«ОСГ Рекордз Менеджмент» представляет сервис для создания безбумажного офиса

Новый сервис ОСГ позволяет бизнесу организовать работу без бумаг независимо от того, на каком этапе внедрения цифровых технологий он находится. Сотрудники перестают зависеть от офиса как локации для хранения документов, их обработки и извлечения необходимой информации.

Безбумажный офис обеспечивает триада сервисов ОСГ:

• Архивное хранение документов. Уже накопленные в компании документы принимаются на хранение в архивные хранилища ОСГ, которые представлены по всей России. А для вновь поступающих документов предусмотрен сервис удаленной канцелярии: входящие документы будут поступать не в офис компании, а напрямую в архивы ОСГ и предоставляться клиенту в оцифрованном виде.

• Электронный архив («е-Архив»). ОСГ оцифровывает принятые на хранение документы и предоставляет сотрудникам клиента доступ к ним через электронный архив - «е-Архив» - строго в соответствии с уровнем доступа. «е-Архив» может быть встроен в привычную информационную систему компании, а это значит, что сотрудникам не нужно тратить рабочее время на освоение новых программ. В «е-Архиве» сохраняется цифровой след изменений, а доступ к данным чётко разграничен для каждого авторизованного сотрудника.

• Конфиденциальное уничтожение документов. Документы, срок хранения которых истёк, отправляются на конфиденциальное уничтожение. Перед уничтожением документов проводится выделение дел к уничтожению с составлением соответствующего акта согласно требованиям законодательства. Для сбора бумаг дня, которые появляются в офисе «по привычке», например, черновики договоров, презентации, не финальные версии документов и т.п., ОСГ устанавливает в офисе клиента специальные опломбированные контейнеры. По мере заполнения контейнеров ОСГ вывозит их в собственный центр конфиденциального уничтожения, а после — на вторичную переработку. Переработка одного такого контейнера сохраняет 1 дерево.

«Важно понимать, что безбумажный офис — это не полный отказ от бумаги, а правильное управление существующими бумажными потоками. Также это не означает, что компании придётся оцифровать весь бумажный актив. То, какие документы лучше переводить в электронный вид, зависит от вида деятельности компании, — отмечает Елена Соренсен, коммерческий директор ОСГ. — Например, для банков мы чаще всего сканируем клиентские досье. Для страховых компаний и предприятий в сфере ИКТ — договоры с клиентами, так как к этим документам они обращаются чаще всего. Безбумажный офис — это не просто удобство и дань современности. Четкое разграничение доступов и отсутствие лишней информации в офисе усиливает систему информационной безопасности компании. С этой точки зрения, стоит передавать на хранение в ОСГ не только бумагу, но и иные носители информации. Медицинские учреждения, например, часто направляют нам рентгеновские снимки».

Безбумажный офис позволяет компаниям любого размера бизнеса сократить несколько статей расходов, например, исключить полностью расходы на канцелярию, оборудование и обслуживание архива. Внеофисное хранение предотвращает несанкционированный доступ к данным благодаря различным уровням доступа и отслеживанию изменений.