Строительный холдинг "Садовое кольцо" ускорил согласование документов и сократил сроки возведения объектов недвижимости с помощью системы "1С:Документооборот 8"

Группа компаний "Садовое кольцо" работает на рынке недвижимости Московского региона с 2003 года. Сегодня это один из крупнейших застройщиков России, который занимается возведением жилых кварталов с сопутствующей инфраструктурой, а также отдельных многоквартирных домов, общественных зданий, инженерных сетей и сооружений.

Штат сотрудников предприятия насчитывает около 860 человек, которые работают в 30 территориально распределенных компаниях, занимающихся разными видами деятельности: девелопментом, проектированием объектов недвижимости, архитектурой и дизайном, управлением продажами квартир в новостройках и т.д.  Когда клиент заказывает строительство дома "под ключ" – от этапа проектирования до финишной отделки - над выполнением его заказа трудятся специалисты разных подразделений холдинга. От слаженности действий этих сотрудников напрямую зависит скорость выполнения заказа. Необходимо оперативно оформлять проектную документацию, согласовывать договора и сметы, контролировать исполнение поручений и сроки выполнения работ на объектах. Кроме того, нужно своевременно реагировать на обращения и жалобы граждан, ведь любое промедление с ответом на негатив может повлиять на имидж компании и лояльность реальных и потенциальных клиентов.

Ранее каждое структурное подразделение вело учет документов обособленно, в электронных таблицах. На поиск корреспонденции от граждан и контролирующих органов уходило много времени. Обмен данными между обособленными предприятиями был затруднен. Все это замедляло обработку и согласование документов, сроки реализации проектов могли затягиваться.

Руководство холдинга приняло решение о внедрении единой для всех подразделений системы электронного документооборота, которая позволила бы ускорить обмен документами между подразделениями, помогла сократить время на согласование договоров и смет, усилить контроль за своевременностью выполнения поручений.

Для регламентированного и оперативного учета в компании успешно используются программы на платформе "1С:Предприятие 8", поэтому и для решения задач автоматизации документооборота была выбрана система "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по внедрению стала компания "СофтЭксперт", имеющая успешный опыт внедрения систем электронного документооборота на различных предприятиях.

За шесть месяцев система была развернута на 40 рабочих местах в 8 основных ("материнских") компаниях холдинга: подразделениях девелопмента, проектирования, архитектуры и дизайна, эксплуатации объектов, оптимизации технических решений, охраны объектов недвижимости, управления продажами и управления генподрядными работами.

Ключевые итоги проекта:

• В электронный вид переведено около 30 видов документов и рабочих файлов: входящая и исходящая корреспонденция, первичные заявки, сметная документация, кадровые приказы, распоряжения, служебные записки, копии чертежей, дополнительные соглашения к договорам, акты приемки, взаиморасчеты, наряды, графики выполнения работ, финансовые документы, договоры с подрядчиками и поставщиками стройматериалов. Объем бумажного документооборота сокращен на 30%.
• Организована единая для всех компаний холдинга система хранения документов. Теперь нет необходимости копировать оригинал или распечатывать один и тот же документ в каждом подразделении, тратить силы и время на его доставку от одного согласующего лица к другому. Сотрудники "Садового кольца" могут в 2 клика поднять всю историю деловой переписки с тем или иным контрагентом и найти нужный документ. Реализованная в системе функция резервного копирования полностью исключила риск утери документации. Сотрудники работают с электронными копиями документов, в то время как оригинал в целости и сохранности лежит в архиве.
• Система позволяет в режиме реального времени контролировать распределение задач, оценивать загруженность и эффективность работы каждого сотрудника, отдела и подразделения холдинга. Можно в любой момент перераспределить задачи и получить отчет по исполнительской дисциплине. У руководителей компаний и отделов появилась возможность более рационально планировать работу своих подчиненных и контролировать сроки выполнения задач. В результате повысилась производительность работы каждого структурного подразделения в отдельности и всего холдинга в целом.
• Автоматизирована работа с договорами. Большая часть из них теперь формируется по стандартным шаблонам, что избавляет сотрудников от лишней рутины. Согласование электронных копий договоров может выполняться как параллельно, так и по заранее прописанным в системе маршрутам. При этом в обоих случаях согласующие лица получают мгновенный доступ к скан-копиям оригинала договора и всей сопроводительной документации. В итоге согласование договоров существенно ускорилось, решения принимаются быстрее, сделки заключаются более оперативно. Это помогло холдингу повысить эффективность взаимоотношений с клиентами, поставщиками, подрядчиками и инвесторами.
• Во всех основных подразделениях холдинга удалось оптимизировать процедуры подготовки и проведения совещаний, а также согласование и исполнение протоколов по ним. Приглашения на совещания теперь рассылаются сотрудникам через "1С:Документооборот 8". При этом к приглашению можно прикрепить все необходимые для предварительного ознакомления материалы. Ознакомившись с описанием мероприятия, получатели либо подтверждают свое присутствие, либо отклоняют приглашение. В результате организатор встречи заранее знает численность ее участников и даже может перенести событие, если время, на которое оно запланировано, окажется неудобным для большинства заинтересованных лиц. Процесс распределения поручений по протоколам мероприятий стал более упорядоченным. После совещания всем участникам рассылается протокол со списком задач и указанием исполнителей. Каждый сотрудник вправе как принять поручение, так и делегировать его другому компетентному специалисту в случае чрезмерной занятости. Это не только упростило процедуру приглашения сотрудников на мероприятия, но и помогло усилить контроль исполнения распоряжений.
• Кроме того, для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа к системе в соответствии с должностными обязанностями. Это не только упорядочивает работу штатных специалистов с документами, но и исключает риск несанкционированного доступа посторонних лиц к конфиденциальной информации холдинга.