«Промэнерго Автоматика» внедрила «Скан-Архив»

По России и странам ЕврАзЭС рассредоточены 10 000 контрагентов компании. Этим обусловлен ее документооборот от 18 000 документов в год, который регулярно увеличивается.

При большом потоке документов было сложно контролировать все связанные с ними процессы. На проверку и анализ возвращаемых контрагентами бумаг уходило много времени и сил сотрудников. Наличие входящей и исходящей документации контролировали через настраиваемые галочки в «1С». Галочки ставились вручную, также вручную велась сверка. Всегда присутствовал человеческий фактор, что затягивало операции и делало их неудобными.

Руководство приняло решение – упростить работу с документами путем создания их единого хранилища в «1С», такое хранилище сканов документов увидели у партнеров. С помощью программы «Скан-Архив», разработанной «ГЭНДАЛЬФ», «Промэнерго Автоматика» перешла на стандарт контроля финансовых документов.

Доступ к программе для просмотра первички получили все сотрудники фирмы. А вносят в нее документы всего 2 человека – логист и координатор отдела логистики. Они, соответственно, и обладают лицензиями. Все текущие документы переводятся в «Скан-Архив» при получении, а документы прошлых периодов вносятся в программу поэтапно.

Итак, что дала «Промэнерго Автоматике» работа по стандарту контроля финансовых документов в «1С»? Во-первых, это контроль полноты архива – исходящие и входящие документы распознаются по реквизитам или штрихкодам и копии автоматически прикрепляются к «1С». Во-вторых, контроль возврата документов от контрагентов, подразделений, сотрудников – невозвращенные документы помечаются в базе «1С». В-третьих, контроль документации к проверкам – программа предоставляет инструменты для быстрого сбора документов и массово выгружает их из базы «1С» по заданным параметрам, к примеру, по наименованию контрагента. Ускорились все процессы работы с документами внутри организации и при обмене ими с контрагентами.

Рассказывает Вячеслав Варанюк, руководитель отдела логистики ООО «Промэнерго Автоматика»: «Изначально нам было важно иметь документы под рукой. «Скан-Архив» помог систематизировать их хранение в одном месте и упростить поиск. С помощью программы мы получили полный контроль над документацией. Теперь оперативно обмениваемся с контрагентами информацией, находим необходимые данные и отправляем подтверждения без поиска физических носителей. Очень удобно, что каждый скан документа прикреплен к соответствующему носителю в базе. Кроме того, наша бухгалтерия использует «Скан-Архив» для предоставления документов в контролирующие органы. Ранее подготовка отчетов к проверке налоговой занимала много времени и человеческих ресурсов. Сейчас же стало гораздо проще – и подготовить отчеты может один человек за пару часов, не покидая своего рабочего места».