Внедрение БИТ.ФИНАНС сократило затраты предприятия в два раза — кейс PORTO MARE

По результатам внедрения, получение регламентированной отчетности ускорилось на 30%, а управленческой – на 50%. Операционные и административные расходы упали в два раза, а трудозатраты сотрудников – на 30%.

До проекта управленческий анализ и финансовое планирование осуществлялись в Excel. Из-за большого количества операции (150-300 в день) и разрозненности управленческих систем сбор данных отнимал у сотрудников много сил и времени. Также сложностей добавляло отсутствие цифровой системы казначейства, чтобы можно было быстро отправлять и утверждать заявки на денежные траты.

Руководство довольно открывшимся перед ними возможностям оперативного учета, позволяющими строить прогнозы на основе самых последних и точных данных о состоянии бизнеса:

«Удалось достичь целей, которые мы ставили: процессы планирования и контроля различных бюджетов стали прозрачны, доступны и понятны для любого менеджера. Управленческая отчетность формируется оперативно, что позволяет строить прогнозы на достоверных данных здесь и сейчас. Мы довольны результатами совместного проекта и планируем дальнейшее развитие системы», — говорит Елена Павлючкова, финансовый директор PORTO MARE.

Заявки на использование денежных средств теперь подаются через 1С и согласовываются прямо там же, без переноса в другую систему (раньше для этого использовался «Битрикс24»). Для разных операций предусмотрены разные схемы согласования. Также система позволяет отслеживать, вписываются ли траты в распланированный бюджет.

Планирование и многоуровневое бюджетирование теперь тоже проходят в единой системе. Автоматизированы контроль задолженностей, платежный календарь, планирование и план-фактный анализ бюджетов.

Данные из операционных бюджетов переходят в функциональные автоматически. Появилось множество аналитических инструментов, позволяющих изучать плановые и фактические данные. Отчеты формируются в считанные мгновения – раньше их подготовка занимала 3-5 рабочих дней, проведенных в Excel.

Компания и раньше активно использовала различные программы для автоматизации бизнес-процессов: «1С:Общепит», iiko, Logus HMS, «Битрикс24», 1С:ЗУП. От «1С:Общепита» решили отказаться, ведь все функции, которые он выполнял в последние годы, есть и в современной «1С:Бухгалтерии». С остальными программами наладили интеграции, и теперь все данные из них собираются в новой учетной системе.

Основной сложностью при организации регламентированного учета стала мультиканальность, парк-отель включает несколько юридических лиц.

Специалисты бережно перенесли в объединенный программный комплекс учетную логику каждого юрлица, а также унифицировали все справочники и номенклатуру. В будущем компания планирует автоматизировать с решением работу с договорами и закупки.

Парк-отель PORTO MARE принимает отдыхающих с 1961 года. Сегодня это четырехзвездочный отель международного уровня, отвечающий стандартам класса «люкс». Главная особенность бизнеса – путевки продают напрямую клиентам, без посредников в виде турагентств.

«Первый Бит» – международный IT-интегратор и разработчик собственных решений для бизнеса. Один из крупнейших партнеров 1С обеспечивает рабочими местами 6000 специалистов в 60 городах.

«БИТ.ФИНАНС» – собственная разработка «Первого Бита» на платформе 1С, мощная система для организации и автоматизации управленческого учета. Успешно используется более чем 4000 компаний.