Про облачные инструменты работы: как быстро и без потерь перейти на дистанционный формат взаимодействия

Владимир Стекольщиков, руководитель конструкторского бюро и главный идеолог внедрения цифровых рабочих мест в «Диджитал Дизайн» и компаниях-заказчиках, расскажет о наиболее актуальных и популярных облачных инструментах.

Сейчас доступна информация по любой теме, и сказать что-то принципиально новое на тему удаленной работы сложно, много из написанного ниже, вы уже так или иначе знали. Но есть большая разница между «знать» и «делать», и сейчас отличная ситуация, чтобы попробовать что-то на своем личном опыте. Пока компании рассуждают на уровне «наверно, у меня это не сработает», только реальный опыт может дать понимание того, насколько вам подходит та или иная практика и продукт.

MS Teams (обсуждения и командная работа)

Сейчас из-за эпидемиологической обстановки есть несколько неплохих акций по временному использованию продуктов для дистанционной работы, и нет ни времени, ни ресурсов заниматься тем, чтоб развертывать что-то локальное. На мой взгляд самым логичным инструментом, который сейчас можно использовать, если в компании нет общепринятых других стандартов, является MS Teams. Возможно, это самый популярный корпоративный мессенджер в мире, и он доступен на 6 месяцев использования с бесплатной режиме. Некоторые рассматривают его как Telegram для корпораций, но хотелось бы отметить, что это и точка объединения других сервисов: туда хорошо встраиваются офисные приложения. Кроме того, в MS Teams хорошо организовано тематическое обсуждение в формате веток – а это то, что чуть больше подходит для коммуникации, так как достаточно легко найти любое обсуждение по интересующему вопросу благодаря удобной группировке и структурированию по командам и тематике обсуждений.

Основная сложность и главный вызов удалённой работы – это отсутствие живого общения, поэтому видеоконференцсвязь (ВКС) – это то, что точно должно быть в нашем облачном решении. MS Teams неплохо закрывает эту задачу: созваниваться, показывать экран и обсуждать с коллегами вопросы – для этого функциональности более чем достаточно.

OneDrive (облачное хранилище)

По поводу взаимодействия с коллегами: Office Online позволяет обсуждать и выражать свое мнение, но хочу также напомнить про функции OneDrive. Это облачное хранилище, которое можно использовать в том числе для того, чтобы совместно работать над файлами. Ещё будет полезно тем, у кого слабый интернет или неудобно работать через браузер – все можно открывать в десктопных приложениях и синхронизировать со своим локальным компьютером, чтобы не зависеть от канала передачи данных.

MS Planner (task management)

MS Planner – это решение, которое входит в 365 Office и двумя кликами добавляет в команду доску задач. Оно простое, но его вполне достаточно для task management’а и отслеживания задач в формате Agile.

Zoom (ВКС)

Ещё одна хорошая новость – это отмена в Zoom 40-минутного ограничения на встречи, если участников больше 2 (если вас 2, можете болтать, сколько хотите, в любое время). Zoom – мой фаворит в части ВКС, но если вы не можете использовать иностранный софт, то этот вариант возможен только в качестве определенного послабления на период пандемии.

Jira, Trello (task-tracker), Confluence (база знаний)

В целом есть большое количество task-tracker’ов, но я скажу о тех, что себя лучше всего зарекомендовали. Jira и Confluence – очень популярные в среде IT облачные сервисы. Если у вас в команде до 10 человек, то они в любом случае бесплатны, и сейчас есть определенный акции. Также можно использовать Trello. И если вы ещё не пользуетесь подобными сервисами, то как раз можно на временной основе попробовать. Мы в компании сейчас используем локальные установки, но онлайн доступ тоже возможен и настало время его использовать!

Miro, Whimsical (онлайн коллаборация)

Другой класс продуктов, о котором хотелось бы поговорить, — это инструменты для онлайн коллаборации: когда вы видите в браузере 1 и ту же картинку, мышку других людей в команде, можно клеить стикеры. Это можно делать, например, в продукте Miro. Мы в компании используем Whimsical – там упор на мыслесхему и проектирование интерфейсов. Мы выбрали ее за универсальность задач и из-за специфики нашей работы. Это удобный инструмент для того, чтобы визуализировать задачи и следить за состоянием проекта не только в формате отчета, но и в формате дерева. Всегда здорово найти какие-то возможности проекта, просто отслеживая задачи ветки и раскрывая их.

Думаю, этих инструментов достаточно, чтобы заменить живое общение на первое время и, оценив их удобство, использовать в дальнейшем!