«Гэндальф» внедрил «Скан-Архив» на заводе по производству алкоголя

«ИнвестПартнер» расположен в Тульской области. Завод имеет большую историю, которая началась в 1911 году. Сейчас «ИнвестПартнер» - масштабное производство мощностью 6 млн декалитров или 120 млн бутылок в год. Компания работает с тысячами контрагентов, которые находятся не только в России, но и в странах Шенгенского соглашения и Евразийского экономического союза.

Этим обусловлен довольно большой документооборот «ИнвестПартнера» – еженедельно обрабатывается свыше тысячи документов. А для хранения бумажного архива компании выделено отдельное помещение.

С начала 2020 года на заводе стали работать с программным обеспечением «Скан-Архив», которая является разработкой компании «Гэндальф». Программа считывает реквизиты или специальные штрих-коды входящей и исходящей бумажной документации, распознает их и прикрепляет скан-копии к карточкам в базе «1С». Благодаря этому сканы любых документов можно находить в один клик прямо в базе и контролировать возврат документов от контрагентов с помощью специального отчета.

Сейчас «Скан-Архивом» активно пользуются бухгалтерия и отдел продаж, а также те сотрудники «ИнвестПартнера», кто непосредственно занимается реализацией продукции. Также в базу «Скан-Архива» постепенно переносят документы из бумажного архива за прошлый год.

Главный бухгалтер «ИнвестПартнера» Татьяна Сафонова рассказала: «Скан-Архив» очень удобен при поиске документов. Раньше мы вели реестр первичных документов в Excel или в «1С», а при подготовке к отчетам или к проверкам нужно было идти в архив, поднимать и просматривать папки, искать документы, сканировать, копировать. Сейчас этого делать не нужно. Также удобно отслеживать возвращение документов от многочисленных контрагентов. Теперь мы уверены, что все финансовые документы находятся под контролем».