям и центрам затрат. Удобные аналитические панели по качеству оказания сервиса обновляются онлайн и доступны каждому сотруднику. Портал стал единым рабочим пространством для распределенной команды сервисных менеджеров компании.

Специалисты IBS провели обучение сотрудников Atlas Copco и разработали инструкции для обеспечения работы сервиса. С 1 мая 2021 года доступ на портал получили все специалисты клиента. С начала проекта IBS выполнила более 1000 обращений пользователей.

Бизнес-эффект

Перевод закупочной функции на аутсорсинг дает бизнесу преимущества на нескольких уровнях. Сотрудники получают удобный сервис, прозрачное понимание сроков и необходимых действий для решения своих задач, а также прогнозируемый результат. У отдела закупок появляется возможность оцифровать рутинные процессы и полностью передать их партнеру, за счет этого фокусируясь на более сложных задачах: аналитике, управлении категориями, работе с поставщиками. Процессы, оптимизированные на базе технологий и методологии аутсорсера, впоследствии проще интегрировать с другими информационными системами. Руководство, в свою очередь, получает доступ к дополнительным аналитическим данным в динамике по категориям. Централизация функции позволяет сделать аналитику для топ-менеджмента максимально репрезентативной.

«Обычно аутсорсинг закупок предполагает посредничество или подготовку документации для торгов в соответствии с требованиями регулятора. Мы же обеспечили хозяйственную функцию сотрудников ТМЦ. Аналогичных проектов на отечественном рынке очень немного, а значит, у сегмента большой потенциал», — отметил Сергей Щербаков, директор сервисного центра IBS Advanced Outsourcing.  

«Системный подход, алгоритмизация транзакций, аналитика, удобная платформа для сотрудников, коллектив операторов вместо зависимости от одного специалиста — для меня это спокойствие и уверенность в том, что сервис осуществляется бесперебойно и что у нас хорошие перспективы развития этой функции и экономии затрат компании», — рассказывает Вера Зайцева, генеральный директор АО «Атлас Копко».