Эксперты i-Sys Labs реализовали гибкую систему управления закупками и контрактами в международной финансовой компании 4finance

ВЫЗОВ

Заказчику был необходим перенос и оптимизация существующих процессов работы с договорами, заявками на закупку, счетами, поставщиками и т.д. из существующей системы в SharePoint Online. Текущая система заказчика была не эргономична, сложна для пользователей и не позволяла оперативно реагировать на организационные изменения в компании. Кроме того, была необходима реализация возможности работать с системой онлайн и проводить согласование через почту. Заказчик планировал получить удобную, интуитивно понятную систему, с возможностью гибкой настройки и прозрачным процессом согласования.

РЕШЕНИЕ

В качестве платформы для решения задачи были выбраны Оffice 365 и SharePoint Online, а также линейка продуктов ZForms и ZFlow для быстрой low-code автоматизации процессов в Office 365.

Несмотря на большой опыт внедрения высоконагруженных систем enterprise-уровня на базе SharePoint и SharePoint Online, с учетом требований Заказчика задача оказалась весьма нетривиальной.

За 9 месяцев длительности проекта была проведена огромная совместная работа – специалисты i-Sys Labs совместно с коллегами из 4finance продумывали возможности унификации бизнес-процессов с учетом специфики законодательства, мультивалютного учета, сложного ценообразования, организационной структуры в каждой из стран присутствия Заказчика.

Одним из ключевых моментов автоматизации был учет сложных процессов согласования документов в компании, предполагающих сложную систему ролей, разнообразие маршрутов согласования для различных юридических лиц, множество исключений, зависимость от лимитов согласования и других критериев.

Для упрощения администрирования сложной системы ролей многие процессы управления организационной структурой, ролями и правами доступа были автоматизированы. Был создан механизм автоматического создания системных ролей и назначения им требуемых прав доступа при создании элементов в системе, от которых зависит роль. Например, при создании нового юридического лица в системе для него автоматически создаются роли: юрист, бухгалтер, специалист по документообороту, финансовый директор и управляющий менеджер и так далее. При этом есть возможность создавать нужные роли с настраиваемыми правами доступа вручную.

Важным требованием бизнеса была возможность корректировки маршрутов согласования документов без привлечения разработчиков и системных администраторов. Для реализации этого требования была создана система справочников, позволяющих задавать общие маршруты для группы юридических лиц, маршруты для которых являются более или менее схожими, и указывать исключения для отдельных юридических лиц. Управление справочников осуществляется группой ответственных сотрудников из бизнес-подразделения.

Завершив работу над первой стадией проекта и внедрением системы, проектная команда занялась изучением продукта и возможностей его улучшения. Принимая во внимание рост объема данных, внедрение новых модулей, сложную систему доступа к документам и известные ограничения SharePoint, — было принято решение оптимизировать вторую проектную фазу и отойти от классического архитектурного решения SharePoint Server для SharePoint Online. После проведения анализа и тестирования альтернативных сценариев, cувеличением нагрузки на ключевые компоненты системы, было найдено нестандартное решение —технологическая модернизация архитектуры системы и перевод наиболее сложных модулей на гибридное хранение данных.

Для обеспечения непрерывного функционирования системы во время перехода на гибридную схему был применен итерационный подход, который позволил регулярно снижать нагрузку на SharePoint. В первую очередь была произведена миграция архивных данных. Данные из списков SharePoint перенесли в структурированное хранилище на базе SQL Server, развернутое в инфраструктуре 4finance, с последующим помодульным переносом функциональности на новую схему.

В результате перехода на гибридную схему значительно повысилась скорость работы системы, стали доступны дополнительные возможности построения отчетов с помощью средств прямого доступа (сводные таблицы в Excel, отчеты в PowerBI) и реализованы специализированные механизмы взаимодействия с данными в собственной БД. Данное решение не только позволило достигнуть поставленных целей но и повысило эффективность работы с сохранением ключевых возможностей SharePoint Online: совместной работы с файлами, версионности, логики процессов на базе движка процессов SharePoint Online.

