Hochland анализирует себестоимость и прогнозирует затраты на платформе Optimacros

ООО «Хохланд Руссланд» – крупнейший в России производитель плавленых, творожных, полутвердых и фета-сыров. Компания работает на российском рынке с 2000 года, входит в состав международной продовольственной группы Hochland. Производит и продает сыры под собственными брендами – Hochland, Hochland Professional, Almette, Grünländer и Фетакса. Продукция Hochland представлена как в потребительском сегменте, так и в сфере общественного питания.

Предполагалось, что оптимизация планирования будет осуществляться на базе системы SAP, в которой ведется учетная деятельность. Но из-за рисков использования иностранного ПО, рассматривались отечественные разработки. Одним из ключевых требований Hochland к подрядчику было применение самых передовых технологий.

Одним из ключевых требований Hochland к подрядчику было применение самых передовых технологий. Чтобы удостовериться, что отечественная платформа Optimacros закроет все потребности, компания вместе с интегратором реализовала два проекта: был разработан пример отчета по себестоимости и автоматизировано планирование расходов по МВЗ (места возникновения затрат) и заказам. Убедившись в возможностях платформы и компетенциях сотрудников ИТ-компании, руководство Hochland приняло решении о масштабировании проекта.

Заказчик поставил перед специалистами «АТОМС Консалтинг» две задачи:

- создать инструмент для анализа себестоимости, т.е. доработать решение, созданное в тестовом проекте, для использования в рабочем режиме;

- автоматизировать процесс прогнозирования затрат.

Для выполнения первой задачи была настроена автоматическая передача элементов справочника материалов из SAP: готовой продукции, полуфабрикатов и сырья, фактических и плановых данных себестоимости готовой продукции. Для переноса информации специалистами Hochland на базе модуля ETL Optimacros разработана шина данных. Также с помощью инструментов Optimacros были автоматизированы сложные расчеты себестоимости с детализацией до базовых элементов сырья. В результате специалисты отдела контроллинга получили отчет для анализа себестоимости в следующих разрезах: Заводы, Группы Материалов, элементы справочника Материалов разных уровней, переделы, количество и стоимость.

Комментируя результаты, Максим Селезнев, партнер «АТОМС Консалтинг», отметил: «Автоматически формируемые в Optimacros отчеты позволяют детализировать себестоимость готовой продукции на всех уровнях производственного процесса до базовых элементов справочника Материалов (сырья). Благодаря этому скорость анализа данных и поиска отклонений повысилась в 2-3 раза. Работы по созданию модели в Optimacros выполнены за 1, 5 месяца».

По второй задаче на сегодняшний день автоматизированы четыре блока прогнозирования затрат: по местам и видам затрат, по заказам, затратам на доставку (Логистика) и на командировки.

Для автоматизации прогнозирования затрат специалисты «АТОМС Консалтинг» и Hochland настроили автоматическую передачу справочников – Заказов, МВЗ, Видов затрат, готовой продукции и других, необходимых для решения задачи, а также фактических данных (по МВЗ и Заказам) из SAP. Система осуществляет проверку их качества, что позволяет пользователям оперировать единой непротиворечивой информацией, исключить проблемы при консолидации и оптимизировать время на поиск и анализ ошибок. Полученные фактические данные используются для сравнения при план-фактном анализе и заполнении прогноза.

Для сотрудников заказчика разработаны удобные формы ввода прогнозных данных, учитывающие возможность выбора срезов, по которым будет формироваться прогноз, и просмотр фактических результатов предыдущих периодов. По блокам «Логистика» и «Командировки» предусмотрен ввод нормативов и расчет затрат на их основании. Так, для расчетов по командировкам пользователю достаточно внести информацию по количеству сотрудников, пунктах назначения и количестве суток, а система автоматически добавит нормативы по стоимости билетов и проживания, суточным и рассчитает прогноз затрат. По блокам МВЗ и заказам затраты вносятся в суммарном виде.

Благодаря созданному интерфейсу управления мэппингами и справочниками, у специалистов отдела контроллинга появился удобный инструмент для управления всей моделью прогнозирования. Они могут добавить или убрать статьи для определенных ответственных, внести новые или поменять действующие нормативы, добавлять дополнительные элементы в справочники, менять атрибуты.

Система консолидирует все прогнозы в итоговый отчет для директоров и руководителей подразделений. Полученные данные можно детализировать по запланированным затратам, ответственным, которые их планировали, подразделениям, заказам. Кроме этого, пользователи получили возможность сравнить план-факт, «провалиться» до фактических проводок, чтобы посмотреть, из чего сформировалась конкретная сумма. Это существенно упрощает анализ данных.

«Hochland реализует масштабную стратегию трансформации, которая затрагивает все направления бизнеса. Мы рассматриваем автоматизацию процесса прогнозирования затрат на основе российского ПО, как одну из составляющих системы интегрированного планирования, которая позволит превратить стратегические цели компании в операционные задачи, - комментирует Павел Пузанов, руководитель отдела информационных технологий и цифровой трансформации Hochland. – Сегодня мы думаем о единой цифровой платформе, которая объединит бизнес- и финансовые процессы компании. И в качестве следующего шага планируем автоматизацию процесса прогнозирования продаж и планирования производства».

Проект реализовывался в 2 этапа: на первом этапе с моделью работали 10 пользователей, на втором – около 60 специалистов. Для реализации потребовалось 3,5 месяца.