Croc Code провел обновление и импортозамещение системы электронного документооборота госструктуры в автодорожной отрасли

Ежегодный документооборот структуры - это более 250 тысяч исходящих, входящих, внутренних и распорядительных документов, в том числе обращений граждан, заявлений на оказание госуслуг, организационно-распорядительных документов, протоколов и поручений. Общий объем обрабатываемых за год документов ежегодно прирастает примерно на 10 %.

Заказчик планомерно развивал СЭД около 15 лет, расширяя функциональность для пользователей и автоматизируя новые бизнес-процессы. Однако ранее у каждой подведомственной организации в рамках общей СЭД была обособленная подсистема, и необходимо было осуществлять два полных цикла документооборота в двух организациях. Также потребовалось адаптировать СЭД под новые условия, возникшие в результате кадровой реформы. Было принято решение выстроить сквозные процессы, чтобы сохранить высокий уровень исполнительской дисциплины даже в случае оптимизации штата.

Обновленную СЭД запустили в промышленную эксплуатацию в январе 2021 года. Проект длился год. За это время специалисты Croc Code перевели систему на платформу из реестра отечественного ПО КСЭД 3.0, создав при этом комплексную систему управления контентом (СSP*), интегрированную с несколькими государственными системами для межведомственного взаимодействия. Она охватывает внутренний и внешний документооборот заказчика и его подведомственных учреждений, централизуя документооборот во всей структуре организации, а также обеспечивает ведение электронного архива документов. В систему уже загружено около трех миллионов документов.

У всех сотрудников заказчика появился безопасный дистанционный доступ к веб-версии СЭД, которая позволяет работать с документами не выходя из дома, в том числе согласовывать и подписывать их на планшете или ПК. Такой функционал стал необходим в условиях пандемии.

Среди новых функций системы – обновленный календарь контрольных задач, автоматическое формирование срока исполнения для каждого документа. Адаптирован функционал редактирования документов: теперь пользователи могут использовать шаблоны, редактировать и объединять версии, автоматически актуализируя обновления в системе. Это экономит время на согласование и доработку документов и снижает риск ошибок. Система, как и раньше, поддерживает функции потокового сканирования и распознавания входящей корреспонденции, которые теперь дополнены возможностью добавлять ссылки на связанные обращения. Для упрощения поиска и структурирования информации появилась функциональность меток, которые могут меняться в ходе работы пользователей. Предусмотрен расширенный поиск документов.

Добавилась возможность формировать отчеты по ряду критериев – ранее перечень документов, сроки исполнения которых были просрочены или приближались к сроку исполнения, можно было получить только в формате общего аналитического отчета и автоматических напоминаний по почте. А в дополнение к привычному для пользователей редактору документов MS Word были подключены LibreOffice Writer и МойОфис.

Одной из ключевых задач проекта была настройка взаимодействия СЭД со смежными системами. Croc Code наладил интеграцию с сайтом заказчика для обработки обращений граждан и с единой информационно-аналитической системой, облачной СЭД вышестоящей госструктуры для ускорения регистрации входящих документов, единым порталом государственных услуг (ЕПГУ) для обработки запросов на оказание госуслуг, порталом ССТУ.РФ для передачи результатов рассмотрения обращений граждан через Администрацию Президента РФ, официальным интернет-порталом правовой информации для публикации нормативно-правовых актов, информационной системой досудебного обжалования для рассмотрения жалоб на решения и действия в рамках оказания госуслуг. Также СЭД обменивается данными с системами межведомственного взаимодействия и межведомственного электронного документооборота новой версии 2.7.1 (СМЭВ, МЭДО).

Обновленная СЭД позволяет учесть особенности процессов заказчика, требования к безопасности и является фундаментом для дальнейшего развития системы.

“В основе новой СЭД - современные открытые решения и технологии, которые предоставляют нашему клиенту возможность принимать участие в разработке функциональности системы, - добавляет Алексей Пестерев, Директор бизнес-группы "Управление контентом и документооборот" Croc Code. - Это помогает ускорить внедрение новых функций системы, например, добавление сервисов, построенных на технологиях искусственного интеллекта. Благодаря этому система, обученная на большом массиве данных, сможет сама подбирать материалы, готовить проекты документов по типовым ответам или предлагать проекты резолюций.