«Почта России» автоматизировала учет рабочего времени с помощью Goodt WFM

Масштаб проекта стал его ключевой особенностью и главным вызовом. Отделения «Почты России» расположены во всех регионах страны, в разных часовых поясах, делятся на несколько классов в зависимости от объемов работы, предоставляемых услуг и графика, и каждое имеет свое штатное расписание с утвержденными обязанностями. Компании была необходима единая информационная система планирования и учета рабочего времени, которая бы позволила консолидировать данные по графикам, табелям и людям. Главная задача — повысить эффективность использования трудовых ресурсов, оперативность и прозрачность процессов.

На первом этапе проекта было настроено интеллектуальное планирование графиков, в результате эффективность работы существенно выросла: количество операторов стало соответствовать объему работ в каждый конкретный момент. WFM-система вычисляет для каждого отделения его возможную нагрузку на основе профиля дня и строит гибкое расписание для сотрудников. Из центрального офиса в Москве теперь можно в режиме реального времени контролировать ситуацию в любом регионе — от Северного Кавказа до Дальнего Востока.

Вторым этапом стал переход на полностью автоматизированный процесс учета рабочего времени для 120 000 сотрудников отделений почтовой связи. Ранее итоговые цифры приходилось вручную заносить в программу, что отнимало много времени, теперь табель формируется день в день. WFM-система фиксирует начало и окончание рабочего дня, опоздания и ранние приходы, отпуска и отсутствия и пр., учитывается и совместительство должностей у персонала, что является одной из особенностей «Почты России». 

Цифровизация учета рабочего времени дополнена мобильным механизмом регистрации на базе QR-кодов: факт присутствия сотрудника фиксируется через сканирование кода с помощью смартфона. Решение реализовано как часть единой автоматизированной системы и позволяет масштабировать точный учет на всю филиальную сеть без дополнительных технических вложений. 

Все данные о фактически отработанном времени, сформированные Goodt WFM, автоматически передаются для расчета заработной платы. Специально для проекта был разработан интеграционный модуль с 1С, который способен вычислять дельту изменений для эффективного обмена данными. 

Помимо этого, была выполнена интеграция с другими системами «Почты России» — ИСС «Паспорт ОПС» и ЕИАП (единой информационно-аналитической платформой). 

Татьяна Кленкина, заместитель генерального директора АО «Почта России»: «Мы постоянно совершенствуем наш ИТ-контур на базе отечественных решений и лучших практик. Внедрение решения Goodt WFM — это не просто автоматизация рутинной задачи, а серьезный шаг к созданию прозрачной и справедливой системы учета рабочего времени. Мы рассматриваем автоматизацию не как конкурента для команды, а как инструмент, который освобождает наших специалистов от рутинных операций. Теперь HR может сосредоточиться на задачах, где действительно важен человеческий вклад: развитие персонала, построение систем мотивации, улучшение опыта сотрудников. Мы видим в этом решении не только средство оптимизации процессов, но и основу для повышения объективности учета и качества управленческих решений».

Алексей Колганов, директор направления WFM компании Goodt: «Одна из ключевых сложностей при цифровизации учета рабочего времени заключалась в настройке интеграционных процессов и координации содержимого табеля с кадровыми процедурами в плане передаваемых данных и их формата. Необходимо было учесть особенности отделений, расчета ставок и совместительства нескольких должностей одним сотрудником. Наша WFM-система обеспечила достоверность учета рабочего времени и автоматический контроль исполнения ТК РФ. Запуск проекта таких масштабов тоже был вызовом. Новые решения тиражировались волнами: в каждой волне месяц отводился на подготовку данных, обучение пользователей и запуск системы, следующий отрезок — 1-2 месяца — выделялся на решение различных вопросов после перехода на новый формат работы».