Импортозамещение в корпоративном документообороте: как отечественное решение повышает качество документов и процессов их согласования

Решение предполагает оптимизацию и автоматизацию процессов обработки документов организации, выстраивание эффективной концепции «безбумажного делопроизводства» с использованием системы Directum RX от российского вендора, адаптированной ИТ-компанией Croc Code для ФЦК. Внедрение электронного документооборота позволяет «разгрузить» от бумажной работы сотрудников делопроизводства, закупок, бухгалтерских, кадровых и юридических служб. Решение позволяет сократить время на обработку документов, минимизировать перемещения по офису, упростить согласование командировок, а главное — исключить физическое присутствие руководителя при подписании документов.

Кроме того, предлагаемые мероприятия позволят многим компаниям оптимизировать расходы на бумагу и материалы для принтеров. ФЦК рекомендует решение, которое уже реализовано внутри компании и доказало свою результативность. Чтобы увидеть, как 10 взаимосвязанных процессов, выстроенных экспертами ФЦК, дают значимый результат при работе с документами внутри организации, необходимо оставить заявку на ИТ-Платформе «Производительность. РФ».

«Документооборот – это кровеносная система любой организации. Мы на своем опыте убедились в эффективности СЭД и рекомендуем его своим клиентам. В портфеле ФЦК есть услуга «Удобный документооборот», которая поможет выстроить эффективную концепцию безбумажного делопроизводства и полностью автоматизировать процессы обработки документов. СЭД позволит значительно сократить время работы с входящими и исходящими документами, служебными записками и поручениями. Наши эксперты уже внедряют на российских предприятиях автоматизированные типовые решения, исключая все неэффективные процессы. Электронный документооборот сегодня как никогда актуален в связи с временными перебоями поставок бумаги и расходников для принтеров. Это может сыграть на руку российским компаниям и ускорить их цифровизацию», – отмечает Светлана Горчакова, заместитель генерального директора ФЦК по аналитике и методологии.

Услуга «Удобный документооборот» позволит выстроить процессы управления и обработки документов. Эксперты ФЦК и партнер услуги обеспечивают внедрение и адаптацию системы, проводят обучение руководителей и сотрудников организации. В ходе проекта передаются методики и шаблоны для выстраивания оптимальных регламентов по работе с документами организации.

Напомним, что ФЦК предоставляет высокопрофессиональные услуги управленческого консалтинга и является оператором национального проекта «Производительность труда» в части адресной поддержки предприятий-участников. Более 3 400 предприятий в 75 регионах страны повышают эффективность, используя бережливые технологии, при помощи устранения потерь и оптимизации процессов.

СЭД на базе системы Directum RX внедрена в ФЦК с 2019 года. В 2020 году ФЦК выбрал Croc Code исполнителем работ по ее поддержке и модернизации. Компания Croc Code более 10 лет разрабатывает программные решения, стратегии и сервисы с отраслевой экспертизой и собственными продуктами в реестре российского ПО.

СЭД потребовала оперативной доработки уже автоматизированных и быстрого ввода в работу новых бизнес-процессов с обеспечением доступа в систему с любых устройств. В рамках проекта были реализованы новые форматы отчётов, позволяющие выгрузить требуемые данные, разработаны специальные виджеты для быстрого анализа статуса дел. Сегодня специалисты Croc Code поддерживают бесперебойный и удобный доступ в СЭД, в том числе с использованием мобильного приложения для сотрудников и топ-менеджмента ФЦК. Ключевая задача – обеспечить работоспособность всего функционала СЭД. Всего система охватывает более 350 сотрудников, которые большую часть времени находятся на предприятиях, вне офиса.  Особое внимание в ФЦК уделяется исполнительской дисциплине, соблюдению сроков согласования документов.

«В данном проекте большое внимание уделяется бесперебойной работе системы, постоянному доступу к ней и быстрому консультированию сотрудников ФЦК по возникающим вопросам в рамках закрепленного SLA. Croc Code выступает не только как исполнитель работ, но и как бизнес-консультант, превнося свою экспертизу и опыт, что помогает выбирать оптимальные и уже проверенные решения при модернизации системы. Это позволяет получить максимальную эффективность для заказчика в кратчайшие сроки. Особое внимание уделяется изменениям законодательства, которые важно учитывать при развитии системы», - говорит Алексей Пестерев, директор бизнес-группы «Управление контентом и документооборот» ИТ-компании Croc Code.