Простая автоматизация сложной продукции ООО «Глобал Вайн дистрибьюшен»

В связи с требованиями законодательства автоматизация учета была нужна компании уже на начальном этапе работы. Был организован поиск решения для ведения учета по торговым операциям и их отражения в единой государственной автоматизированной информационной системе (ЕГАИС) с автоматическим вводом документов.

Системный администратор «Глобал Вайн дистрибьюшен» обратился в компанию, с которой давно сотрудничает. В «ГЭНДАЛЬФе» приобретали программы «1С», потому решили продолжить совместную работу.

Для ведения учета выбрали отраслевое решение «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией 8», которое содержит функционал «1С:Управление торговлей» + блок «КТ-2000:Алкоголь». Внедрение этого решения позволило реализовать работу в части оптовой торговли алкоголем с отражением в ЕГАИС.

Произвели установку и первоначальную настройку программы «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией 8» в связке с ПО для работы с транспортным модулем ЕГАИС. Наладили отражение торговых операций в «1С:Бухгалтерии предприятия» через обмен данными.

Были настроены шаблоны создания документов ЕГАИС на основании документов «1С» (например, Реализация товаров и услуг, Отчет об импорте продукции) и, наоборот, документов «1С» на основании документов ЕГАИС (например, Поступление товаров и услуг). И настроен учет по сериям (для соответствия справок А и Б к серии, для автоматизации ввода документов).

Сформулировали алкогольные декларации, данные которых первоначально заполнялись некорректно. Также были созданы печатные формы: товарно-транспортная накладная (ТТН), ТОРГ-12, СФ, справки А и Б, которые дополнительно отвечают различным требованиям клиента.

Созданы специальные печатные формы: Приложение 1, Приложение 2 для предоставления дополнительной информации к ТТН по алкогольной продукции и реализован функционал в виде списка документов ТТН ЕГАИС для оперативного контроля по наличию актов к ТТН ЕГАИС.

Добавлен, отсутствующий в типовом решении, функционал для назначения цен на серии, отчеты по валовой прибыли в установленных ценах по каждой серии и отчет «Ведомость по товарам», где указана сумма остатка в установленной цене по сериям.

Сотрудники компании прошли обучение по работе с программой «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией 8». Научились отражать торговые операции, формировать заказы, реализовывать товары и услуги. А также создавать ТТН ЕГАИС исходящих и отражать операции в ЕГАИС. Персонал получил навыки работы для корректного отражения операций как в единой государственной системе, так и в учетной программе «1С».

Результатом автоматизации стали: автоматический ввод документов ЕГАИС на основании учетных и наоборот. Соответственно, теперь сотрудники экономят время на ручной ввод.

Реализованы специальные печатные формы (ТТН, ТОРГ-12, Счет-фактура, справки А и Б, приложения 1 и 2 к ТТН), которые отвечают требованиям компании в соответствии с договором. Кроме того, в программе реализован функционал для отражения дополнительных данных в документации (индивидуальные реквизиты у различных клиентов).

Регламентированная отчетность по алкоголю формируется автоматически и без дополнительных трудозатрат.

Тареева Элла Ивановна, финансовый директор компании «Глобал Вайн дистрибьюшен»:

«Торговля алкогольной продукцией требует определенной специфики ведения учета. Одна из важных особенностей - контроль отгрузок по справкам А и Б в соответствии с маркировкой алкоголя. Также необходимо отражение движения алкогольной продукции в ЕГАИС. В результате автоматизации учет алкогольной продукции у нас ведется в системе ЕГАИС и в учетной программе. Стало удобно контролировать наличие актов к товарно-транспортной накладной ЕГАИС. Появилась возможность устанавливать цены на серию для более детального анализа по валовой прибыли и остаткам. А в ближайшем будущем мы планируем дальнейшую автоматизацию адресного хранения на складе».