MS Teams: от корпоративного мессенджера к цифровому рабочему месту

Немного истории

Андрей Шумилов,
руководитель направления портальных решений

С какими продуктами Microsoft Вы работаете и какие сейчас наиболее актуальны?

В основном это Office, Teams, SharePoint Online, OneDrive, Power Apps. Наиболее востребованы сейчас Teams и Outlook, так как во время самоизоляции коммуникация важна как никогда: это и регулярные обсуждения, и митапы по проектам и пресейлам.

Почему сотрудники «Диджитал Дизайн» начали использовать Teams?

Через наши руки прошло множество продуктов, но не было идеального варианта: в одних не устраивала стоимость, в других – слабая функциональность, в третьих – сложности с кроссплатформенностью. Teams стал идеальным выбором, который имеет огромное количество коннекторов и обладает широкой областью применения: от банального обсуждения вопросов в командах до глубокой автоматизации внутренних процессов компании. Что важно именно для меня – это удобство интерфейса, быстрый доступ к данным, кроссплатформенность, работа в командах и широкие возможности кастомизации.

Как происходил переход?

Изначально мы тестировали продукт на определенной группе сотрудников, пробовали базовую функциональность, регулярно собирали обратную связь, фиксировали положительные и отрицательные моменты. Пройдя первую стадию ознакомления, приняли решение расширить количество пользователей, подключили несколько департаментов, затем достаточно быстро осознали, что нашли оптимальное решение наших задач, и подключили всех сотрудников компании. Сейчас взаимодействуем с различными департаментами для определения узких мест в процессах компании, которые можно автоматизировать в Teams, тем самым повысив эффективность.

Основной инструмент коммуникации

Наталья Колхидашвили,
директор по персоналу

Чем платформа полезна сотрудникам HR?

Первый плюс для HR – это доступность всех сотрудников в любом формате общения (чаты, видеозвонки) и со всех устройств. Мы все стали пользоваться в первую очередь мессенджерами, поэтому Teams позволяет быстро «достать» нужного человека. При этом облачная модель помогает легко переходить в любые форматы работы. Это удобно как в обычной ситуации, когда ты можешь, не предпринимая особых действий, решать, в каком формате работаешь сегодня, так и во внештатной ситуации, когда экстренно можно довольно быстро перевести большое количество сотрудников на удаленную работу – в любом случае все остаются в одном коммуникационном поле.

У Отдела персонала есть разные каналы коммуникации, но мы стали использовать для анонсов Teams, потому что люди тут лучше замечают сообщения и могут реагировать и задавать вопросы – так мы быстро понимаем, насколько интересна эта активность или тема сотрудникам. Также Teams позволяет быстро и в любое время провести опрос.

Второй – это возможность создавать встречи для всех городов на разные темы. Например, на наших регулярных встречах «Чай с HR» мы обмениваемся знаниями и обсуждаем внутренние процессы, а можем и затронуть неформальные вопросы (например, как бороться с тревожностью во время пандемии). Прийти на такую встречу даже проще, чем зайти в соседнюю комнату переговоров, поэтому нам легко привлечь людей к активностям, а руководству – быть открытым и более активно коммуницировать с сотрудниками.

Также интересный для нас формат – онлайн обучение. Не отрывая людей от работы, мы проводим обучение на базе Teams, и обязательно добавляем интерактив. Важно, что Teams позволяет добавить эмоциональную составляющую. Например, мы проводим встречу, параллельно задаем вопросы и сразу же видим реакцию участников.

Какие доработки в сфере коммуникации с сотрудниками были сделаны и планируются?

На базе Teams мы организовали сбор предложений по улучшению процессов и бизнес-идей: можно заполнить форму, которая будет обработана в системе.

Сейчас у нас уже есть бот, позволяющий сотруднику оформить заявку на командировку дистанционно, с мобильного и с привычного мессенджера, а в будущем мы планируем запустить еще несколько. Сотрудникам отдела персонала всегда задают много вопросов: от «Что мне делать, если заканчивается стажировка?» до «Куда обратиться, если сломался стул?», поэтому информационный бот позволит нам оптимизировать работу, а сотрудникам – легко ориентироваться в обилии инструментов и активностей. Особенно важен такой бот для сотрудников в период адаптации, но и для постоянных сотрудников удобно иметь быстрый доступ к информации практически по любому вопросу. В зависимости от пользовательской роли сценарии коммуникации могут несколько меняться, а также есть общие сценарии, например, по информированию об условиях работы и активностям, ценностях компании, правилах работы и инструментах.

Работа в командах

Алиса Паненко,
руководитель группы маркетинговой аналитики

Для чего Вы чаще всего используете Teams? В чем его удобство в сравнении с остальными платформами?

