ИИ для ключевых этапов закупочного процесса: БФТ-Холдинг расширил возможности «БФТ.Закупки»

«БФТ.Закупки» – российская SRM-система для автоматизации полного цикла закупок: от формирования и согласования потребностей до проведения закупочных процедур, исполнения договоров и аналитики. Интеллектуальный помощник расширяет возможности решения и включает нейроассистента, который помогает пользователям при работе с информационной системой, и ИИ-сервисы для решения прикладных задач закупочного процесса.
 
Нейроассистент отвечает на вопросы пользователей в режиме 24/7, помогает находить информацию в базе знаний, предоставляет инструкции и разъяснения по работе в системе. Его применение упрощает адаптацию новых сотрудников, обеспечивает дополнительный канал поддержки и позволяет снизить нагрузку на специалистов сопровождения. 
 
ИИ-сервисы помогают автоматизировать трудоемкие операции закупочного процесса: подбор классификационных кодов, подготовку документации, анализ заявок участников и работу с внутренними регламентами.
 
· Интеллектуальный подбор ОКПД2 и КТРУ
ИИ-сервис выполняет гибридный поиск по контрактным позициям, сопоставляет описание объекта закупки с реальными примерами и ранжирует наиболее подходящие коды. Пользователь получает релевантные варианты ОКПД2 и КТРУ, пояснения по предложенным вариантам и примеры реальных контрактов. Это позволяет сократить время на подбор классификационных кодов и снизить риск ошибки при их выборе. 
 
· Формирование описания объекта закупки и подбор аналогов
ИИ-сервис анализирует исходные характеристики объекта закупки, помогает сформировать его описание и подобрать аналогичные товары. Он также способен выявлять в исходных формулировках признаки, потенциально ограничивающие конкуренцию, и предлагать нейтрально равнозначные требования.
 
Использование инструмента помогает сократить время на подготовку закупочной документации и снизить риски получения жалоб и предписаний. 
 
· Проверка заявок и документов участников
ИИ-сервис распознает документы, представленные участниками закупки, извлекает необходимые сведения и сопоставляет их с требованиями извещения. Пользователь получает информацию о выявленных несоответствиях, расхождениях и рисках для последующего принятия решения.
 
Такой подход позволяет существенно сократить объем ручной проверки документов и минимизировать вероятность пропуска несоответствий. 
 
· Работа с Положениями и регламентами о закупках
Еще одно направление применения интеллектуального помощника – анализ внутренних Положений и регламентов о закупках. ИИ-агент извлекает из неструктурированных документов лимиты, пороги, условия выбора способа закупки и другие параметры и формализует их для дальнейшего использования в закупочной системе в виде бизнес-правил и контролей.
 
Это позволяет сократить трудозатраты на ручную настройку параметров, упростить соблюдение требований внутренних документов и быстрее актуализировать правила при изменении Положений или регламентов о закупках. 
 
При этом все ИИ-инструменты в сфере закупок от БФТ-Холдинга не привязаны к конкретному решению и могут использоваться как самостоятельные сервисы и интегрироваться в действующую SRM-систему заказчика.
 
«В закупках особенно много операций, где специалисту необходимо анализировать значительные объемы данных и документов, сопоставлять требования и контролировать соблюдение регламентов. Именно в таких сценариях ИИ способен дать наиболее заметный практический эффект. Поэтому мы рассматриваем интеллектуального помощника как набор взаимосвязанных инструментов, которые могут сопровождать специалиста на разных этапах закупочного процесса. При этом важно, чтобы работа ИИ оставалась прозрачной и контролируемой, а итоговое решение сохранялось за человеком. Этот принцип является одним из ключевых в подходе БФТ к применению ИИ в своих цифровых решениях», – комментирует Рустам Ардавов, директор Департамента закупок и финконтроля БФТ-Холдинга.