«Первый БИТ» автоматизировал подготовку отчётности по МСФО в «Базальт Менеджмент», входящем в немецкий холдинг Basalt AG

Согласно политике холдинга, все филиалы должны предоставлять в материнскую компанию бухгалтерскую (финансовую) отчётность по стандартам германского бухгалтерского учёта (Немецкий GAAP, далее по тексту - управленческая отчётность). Для подготовки отчётности по стандартам РСБУ компания использовала программный продукт «1С:Бухгалтерия 8», а формирование управленческой отчётности происходило в большей степени вручную, с помощью Excel. Из-за этого возникали трудности. Например, подготовка в Excel балансовой отчётности с сопоставлением и выводом разниц между данными по управленческой отчётности и данными по российским стандартам была крайне трудозатратой, из-за чего ответственные сотрудники не могли готовить полный комплект отчётности чаще, чем раз в полгода. Подготовка управленческой отчётности для материнской компании в Excel занимала у финансового отдела по 2-3 рабочих дня на каждое юридическое лицо, входящее в группу. Не было возможности получения промежуточных данных, а высокие трудозатраты на подготовку не позволяли формировать отчётность в середине месяца. Такое наполовину ручное формирование отчётов сотрудниками повышало риски ошибок и долгих процедур корректировок по требованиям материнской компании.

Для решения проблем специалисты санкт-петербургского филиала компании «Первый БИТ» (м. Горьковская) рекомендовали внедрить «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет». Решение позволяет в единой базе вести бухгалтерский (финансовый) и налоговый учёт как по российским стандартам, так по произвольным стандартам (МСФО, Немецкий GAAP, собственный управленческий учёт). Использование решения позволяет сократить сроки подготовки отчётности, повысить достоверность данных и, как следствие, сократить количество ошибок, обеспечить прозрачность отчётности. Функционал «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет» не только обеспечил решение поставленных при реализации проекта задач по автоматизации отчётности «Базальт Менеджмент», но и открыл широкий спектр возможностей для решения задач различных бизнес-процессов организации, таких как продажи, закупки и другие. Это позволяет компании в дальнейшем более широко применять данные учёта.

Внедрение системы выполнялось в сжатые сроки, запустить систему в работу требовалось через 3 месяца после старта работ, весь проект был рассчитан на 6 месяцев. Специалисты «Первого БИТа» выполнили работы за 5 месяцев.

Ключевые результаты проекта:

• Получение учётных данных по стандартам немецкого GAAP в режиме онлайн параллельно бухгалтерскому учёту.
• Обеспечена автоматическая подготовка управленческой отчётности в срок один день одним сотрудником на каждое юридическое лицо с выполнением контрольных процедур, минимизирующих риски ошибок в отчётности.
• Обеспечена возможность выполнять промежуточное закрытие (в середине месяца) и проводить предварительный анализ данных.
• Полученный функционал по многим аспектам превосходит потребности компании и позволяет более широко применять получаемую информацию в управленческом учёте.
• Масштабируемость системы обеспечивает возможность расширения бизнеса без существенного увеличения трудозатрат на подготовку управленческой отчётности

Попова Евгения Маратовна, финансовый директор «Базальт Менеджмент» комментирует результаты проекта: «Как заказчик, хочу особо отметить профессионализм сотрудников, непосредственно выполняющих работу по проекту, а также хорошую организацию процесса управления проектом со стороны менеджмента санкт-петербургского филиала компании «Первый БИТ». Все наши пожелания в ходе реализации проекта воспринимались позитивно, даже в тех случаях, когда речь шла об отклонениях от первоначально согласованного плана; разработчик предлагал свои варианты решения; в случае выявления необходимости внесения изменений/исправлений разработчик был объективен и оперативен; согласованные изменения в рамках утвержденных задач проекта не повлияли на предварительно согласованную стоимость работ. Менеджеры проекта осуществляли постоянную поддержку и контроль за ходом реализации проекта, организовывали регулярные встречи с заказчиком, что способствовало оперативному согласованию всех вопросов. Проект прошел «без стрессов» и «без конфликтов»; мы получили только положительные впечатления».