Для нашей команды Teams – это инструмент для проведения совещаний, планирования работы команды, совместного создания маркетинговых материалов, генерации идей маркетинговых инициатив. При этом важно, что удобство Teams, как и любого другого сервиса, возрастает, когда им пользуется достаточное количество сотрудников. В случае нашей компании это совпало с переходом на удаленный режим. Если раньше это был один из способов коммуникации и каждый раз приходилось отдельно проговаривать с командами или отдельными коллегами, где вести взаимодействие, то сейчас Teams стал основным инструментом. Для нас это полноценная экосистема не только из-за представленных функций, которые покрывают 80% взаимодействия с информационными системами, но и количества пользователей в компании. В результате дистанция между людьми в каком-то смысле даже сократилась. Мы видим, насколько ускорился процесс проработки маркетинговых инициатив: по мере того, как создается маркетинговая активность, можно двигаться от одного этапа к другому, не меняя при этом платформу и легко отслеживая статус готовности. После согласования документы всегда легко найти, потому что удобно организовано хранение.

Мобильность и удобство общения

Ольга Гордеева,
директор по продажам

Что для Вас самое удобное в Teams и для чего используете чаще всего?

Коммерческий департамент при работе в обычных условиях очень мобилен: мы часто бываем в командировках и на встречах с заказчиками, поэтому для нас удобно использовать мобильное приложение Teams. Даже когда я вне офиса, я постоянно на связи, могу быстро реагировать на сообщения и имею доступ к необходимым документам.

Из-за удаленной работы общение с заказчиками в большинстве случаев происходит посредством АКС или ВКС. При этом системы ВКС у нас могут отличаться. Я стараюсь по возможности проводить встречи в Teams, так как для этого не нужно высылать пароли и идентификаторы, заказчик может не устанавливать приложение, и мы не ограничены по времени и выбору устройств для связи. По опыту могу сказать, что даже если человек не использовал платформу до этого, сложностей с подключением не возникает. При этом удобно, что участники каждой встречи автоматически присоединяются к обсуждению в чате, куда можно высылать материалы по теме. Я часто пользуюсь функцией демонстрации экрана – на мой взгляд, так можно быстрее обсудить и скорректировать документ, чем редактировать его разные части по-отдельности.

Также удобно вести коммуникацию с командами проектов: Teams в этом плане настолько удобен в вариантах использования (с телефона, десктоп- и веб-версии), что вытеснил мессенджеры, и при этом обеспечивает достаточный уровень защищенности информации.

Коммуникация по проектам с заказчиками

Дмитрий Дорофеев,
руководитель проектов

Для чего используете платформу чаще всего?

В Teams удобна коммуникация, в том числе по проектам с заказчиками. Это касается не только онлайн-встреч, но и работы с документами, которую мы ведем в команде, добавив заказчика к общему обсуждению. Так как в Teams возможна гибкая настройка, параллельно мы можем вести совместное обсуждение и внутреннюю работу над проектом с коллегами, ограничив доступ заказчику. Если же нет необходимости в создании общего канала, Teams может быть удобен для разового обмена документами как внутри, так и за рамками компании, так как все документы хранятся на облаке и всегда могут быть отправлены в виде ссылки.

Если говорить о внутренней работе с документами, то большая часть проектной документации (не ограниченная регламентами) хранится здесь же, так как удобно отслеживать совместную работу и журнал версий, легко делиться доступом к файлу и по умолчанию хранить все на облаке.

Есть ли неочевидные фишки использования Teams, которые Вы уже успели оценить?

Мне удобно использовать Planner, чтобы всегда понимать, кто в команде за что отвечает и отслеживать статус задач.

При общении в команде я использую не только обращение к сотрудникам и командам, но и создаю свои теги – так не беспокою людей, к которым вопрос не относится, и всегда держу в курсе вовлеченных сотрудников. Еще в командах удобно отправлять разного типа сообщения: объявления, беседа и срочное сообщение (внимание!), оформлять их и публиковать в нескольких каналах одновременно.

Прямые включения и планы на будущее

Дмитрий Лившиц,
генеральный директор

Чем Teams удобен для руководителя компании?

Когда мы перешли на удаленную работу, то начали проводить регулярные встречи со всеми сотрудниками компании, чтобы от первого лица рассказать о новостях, планах и ответить на вопросы. Уже к первой трансляции присоединилось порядка 250 человек (больше половины сотрудников компании), и мы планируем подобный формат встреч на весь период удаленной работы.

Помимо этого, все планерки сейчас мы тоже проводим в Teams, работаем с документами и участвуем в обсуждении в командах – все, что делают сотрудники. Teams – отличный инструмент для общения, потому что сама идея построения работы в команде очень удобна. Мы значительно перестроили внутренние процессы в отношении проектов, и сейчас легко отследить, по каким проектам работа более активна, понятно разделение ответственности и фиксация того, кто за что отвечает. Здесь легко отследить, насколько активная работа ведется в каждом из направлений, а еще удобно, что даже по окончании проекта вся документация и информация структурированно хранится в соответствующем канале – все это влияет и на дисциплину ведения проектов.

