Как на базе российского ИТ-решения для управления проектами создать экосистему управления продуктом от идеи до результата

IEK GROUP — один из ведущих российских поставщиков и производителей электротехнического оборудования под брендом IEK, светотехники IEK Lighting и LEDEL, продукции для IT-технологий ITK и оборудования промышленной автоматизации ONI.

В 2020 году в состав IEK Group вошла компания «МПС-Софт», разработчик программного обеспечения для автоматизации зданий и производств MasterSCADA. Отдельно представлена продукция для бюджетных решений под брендом Generica. Через проектную организацию «ПрофЭСКО» компания инвестирует средства в проекты повышения энергоэффективности во всех регионах России.

IEK GROUP в цифрах

• более 20 лет на рынке
• более 2 000 сотрудников
• 56 000 м2 - площадь цехов
• 246 млн - производство изделий в год
• 18, 5 тысяч наименований в ассортименте
• от 7, 5% рост продаж в год

Производственная стратегия IEK GROUP – непрерывный вывод новых продуктов на рынок. Стратегия выполняется с применением проектного подхода. Работает Проектный офис, который принимает активное участие в реализации стратегических целей компании.

Основные процессы проектного управления IEK GROUP зафиксированы в нормативно-методической документации: разработано Положение о проектном управлении и проектной премии, регламенты процедур и инструкции.

Ранее поддержка процессов производилась в системе управления проектами на базе связки MS Project + SharePoint. В ней участники проектов вели календарно-сетевое планирование, распределяли ресурсы, хранили архивы документов. Коммуникации осуществлялись в Outlook, отчеты формировались путем выгрузки данных из ИСУП в MDS и их экспорта в Excel.

Почему решили изменить систему и модель управления проектами?

1. Агрессивная внешняя среда, требующая высокой скорости управления изменениями и адаптивности подходов к реализации тех или иных задач.

2. Рост требовательности Клиентов к предлагаемому продукту.

3. Изменения предлагаемого продукта – ранее это был простой физический продукт, сейчас – это сложные комплексные решения.

С ростом компании и числа реализуемых проектов существующее ИТ-решение перестало справляться с поставленными задачами.

Руководству компании был необходим верхнеуровневый контроль за реализацией портфеля проектов и инструмент для повышения проектной производительности – охвата теми же ресурсами большего количества проектов. Рассмотрев несколько вариантов ИТ-систем, заказчик предпочел российскую платформу для управления проектами ADVANTA.

Ирина Пятова, руководитель Проектного офиса IEK Group: «Мы остановили свой выбор на системе ADVANTA еще и потому что, в отличие от всех остальных, это комплексное ИТ-решение. У него достаточно быстрые сроки внедрения, настройки без программирования, приемлемая стоимость лицензий, сбалансированный функционал по всем направлениям. Большой плюс – обучение пользователей, консалтинг по управлению проектами, техподдержка с выделенным менеджером».

Какие цели поставил заказчик перед внедрением системы?

• Получение инструмента для поддержки производственной стратегии компании
• Организация процессов разработки продуктов для внутреннего и внешнего клиента
• Создание универсального механизма для вывода продуктов на рынок от идеи до результата
• Технологическая поддержка подразделений в части введения продуктового подхода в ежедневную деятельность компании

Ирина Пятова, руководитель Проектного офиса IEK Group:

«Для нас было важно правильно сформулировать идею и найти внутреннего бизнес-заказчика для этой идеи. Дальше на стадии исследования сформировать правильное ТЗ на проект и уже спроектировать на его основе продукт. Что касается регламентов, нам важно было пойти в сторону адаптивных методологий и понять, на каких стадиях жизненного цикла продукта мы работаем гибко (с применением продуктового подхода), а на каких мы четко ставим планы, пишем Уставы проектов, фиксируем показатели, используя проектный подход».

Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA?

• Проведен аудит существующих в компании процессов проектного управления, выявлены узкие места, определены задачи, которые закроет система и результат компании на выходе.
• Настроено комплексное ИТ-решение, включающее в себя крупные контуры: основные компоненты проектного управления, модуль управления финансами и ресурсами.
• В систему заведены все проекты и пользователи (более 400).

Каких результатов удалось достичь?

1. На базе платформы ADVANTA создана единая система управления разработкой и выводом на рынок новых продуктов. Регламентирована стадия генерации идей, налажен сквозной процесс создания продукта – от идеи до результата.

2. ИТ-решение обеспечивает поддержку двух подходов – проектного и продуктового.

3. Автоматизирован сбор отчетности. Время на подготовку отчетов сократилось на порядок – с нескольких дней до нескольких минут.

4. Настроены дашборды (панели управления) для топ-менеджмента. Руководству компании доступны в любой момент времени данные по статусу и состоянию отдельных проектов и по портфелю в целом.

5. В системе хранятся все нормативно-методологические документы по управлению проектами. Сформирована и постоянно пополняется собственная база знаний по проектному управлению.

Ирина Пятова, руководитель Проектного офиса IEK GROUP:

«Мы рассматриваем корпоративную систему проектного управления как продукт. На базе ADVANTA мы создали портфель идей, регулярно проводим экспертизу, формируем реестр и направляем на соответствующие комитеты по драйверам развития. Сейчас у нас в системе уживаются цифровые, R&D, продуктовые, функциональные и организационные идеи.

Далее ведем продукт по процессу – от идеи до внедрения. И здесь мы стремимся к гибридной модели управления: на этапах исследования и проектирования применять Agile-методы, а в разработке и внедрении следовать принципам классического водопада.

В конечном итоге, мы работаем над созданием в компании целостной экосистемы проектного управления для наших пользователей, включающей в себя субпродукты и микросервисы. Субпродуктами мы называем правила, систему обучения, сам программный продукт, отчетность и мотивацию. Внутри субпродуктов выделяем микросервисы, направленные на помощь в решении конкретных задач – регламенты, инструкции, шаблоны документов».

Выводы

Заказчик отмечает, что с внедрением системы только на этапе инициации проекта удалось сэкономить 79% (!) временных затрат руководителя проекта.

Сочетание продуктового и проектного подходов, применение гибридных моделей управления позволит получить хорошие результаты. На данном этапе Проектный офис IEK GROUP совместно с направлением стратегического управления развивают продуктовый подход и адаптируют методики портфельного анализа.

В дальнейших планах заказчика по развитию системы – интеграции с платформой, в которой работают ИТ-специалисты и инженеры, системой электронного документооборота и 1С. ADVANTA будет забирать трудозатраты и финансы в проектах по задачам верхнего уровня, а операционные задачи сотрудники IEK GROUP будут вести в привычных им системах. Кроме того, планируется реализовать в системе учет материальной и нематериальной мотивации участников проектных команд.