Создана система управления проектами и сроками закупок

Филиал действует в границах Тюменской области, Ханты-Мансийского и Ямало-Ненецкого автономных округов. В его состав входят дирекция Филиала «Аэронавигация Севера Сибири» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД», Тюменский укрупненный центр ЕС ОрВД и центры ОВД: Тюменский, Югорский, Сургутский, Нижневартовский, Ноябрьский, Тарко-Салинский, Новоуренгойский, Надымский и Ямальский.

Главной задачей предприятия является обеспечение государственных требований к безопасности полетов при организации воздушного движения и предоставление аэронавигационных услуг пользователям воздушного пространства.

Для этой цели «Аэронавигация Севера Сибири» применяет новейшие разработки российских ученых – радиолокационную аппаратуру, средства диспетчерской связи, системы автоматического зависимого наблюдения, захода на посадку и пр.

Предприятие в цифрах

• 18 аэродромов в зоне ответственности, из них 4 – международные (Тюмень, Сургут, Ханты-Мансийск, Нижневартовск)
• 46 055 км – протяженность воздушных трасс над регионом, из них 36 217,9 – международные воздушные трассы
• 1 млн 425 тыс. кв. км – воздушное пространство, контролируемое центрами ОВД
• более 800 закупок в год
• 2 300 сотрудников

Особенности проектов в филиале: Практически каждый проект содержит в себе процедуру закупки, которая должна быть выполнена в соответствии с требованиями закона. Сроки осуществления закупки при соблюдении всех сроков и требований варьируются от 1 до 6 месяцев в зависимости от типа закупки.

Большое количество закупок, необходимость укладываться в сроки и выполнять требования Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013, № 44-ФЗ и Федерального закона «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011, № 223-ФЗ обусловили внедрение на предприятии информационной системы управления проектами ADVANTA.

Цель проекта

• Создание целостной информационной системы, направленной на ликвидацию срыва сроков проектов, за счет выстраивания прозрачной системы информирования о состоянии мероприятий по закупкам.

Задачи

• Выстроить сквозной процесс управления проектами с закреплением персональной ответственности за результаты.
• Обеспечить формирование актуальной отчетной информации по результатам работы организации в различных разрезах по срокам и бюджетам.
• Создать централизованное хранилище информации в электронном виде, обеспечить формирование актуальной отчетной информации.

Александр Петрович Зубов, директор филиала «Аэронавигация Севера Сибири» ФГУП «Госкорпорация по ОрВД»: «Изначально целью внедрения была автоматизация процессов, связанных с закупками. Но в итоге, уже в процессе опытной эксплуатации ADVANTA, были определены дополнительные задачи, решаемые с помощью системы:

• Осуществляется контроль исполнения мероприятий по контрольным точкам (КТ), статусам, исполнителям, утвержденным и плановым датам КТ.
• Проекты сгруппированы по программам, функциональным группам и ответственным подразделениям (центрам ОВД).
• Отслеживаются и контролируются лимиты финансирования на год, происходит сопоставление с планом и фактом платежей, контроль дебиторской задолженности.
• Организовано пространство для хранения документов в рамках мероприятий.

В итоге система стала для нас большим помощником в процессе исполнения всех рабочих планов филиала».

По словам А.П. Зубова, основная функция системы – контроль отклонения по срокам в закупках. Шаблоны проектов были настроены и оптимизированы несколько раз: теперь в них отсутствуют задачи, только контрольные точки со своей длительностью, регламентами и т.д. В системе также администрируются организационные проекты и проекты, не связанные с закупочной деятельностью филиала. ADVANTA позволяет отследить, на каком этапе компания находится в рамках реализации портфеля проектов. Это и есть прозрачность. Более того, с помощью системы участники проектов могут корректировать те отклонения по срокам, которые либо уже наступили, либо планируются, или, наоборот, понять, где они идут с опережением графика.

Результаты проекта:

• Настроено и внедрено решение по управлению проектами и сроками закупок.
• В период внедрения в систему внесены 10 проектов. В дальнейшем остальные проекты были развернуты отделом управления проектами филиала «Аэронавигация Севера Сибири».
• Применена методика управления проектами по контрольным точкам.
• Запущены процедуры сбора статусов по КТ и проектам.
• Разработано 2 дашборда для руководства филиала: Статус закупок и Финансы закупок.
• На основании данных из системы еженедельно проводятся оперативные совещания у директора филиала с участием заместителей и руководителей прямого подчинения.

А.П. Зубов о планах по развитию филиала и системы: «К концу 2019 года у нас более 300 проектов в системе. На 2020 год мы планируем реализовать, как минимум, аналогичное количество проектов, но более детально проработать их в системе, соответственно, результаты будут более заметными и качественными. Максимальная цель на следующий год – уйти от альтернативных источников подготовки отчетов и полноценно использовать систему ADVANTA как наглядный инструмент для проведения совещаний, мониторинга и контроля проектов как руководителями среднего звена, так и непосредственно первыми руководителями филиала».

Факты о системе

• более 300 проектов в системе
• 2 типа проектов - закупки и организационные
• 2 410 контрольных точек
• 99 пользователей

Сергей Кошурников, руководитель проектов внедрения компании «Адванта Консалтинг»: «В рамках этого проекта для заказчика были подготовлены шаблоны под каждый тип закупки и настроены отчеты с требуемым набором индикаторов. Дополнительно в отчетности были сделаны настройки для учета финансов и сформирован Excel-отчет для вывода всей совокупной информации по закупкам».