Группа компаний «Зарубежнефть» на 30% сократила трудозатраты в подразделениях за счет создания центра обслуживания бизнеса

«Зарубежнефть» - крупный холдинг, объединяющий более 20-ти совместных и дочерних предприятий в различных сегментах нефтегазового бизнеса. Деятельность компании охватывает весь спектр работ – от разведки и обустройства месторождений до строительства трубопроводных систем и поставок оборудования на нефтяные объекты.

Для обслуживания и поддержания различных бизнес-процессов Корпоративного центра (КЦ) и дочерних обществ (ДО) по единой методике была создана новая бизнес единица – Центр обслуживания Бизнеса (ЦОБ).

Для обеспечения взаимодействия ЦОБ и ДО в части передачи первичной документации, а также оптимизации бумажного документооборота был запущен проект внедрения единой системы электронного архива (СЭА) на базе решения 1С:Документооборот 8.КОРП. В качестве исполнителя была выбрана компания «1С-КПД» - лидер рынка цифровизации процессов по системе “1С:Документооборот”.

Cистема электронного архива является единым входом взаимодействия всех дочерних обществ и ЦОБ:

  • хранит всю первичную документацию;
  • накапливает историю изменения документов;
  • позволяет предоставлять скан-образы документов в случае камеральных и иных проверок.

Также в СЭА настроен функциональный модуль Автоматизированное рабочее место (АРМ) «Станция сканирования», посредством которого осуществляется групповая обработка и размещение скан-образов поступающих документов.

АРМ «Станция сканирования» обеспечивает возможность:

  • генерирования и печати ШК (ключа сканирования);
  • поточного или постраничного сканирования;
  • импорта электронных форм документов с рабочей станции сканирования или сетевых ресурсов;
  • объединения электронных образов документов по пакетам с возможностью ручного редактирования;
  • удобного заполнения реквизитов обрабатываемых документов;
  • поиск дублей документа по реквизитам для исключения повторного занесения в систему;
  • распознавания и считывания имеющегося на документах ШК;
  • автоматического заполнения реквизитов обрабатываемых документов, если документы ранее размещались в СЭА и на них нанесен соответствующий ШК;
  • преобразования электронных образов в единый формат (.pdf).

Внедрение системы электронного архива позволило:

  • на 30% сократить трудозатраты в подразделениях;
  • на 5% сократить операционные и административные расходы;
  • на 50% ускорить обработку заказов.

Рубрики: Интеграция

Ключевые слова: автоматизация документооборота, СЭД, электронный документооборот, 1С:КПД