Как повысить эффективность компании с помощью автоматизации процессов проектного управления?

АНО ДПО «Техническая Академия Росатома» имеет 55-летнюю историю и специализируется на дополнительном профессиональном образовании, профессиональной переподготовке и поддержании квалификации руководителей и специалистов атомной энергетики и промышленности.

Направления деятельности Академии

• дополнительное профессиональное образование в области ядерной и радиационной безопасности, национальной безопасности, поддерживающих процессов атомной отрасли;

• подготовка персонала зарубежных АЭС (в том числе – строительный персонал и персонал технического обслуживания и ремонта АЭС);

• подготовка персонала ядерной инфраструктуры (включая профессорско-преподавательский состава и трансфер ядерного образования);

• информационно-консультационные услуги (в т.ч. разработка учебно-методической документации, научно-техническая экспертиза, аттестация и сертификация технических средств защиты);

• конференц-сервис (включая организацию и проведение конференций, гостиничный сервис, организацию питания и быта российских и зарубежных слушателей, транспортно-логистические и визовые услуги, полиграфию).

ТехАкадемия Росатома в цифрах

• 290 программ отраслевого обучения
• 240 программ подготовки персонала АЭС
• 345 000 отраслевых слушателей обучено с 1967 года
• 80 000 м2, общая площадь учебных площадок
• 14 спецлабораторий
• 8 подразделений
• > 1000 сотрудников
• 29 зарубежных партнеров

В 2018 году руководством Академии был взят курс на цифровую трансформацию основных бизнес-процессов. Первым этапом преобразований стало создание проектного офиса, методологии и единых стандартов управления проектами. Следующий закономерный шаг – автоматизация процессов для основных типов проектов, реализуемых в учебном заведении:

• инвестиционный проект развития, цель которого – запуск интегрированного экспортного продукта «Подготовка персонала ядерной инфраструктуры, персонала подрядных организаций, эксплуатационного персонала атомных станций, строящихся за рубежом по российским проектам»;
• проекты подготовки персонала зарубежных АЭС (включая предконтрактную подготовку);
• проекты по оказанию информационно-консультационных услуг (проекты длительностью от месяца до года).

Почему решили что-то менять?

До этого момента у организации не было единой информационной системы управления проектами. Планирование проектов обучения велось в различных программных продуктах. Мониторинг проектных работ осуществлялся администраторами в MS Project. Сбор данных и подготовка отчетности велась в ручном режиме и занимала достаточно длительное время.

Раз в месяц сводная информация по проектам передавалась в проектный офис для подготовки итогового отчета Ректору. Данные по финансам выгружались из 1С и сводились в таблицах Excel. Руководство Академии не могло видеть в реальном времени общую картину с актуальными статусами проектов, в том числе международного. Соответственно, было достаточно сложно управлять финансами и сроками проектов, а значит, расширять портфель образовательных программ.

Руководству Академии был необходим единый инструмент, который позволил бы повысить прозрачность управления проектами, контролировать выполнение работ на разных стадиях реализации проектов, формировать оперативную и достоверную отчетность по проектам для принятия эффективных управленческих решений.

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: «Изначально перед системой была поставлена задача автоматизации процессов управления проектами. Но мы ставили перед ней и более глобальную цель – повышение эффективности проектной деятельности и возможность управления бизнесом в режиме онлайн. То есть формирование в реальном времени картины исполнения всех проектов для руководителей всех уровней. А это и управление ресурсами, и бизнес-процессами, и всей деятельностью, в целом»

Что немаловажно, система должна иметь встроенный API и обеспечивать легкую интеграцию с другими действующими системами организации. Всем этим требованиям в полной мере соответствовала информационная система управления проектами ADVANTA. В конечном итоге, она была выбрана топ-менеджментом Академии из нескольких систем с похожим функционалом.

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: «Мы остановили свой выбор на системе ADVANTA по ряду факторов. Во-первых, по рекомендации коллег, ранее внедривших ее у себя. Во-вторых, это импортозамещающее решение, которое крайне актуально сейчас для предприятий корпоративного сектора. В-третьих, система достаточно проста в использовании, настраивается под наши задачи без программирования и содержит все необходимые нам функции».

