ТК "Болт.Ру" установила программу "Скан-Архив" и ускорила работу с документами в 5 раз

«Болт.Ру» занимается оптовыми поставками высококачественного крепежа по всей стране с 1992 года. За это время в компании накопилось огромное количество документов, которые непросто искать в архиве. Размеры документооборота велики: только одного вида документов в день может поступать до 100 штук. Их классификация и поиск вручную занимал много времени у бухгалтерии, в которой работает всего 3 человека.

Для автоматизации и упрощения этого процесса приняли решение установить «Скан-Архив». О нем бухгалтеры узнали в интернете: искали программу с нужными функциями – в том числе интеграцией с «1С». Это было важно, так как в компании используют «1С:Бухгалтерию предприятия».

Прежде на поиск одного документа вручную по каждому запросу у бухгалтеров уходило в среднем 20 минут. С внедрением «Скан-Архива» ситуация изменилась. Теперь отправляться в хранилище документов нет необходимости – нужный документ они находят в программе за пару кликов.

Не менее важной для «Болт.Ру» стала помощь «Скан-Архива» в подготовке отчетов по запросам налоговой. Этот процесс ускорился в 5 раз. Пакет документов с помощью функции «Экспорт скан-образов» можно выгрузить в отдельную папку и отправить в налоговую за несколько минут.

Рассказывает бухгалтер ООО «Болт.Ру» Надежда Вахрушева:

- Благодаря «Скан-Архиву» наши бухгалтеры больше не тратят время на долгий поиск документов. Мы отправляем оригиналы в бумажный архив, потому что в программе можно в любой момент получить нужные скан-образы. Эту функцию мы редко используем в работе с контрагентами, но зато она отлично помогает при подготовке к встречным проверкам налоговой. Могу сказать, что «Скан-Архив» - удобная программа, которая справляется со своими задачами. Бывают трудности с распознаванием некоторых типов документов, но они решаемы с помощью техподдержки.