«Лайфхакер» отказывается от бумаги в HR

ООО «Буферная бухта», издающее интернет-медиа «Лайфхакер», столкнулось с необходимостью оцифровать кадровый документооборот. На 115 сотрудников компании ежемесячно приходилось оформлять около 10–15 заявлений и 50 приказов. Процесс затягивался из-за того, что большая часть команды работает дистанционно: документы приходилось отправлять курьерской или почтовой доставкой и ожидать их возвращения. HR-специалистам нужно было постоянно контролировать, все ли бумаги оформлены и есть в наличии, — это требовало времени и других ресурсов.

В компании решили перевести кадровое делопроизводство на КЭДО-платформу от HRlink. С помощью сервиса HRlink можно оформлять и подписывать документы онлайн со смартфона или компьютера. Процесс прост и интуитивно понятен. Для подписания используется электронная цифровая подпись, которая оформляется прямо на платформе, или учётная запись на портале «Госуслуг».

Главный плюс HRlink — скорость работы с документами. В сервисе любой сотрудник «Буферной бухты» может мгновенно оформить по готовым шаблонам и подать заявление или служебную записку. HR-специалист, в свою очередь, отслеживает и обрабатывает их в режиме онлайн, согласовывает и издаёт соответствующие приказы. Процесс занимает всего несколько минут. При этом все документы находятся в одной базе и можно в любой момент проверить их наличие и статус.

Сейчас в HRlink зарегистрировано около 100 сотрудников компании — все, кроме временных членов команды, работающих по договору гражданско-правового характера (ГПХ) и самозанятых.

«В медийной сфере очень высокая конкуренция. Чтобы победить в борьбе за читателя в перенасыщенном информационном поле, мы делаем продукт, которым гордимся сами. А для этого нужна надёжная, дружная команда. Поэтому корпоративная культура компании направлена на то, чтобы сделать жизнь наших сотрудников приятнее: каждый может выбрать удобный формат работы, из офиса или дистанционно, время начала рабочего дня и даже способ оформления документов. В этом плане наши с HRlink ценности похожи, поэтому сотрудничество оказалось столь удачным», — комментирует Наталья Еремина, менеджер по персоналу «Буферной бухты».

«Популярность КЭДО в последние месяцы стремительно растёт: оцифровка документооборота в HR не только позволяет компаниям в три-четыре раза экономить на значительно подорожавшей бумаге, но и способствует улучшению взаимоотношений с сотрудниками. Благодаря цифровизации кадрового делопроизводства работники тратят меньше ресурсов на рутинные задачи и понимают, что для руководителей их время — важно», — комментирует Дмитрий Махлин, директор по развитию HRlink.