Какие цели и задачи поставил топ-менеджмент Академии перед проектом внедрения?

1. Повышение эффективности и прозрачности проектного управления;

2. Настройка инструментов сбора данных по проектам с учетом действующих в Академии процедур;

3. Перенос графиков из MS Project и данных по финансам из 1С;

4. Автоматизация процессов подготовки отчетности для руководства, в том числе финансовой.

Что было сделано в процессе реализации проекта внедрения ADVANTA?

Проект внедрения специалисты ГК ADVANTA совместно с командой заказчика реализовывали около года в несколько этапов.

Сначала были настроены основные компоненты проектного управления – реестр проектов, единое хранилище проектной документации, проектный документооборот с базовыми процессами разработки и согласования документов. Создана единая рабочая среда для обсуждения вопросов и обмена информацией между участниками проектов.

В рамках следующего этапа в системе был настроен контур по управлению финансами проектов, подготовлены дашборды (информационные панели управления) по статусу проектов и статусу задач компонентов проекта.

Запуск системы в эксплуатацию состоялся уже через 3 месяца после старта проекта. Завершающие фазы внедрения заказчик провел своими силами – произвел настройку системы под проекты по подготовке персонала зарубежных АЭС и оказанию информационно-консультационных услуг.

Каких результатов удалось достичь?

• На базе платформы ADVANTA создана единая система управления проектами Академии.
• Внедрены функциональные контуры управления: портфели и программы, реестр проектов, содержание и сроки, статус-отчеты и эскалация проблем, финансы и бюджет.
• Применена методика управления по контрольным точкам. Налажен четкий контроль этапов проектов со стороны всех участников.
• В систему успешно импортированы графики из MS Project и данные по финансам за 5 лет по 15 компонентам.
• Сформирована единая структура хранения информации по типам проектов.
• Настроена отчетность о статусе работ, задач, отдельных компонентов и проекта в целом, исполнению бюджета. Трудозатраты и время на подготовку отчетности снизились в 3-5раз – с нескольких дней до нескольких минут.
• Подготовлен дашборд по проекту, обобщающий информацию по статусу работ и исполнению бюджета.
• Настроены отчеты для оперативного отслеживания отклонений, возникающих в ходе реализации проектов.
• Проведено обучение администраторов и ключевых пользователей системы.
• Произведена интеграция ADVANTA с другими действующими информационными системами Академии.

Сергей Усенко, директор центра информационных систем поддержки обучения Технической Академии Росатома: «В ходе внедрения ИТ-решения специалистами ADVANTA была оказана экспертная поддержка – развертывание и начальная настройка системы под требования и особенности одного из типов проектов. Было проведено обучение администраторов и конечных пользователей в дистанционном и очном режимах. По мере развития системы и ввода проектов новых типов эксперты ADVANTA сопровождали процесс настройки, делились интересными решениями по результатам ранее выполненных проектов, предлагали способы реализации запрашиваемого пользователями функционала.

В результате использования системы в несколько раз (от 3 до 5) сократилось время на подготовку отчетов, так как сформирована единая система хранения информации. Полученную выгоду можно описать в единицах рабочего времени руководителя проектов – экономия до 10-15%.

Внедрение системы упростило проектную деятельность в компании: унифицированы требования к вводимой информации, данные быстро обрабатываются и результат предоставляется в требуемом для участников проектов виде. Разработана система дашбордов, позволяющая в онлайн режиме получать оперативную информацию о ходе и состоянии проекта и его компонентов».

Выводы

Заказчик отмечает, что внедрение ИСУП позволило качественно улучшить процессы управления проектами Академии и обеспечило менеджмент актуальной информацией по статусам выполнения проектных работ.

В ходе работы над проектом командам внедрения с обеих сторон удалось выстроить эффективные партнерские взаимоотношения, что является залогом успеха любого проекта организационных изменений.