Новая версия DirectumRX 3.2 — умный подход к масштабированию и работе с документами

ECM-системы стали незаменимым решением для многих компаний, однако только богатой функциональности уже недостаточно. Крупный бизнес, особенно с территориально распределенной структурой, предъявляет повышенные требования:

• тонкая настройка процессов с учетом сложных регламентов возможна с помощью современного BPM-инструментария. Доступны разные типы условий, например, подписан ли документ с контрагентом или предусмотрены ли приложения. Специальные отчеты упрощают проверку цифровых процессов на соответствие регламентам.
• стабильность работы и высокая производительность подтверждаются регулярными нагрузочными тестированиями на тысячах пользователей и сотнях миллионов документов. Современная архитектура с независимыми микросервисами упрощает масштабирование, в том числе при использовании СУБД PostgreSQL.
• Для постоянного контроля работы системы используется решение «Мониторинг системы DirectumRX». В режиме реального времени администратор получает общую картину работы серверов: их стабильность, загрузка процессора, скорость операций, свободная оперативная память и т.д. При отклонении показателей от нормы решение вовремя сообщает об этом администратору.
• учет разных часовых поясов для компаний с офисами в разных регионах — в DirectumRX это легко сделать при настройке структуры организации. Система учитывает не только часовый пояс, но и рабочий график сотрудников, поэтому сроки заданий в системе, протоколах и отчетах вычисляются корректно.

Искусственный интеллект в DirectumRX направлен на организацию «умной» обработки входящего потока (письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, УПД). В результате сотрудники экономят свое время, при этом количество ошибок на этапе первичной обработки документов минимизируется.

Документы захватываются со сканера или электронной почты, а интеллектуальные сервисы DIRECTUM Ario извлекают необходимую информацию, классифицируют документы и заполняют карточку в системе. Сотруднику остается только проверить корректность заполнения полей — все они подсвечиваются, упрощая проверку:

Для совместного редактирования документов в DirectumRX может использоваться онлайн-редактор ONLYOFFICE. Пользователи могут одновременно редактировать документ и оставлять примечания по тексту, не ожидая, пока другой сотрудник освободит его. Согласование документов заметно ускоряется, тем более если множеству рецензентов нужно ознакомиться с десятками страниц.

Информация о подписании документа ЭП отображается в специальной отметке в отдельной версии документа. Ее содержание меняется в зависимости от того, какая ЭП использована — квалифицированная или простая. Информация о подписании часто нужна при пересылке документов по электронной почте, для передачи приказов и распоряжений сотрудникам, при создании бумажных копий для представления в контролирующие органы.

Веб-клиент DirectumRX также получил ряд новых возможностей:

• быстрое ознакомление с документом в окне предпросмотра;
• настраиваемые связи документов помогают пользователям быстро находить весь комплект документов, например, по определенной сделке;
• выгрузка в Microsoft Excel записей справочников, списков документов и папок для работы с ними как с таблицей или для печати;
• выгрузка нескольких документов или папок в виде единого архива, при этом структура папок в архиве сохраняется, а документы в папках будут только те, на которые у сотрудника есть права доступа;
• отправка документа по электронной почте в два клика из контекстного меню, например, для согласования с контрагентом. Поддерживаются популярные почтовые клиенты для Windows, Linux и macOS;
• добавление встреч в календарь Microsoft Outlook и iCalendar из задач. Это позволяет заранее запланировать время на выполнение работ, создать напоминание или назначить встречу.

Контрольная панель руководителя в виде виджетов в мобильном приложении DIRECTUM Solo отображает основные показатели исполнительской дисциплины сотрудников и подразделений. В любой момент можно взглянуть на текущую деятельность «сверху» и вовремя принять меры.

Задачи крупного бизнеса с успехом реализуются в DirectumRX. Это продвинутая система для современных компаний, и выбор в его пользу уже сделали BP Castrol, Kellogg’s, Biocodex и др. Развивайте свой бизнес вместе с DirectumRX!