«Лучший продукт»: от бумажных документов к электронному архиву за 2 дня

27.06.2017 |

Александр Абрамов.

Торговый дом «Лучший Продукт» занимается оптовой продажей продуктов питания. География клиентов и партнеров компании обширна — 600 ее контрагентов располагаются в различных регионах России, а также в странах СНГ.

В ассортименте товаров «Лучшего Продукта» более 200 наименований молочной, творожной и сметанной продукции, сыров, варенья и джемов, подсолнечного масла и растительных жиров, сухофруктов. Документооборот компании составляет 3000 документов в год.

Ранее из-за большого потока исходящих документов сотрудникам предприятия было сложно контролировать их возврат. При налоговых проверках тратились дни на поиск документации в бумажном архиве и сверки с контрагентами. А когда появились вторичные проверки, остро встал вопрос о сокращении времени на работу с документами. Именно тогда на одном из семинаров ГК «ГЭНДАЛЬФ» представители компании «Лучший Продукт» узнали о программе «Скан-Архив». Решение было принято незамедлительно: за 2 дня согласовали покупку с руководством, посетили демонстрацию и заключили договор с разработчиком. Специалисты торгового дома самостоятельно установили программу «Скан-Архив», сейчас напрямую с ней работает 1 человек. Он переводит бумажные документы в скан-копии сразу же при получении, после чего «Скан-Архив» распознает реквизиты или штрихкоды и прикрепляет эти копии к «1С».

Доступ к упорядоченному электронному архиву в базе «1С: Предприятия 8» получили сотрудники финансовых и торговых подразделений. Они могут отслеживать, все ли документы вернулись от контрагентов и были внесены в архив. Невозвращенные документы автоматически отмечаются, что позволяет избежать спорных вопросов. Во время налоговой проверки нужный пакет документов выгружается мгновенно через кнопку «Экспорт».

Главный бухгалтер ООО «Лучший продукт» Давыденко Анна Анатольевна отмечает: «Мы хотели увеличить скорость поиска документов, подписанных клиентами. И мы это сделали! Теперь вся документация в электронном виде — документы за прошлый год мы перевели вручную, все текущие подгружаются регулярно. Работать с ними очень удобно. Приятным бонусом стало, что освободилось пространство в кабинетах, все документы сейчас хранятся в 50 коробках в специально отведенной для этого комнате». Ведение электронного архива подобным образом дает компании уверенность, что в документах полный порядок и при любой проверке контролирующих органов они будут предоставлены вовремя.