Также в Teams удобна работа с аналитикой: например, дашборды на базе Power BI, на которых мы практически в режиме реального времени отслеживаем движение лидов по воронке продаж. Это удобно и для планирования активностей исполнителей: например, в группе телемаркетинга красным подсвечивается информация о том, кому необходимо позвонить в ближайшее время.

В каком направлении планируете развивать решение в ближайшем будущем?

Сейчас в Teams переведена работа с коммерческой экспертизой, формируем сметы по проектам.

За последнее время наши специалисты также перенесли реестр проектов на SharePoint Online, и следующим этапом планируется встроить интерфейс для работы с ним в Teams. К нему уже есть хорошие мостики, и если раньше в одном месте был сам реестр, в другом – проектные документы, в третьем – зафиксированы договоренности, то сейчас переписку по проекту можно будет вести в отдельной команде Teams, соответствующие документы хранить в файлах команды, там же вести учет и инициировать запуск процессов – таким образом создается единое информационное поле по проекту. Работы в рамках закрытия проектов, которые включают подведение финансовых итогов и сбор данных для отчетности, также можно выполнять через Teams, а некоторые функции – передать чат-ботам.

Специфика платформы и реализация цифрового рабочего места

Александр Паньков,
старший менеджер по развитию предложений

В чем основная идея цифрового рабочего места?

Цифровое рабочее место — это единая точка доступа к информационным системам компании, которая базируется на принципах персонализации, геймификации и мобильности. В первую очередь это основное информационное решение в компании, в том числе заменяющее привычные портальные решения. В нем соединяются и сервисы, и доступ к рабочим материалам, в том числе с мобильных устройств. Для HR-процессов платформа важна как базовое средство коммуникации, при этом геймификация позволяет вовлечь сотрудников в процессе, в Teams для этого широкие возможности: от лайков и смайлов до возможности выразить благодарность и отслеживать достижения сотрудников.

Какая специфика MS Teams как платформы для создания DWP?

Вся линейка Microsoft – это единая экосистема, предоставляющая большие возможности, поэтому основным плюсом является то, что не нужно создавать что-то с нуля. Также это гибкий инструмент для развития функциональности. Например, сейчас благодаря инструменту Microsoft, Power Automate, мы создаем систему заявок для одного из заказчиков. При его помощи можно довольно быстро разработать заявку, настроить маршрут согласования и уведомления.

В Digital Design мы планируем автоматизировать различные заявки департаментов: на выдачу справок и выписок, на техническую поддержку и осуществление мелкого ремонта. Также в наших планах стоит задача составить общекорпоративную методологию использования различных инструментов и разграничить источники и потоки информации по назначению. Таким образом, все сотрудники будут понимать, где и каким образом стоит опубликовать, к примеру, срочное объявление, а где стоит хранить ежеквартальные отчеты.

C какими интересными вариантами реализации Вы сталкивались при работе с заказчиками?

На производственных предприятиях многие внеофисные процессы также можно выполнять в Teams благодаря возможности доступа с мобильных устройств. Например, один из заказчиков использует платформу для учета и контроля мониторинга деятельности выездных бригад и аппаратчиков, IT-подразделение – для выполнения заявок. Кстати, для промышленности также актуален Planner, который помогает координировать работу команды, например, в рамках проекта, позволяет вести Kanban-доску. Также приложение Teams Смены позволяет отслеживать график работы сотрудников, их отпуски и другие виды отсутствия. Сейчас оно может быть полезно для планирования работы офисных сотрудников в условиях пандемии: есть определенные нормы по нахождению людей в помещениях, поэтому нужна площадка для планирования и бронирования лимитированного количества рабочих мест.

В чем заключается основной потенциал Teams как платформы для компаний?

В будущем активное развитие получат боты. Например, мы настроили работу бота, который публикует карточки кандидатов с резюме в канал по поиску новых сотрудников – таким образом в компании вся информация по подбору персонала (заявки на подбор, кандидаты, обсуждения и фидбэк) находятся в одном канале. Многие процессы можно организовать подобным образом.

Каждый месяц добавляются новые опции и расширяются возможности Teams, платформа развивается в сторону все большей мобильности, комфортного командного взаимодействия и повышения вовлеченности участников обсуждений. Благодаря этому сотрудники компаний смогут более эффективно взаимодействовать, используя для этого различные гаджеты и вне зависимости от формата работы.

Мы рассказали о том, чем полезен Teams для нас, но у каждой компании есть своя специфика. Будем рады ответить на вопросы о возможности адаптации платформы для решения Ваших задач!