Механизм отслеживания реализован по принципу картотек. Сотрудникам банков доступно управление тематическими картотеками, систематизирующими расчетные документы клиентов. В каждой картотеке возможно хранение неограниченного количества так называемых кейсов — дел о переписке, в которых фиксируются основные атрибуты (дата, номер, контрагент-инициатор, контрольный срок). К делу прикрепляется платеж, по которому оно возникло, и все запросы-ответы. По просьбе банка вендор может создать любое количество картотек.
В настоящий момент в RS-Payments реализованы три картотеки: стандартных и невыясненных запросов, а также картотека уточнения реквизитов. Картотека стандартных запросов позволяет автоматизировать на базе созданных шаблонов запросов и ответов ведение переписки с банками-контрагентами по счетам ЛОРО. В системе настраивается формат стандартного запроса и ставится в соответствие форма стандартного ответа, который будет отправлен на этот запрос, в частности на получение текущего баланса или выписки, состояния счета (дебет и кредит), об изменениях или отменах транзакций, а также о детализации по конкретной транзакции. Картотека невыясненных запросов включает те обращения (к примеру, с просьбой подтвердить назначение платежа), которые чаще всего не могут обрабатываться автоматически и требуют непосредственного участия операциониста в формировании ответа. Картотека уточнения реквизитов содержит те запросы, ответы на которые также формируются при участии операциониста.
«Основываясь на опыте общения нашей компании с представителями банков, могу отметить, что данная функциональность, известная среди банковских специалистов как функциональность расследований, очень востребована на российском финансовом рынке, к тому же лишь немногие вендоры готовы предложить ее, — прокомментировал Михаил Дробышевский, заместитель генерального директора R-Style Softlab. — В системе RS-Payments мы постарались максимально автоматизировать процедуру уточнения реквизитов платежей и запросов об их прохождении в рамках межбанковских корреспондентских отношений и тем самым значительно облегчить работу сотрудников банков».