В качестве редактора бизнес-процессов специалисты i-Sys Labs использовали свое решение для SharePoint Online – редактор бизнес-процессов ZFlow, позволяющий настраивать сложную бизнес-логику без привлечения программистов. При этом, благодаря интеграции решений, небольшие процессы, например, обработки выходящих почтовых уведомлений, были сделаны на Power Automate. Для создания форм использовалось low-code решение под Office 365 ZForms, позволяющее создавать адаптивные современные экранных формы в стилистике Office 365. Важным требованием Заказчика к экранным формам системы было обеспечение режима единого окна просмотра вложений и реквизитов, без перехода на отдельные страницы или открытия офисных приложений. Возможности ZForms позволили реализовать данное требование без существенных трудозатрат.

В отношении инфраструктуры, так же было важно настроить связь с существующими системами. Так, основной базой данных стали HR платформа, автоматически передающая информацию о всех сотрудниках и их организационной принадлежности, и EPR система, отправляющая данные по всем финансовым параметрам: кост центры, счета, валюты, дименсии, и т.д.

Дополнительным требованием было двустороннее общение, позволяющее оптимизировать и автоматизировать процессы внутри компании, Colibri должна была не только принимать, но и отправлять данные в другие системы. Для этого была произведена полная синхронизация с ERP системой, где вся информация из заявок отправляется в бухгалтерскую систему: счет модифицируется и автоматически отражается как бухгалтерская проводка, а запрос на поставщика позволяет любому сотруднику, даже без бухгалтерского доступа, инициировать создание/изменение поставщика, который после согласования бухгалтера переносится как карточка поставщика в бухгалтерскую систему.

“Самая главная задача, которую мы ставили при создании этой системы – интуитивно понятная и адаптивная система, которая синхронизирована с внутренней инфраструктурой компании. После реализации и стабилизации продукта, я могу сказать, что мы этого добились. Полученное решение легко маштабируемо, позволяет внедрять изменения без привлечения ИТ специалистов, интуитивно для пользователей и большинство ручных процессов автоматизировано.

После внедрения системы, за счет прозрачности данных, унифицированных и автоматизированных процессов, стало возможным не только снизить расходы на закупки, ускорить сроки рассмотрения и согласования документов, но и уменьшить ресурсы, необходимые для поддержки и обработки определенных заявок, в два раза". – рассказала Елена Раздевилова, руководитель проекта со стороны 4finance.

В рамках проекта были разработаны 8 модулей, в том числе следующие модули и процессы:

Управление закупками:

• Планирование закупок и контроль бюджета
• Создание и согласование заявок на покупку (инвестиционные, товарные, операционные)
• Тендер поставщиков
• Проверка контрагентов (белый и черный списки)

Управление контрактами:

• Управление заключением типовых и нестандартных договоров
• Согласование различных видов договоров и дополнительных соглашений
• Подготовка пакета договорных документов
• Ускоренное создание контактов через шаблоны

Управление счетами и платежами:

• Автоматизированная обработка входящих электронных счетов
• Автоматическое назначение документа на ответственный департамент
• Размещение и утверждение заказов на покупку
• Обработка различных типов счетов, включая авансовые и кредитные
• Отправка информации для проводки в бухгалтерскую систему
• Формирование списка заявок, ожидающих оплаты

Жалобы:

• Регистрация жалоб
• Рассмотрение жалоб
• Напоминания и делегирование задач

РЕЗУЛЬТАТ

В итоге основные потребности заказчика были реализованы. Пользователи получили удобную, эргономичную систему, с возможностью пользоваться ей с любого рабочего места, с прозрачным процессом согласования документов и возможностью их согласования из почтового уведомления.

На текущий момент продолжается развитие системы, реализуется дополнительная функциональность.

Общее количество пользователей системы сегодня – около 2000.