Компания «Орелмасло» упорядочила работу с документами с помощью «Скан-Архива»

АО «Орелмасло» - один из лидеров по переработке семян рапса и подсолнечника центрального региона России. Каждый год предприятие перерабатывает 215 тысяч тонн сырья и производит высококачественные масла, которые поставляются в страны ЕС, Ближнего Востока, Средней Азии и в Китай. У компании существуют удаленные подразделения и представительство в Москве.

Документооборот «Орелмасло» достигает около 21 тысячи документов в год, большую часть из которых (около 12 тысяч) составляют входящие документы. Вести достоверный и полный учет вручную – очень непростая задача. С бумажным архивом неудобно и долго готовиться к проверкам ФНС, проводить сверки с контрагентами. Для автоматизации этих процессов в «Орелмасло» установили программу «Скан-Архив».

Это разработка компании «ГЭНДАЛЬФ», предназначенная для ведения учета и контроля наличия первичных документов, сканы которых автоматически прикрепляются к базе «1С». Благодаря «Скан-Архиву» в «Орелмасло» решили сразу несколько задач.

Во-первых, упростили хранение и обработку документов: теперь весь текущий документооборот, начиная с 1 января 2019 года, сохраняется в электронном хранилище. Просмотреть любой документ можно, не вставая с рабочего места. Нужен только доступ от системного администратора.

Во-вторых, проще стало вести учет наличия «первички». Программа фиксирует наличие оригиналов либо копий документов по каждому контрагенту. До установки «Скан-Архива» для этого требовались бумажные реестры.

В-третьих, программа автоматизировала работу по внесению в базу документов между подразделениями компании. Риск потерять данные стал минимальным, а на отправку документов от подразделений в головной офис теперь почти не нужно тратить время.

Рассказывает главный бухгалтер АО «Орелмасло» Олеся Мелентьева:

- «Скан-Архив» помогает с решением главной нашей «боли» – с подготовкой к встречным проверкам и ответами на требования ФНС в рамках камеральных проверок деклараций по НДС. С новой системой нам не нужно собирать пакет документов вручную, так как вся информация видна в базе. Если к операции по контрагенту прикреплен скан документов, то строчка будет обязательно выделена цветом. Введение штрихкодирования договоров также сократило время на формирование ответного пакета документов в ФНС. Аналогично упростилось наше взаимодействие с контрагентами. Если документы нужны менеджерам срочно, то выгруженные из базы «1С» скан-образы попадают им в почту незамедлительно.