ТД «Энерго» автоматизировал работу с первичными документами при помощи «Скан-Архива»

Компания «Торговый дом «Энерго» - крупный дистрибьютор продуктов питания и товаров народного потребления в Северо-Западном федеральном округе. Торговый дом сотрудничает с несколькими тысячами контрагентов. Регулярные отгрузки продукции и сопутствующая отчетность обуславливают большой документооборот – около 350 000 документов в год. Бухгалтерия на обработку и поиск в архиве такого количества бумаг тратила большое количество времени. В связи с этим, IT-служба предприятия решила автоматизировать работу с первичными документами.

Для решения этой задачи была выбрана программа «Скан-Архив», разработанная компанией «ГЭНДАЛЬФ». Основной критерий выбора – возможность создания электронного архива документов в базе «1С:Управление торговлей 10.3», в которой ведется оперативный учет в предприятии. Внедрением программы занималась IT-служба «Энерго».

После начала использования «Скан-Архива» бухгалтерской службой процесс обработки «первички» изменился. Операторы подают необходимые бумаги в сканер, который распознает документы и прикрепляет их электронные копии к документам в «1С». После этого обработанные сканы доступны для поиска в базе в любой момент. В среднем за день программа обрабатывает от 1500 до 2000 файлов. При необходимости их можно найти и выгрузить за считанные минуты. Это позволяет сотрудникам бухгалтерии готовиться к налоговым проверкам в разы быстрее, чем до внедрения решения, так как ранее для поиска «первички» в бумажном архиве требовалось несколько часов.

Руководитель IT-управления компании «Энерго» Эдуард Александрович Дамм рассказал о настройке ПО: «Для корректной работы «Скан-Архива» в специфике нашего предприятия мы внесли несколько доработок. Для сканирования обширных документов был добавлен алгоритм их проверки на целостность, позволяющий отслеживать не отсканированные страницы файлов. Поскольку компания использует нестандартные штрихкоды и номера документов, настройки обработки печатных форм были доработаны для корректного распознавания. Также мы добавили функцию автоматического старта распознавания печатных форм, чтобы исключить случаи, когда штрихкоды не читаются».