Платформа Docsvision помогла ОЦО снизить стоимость закупок и повысить их прозрачность

ООО «Уральская консалтинговая компания» обслуживает несколько предприятий из разных отраслей экономики - сельское хозяйство, строительство, медицина, энергетика. Действуя по модели общих центров обслуживания (ОЦО), компания оказывает, в том числе, ИТ-поддержку предприятиям группы компаний, которые с 2011 г. работают на платформе Docsvision. СЭД объединила управляющую компанию и предприятия, всего около 500 пользователей из разных юридических лиц. Изначально решение о внедрении платформы Docsvision принималось руководством с целью повысить исполнительскую дисциплину, сделать процессы прозрачными. В ходе развития системы был также реализован электронный архив первичной бухгалтерской документации.

На новый виток развития система вышла из-за решения руководства автоматизировать процесс закупок. Требовалось снизить потери от неверных или некачественных решений, сделать процесс более прозрачным и привлекать большее число поставщиков. Процесс закупок в холдинге был автоматизирован за счет перевода в систему Docsvision.

Все заявки формируются и согласуются в системе, а затем обрабатываются сотрудниками отдела закупок и группируются в конкурсы и лоты. Автоматически формируются Извещения о проведении конкурсных процедур и рассылаются поставщикам по электронной почте, а также публикуются на портале Росэлторг. В результате предприятия могут привлекать к участию большее число поставщиков и выбирать наиболее выгодное предложение. При этом снижается нагрузка на отдел закупа по рассылке и обзвону.

В ходе проекта компания HIT-Service интегрировала системы 1С, Docsvision и Росэлторг, что позволило автоматически публиковать документы на площадке закупок и загружать обратно в Docsvision все поступившие предложения поставщиков. Затем по каждому лоту комиссия внутри компании принимает решение о выборе поставщика и формируют протокол. Далее в Docsvision может быть автоматически сформирована карточка проекта договора и запущена процедура его согласования.

«В результате перевода закупочной деятельности в систему на платформе Docsvision руководство компании получило доступ к объективной и прозрачной информации о закупках в группе компаний. Сейчас с этим решением работают компании строительного направления, агрохолдинг, сеть медицинских клиник, обслуживающие организации. Дополнительно мы стали привлекать к торгам большее число поставщиков, что сказалось на затратах и себестоимости. Без потери в качестве мы снизили стоимость закупок. При этом мы достаточно легко перевели процесс в Docsvision, так как наши сотрудники уже давно являются пользователями этой системы», - генеральный директор ООО «Уральская консалтинговая компания» Ирина Петрова.

«В ходе проекта мы реализовали интеграцию с сервисами портала Росэлторг, настроив автоматическое формирование Извещений о конкурсных процедурах, их загрузку из Docsvision на площадку для торгов и обратную загрузку предложений поставщиков. Такая автоматизация позволяет разгрузить специалистов, занимающихся закупками. Все рутинные операции сейчас автоматизированы», - прокомментировал проект Игорь Петров, директор компании HIT-Service.