Как «Калуга Астрал» оптимизировала работу с бухгалтерскими документами

Группа компаний «Калуга Астрал» ведет свою деятельность с 1993 года, основное ее направление — разработка и внедрение систем для сдачи электронной отчетности. У компании 40 обособленных подразделений и развитая партнерская сеть, которая насчитывает более 5 000 партнеров. Более 400 000 организаций и частных предпринимателей России используют системы «Калуги Астрал» для отправки отчетности в контролирующие органы.

Поставляя на рынок информационных технологий программное обеспечение, компания регулярно автоматизирует и упрощает свои бизнес-процессы. Так для полного контроля бухгалтерских документов «Калуга-Астрал» внедрила программу «Скан-Архив», разработанную своим партнером «ГЭНДАЛЬФ».

Ранее для поиска оригиналов бухгалтерских документов необходимо было отправиться в большой бумажный архив компании, в котором также подшитыми в папках хранились сотни документов клиентской службы и удостоверяющего центра. Контролировали возврат выписанных документов сотрудники, отвечающие за сделку. В то время как бухгалтеры, отправляясь на поиски документов, зачастую не были уверены, присутствуют ли в архиве нужные оригиналы.

После внедрения программы «Скан-Архив» бумажные документы стали переводиться в скан-копии сразу же при получении и храниться в электронном виде прямо в «1С». Вносит в «Скан-Архив» документы 1 оператор – сканирует, загружает и дает к ним доступ сотрудникам других подразделений «Калуги Астрал». В базе возвращенные документы помечаются цветом, и в любой момент их можно просмотреть или выгрузить через кнопку «Экспорт» по заданным параметрам - название, вид, дата, что значительно сокращает время на подготовку к налоговым проверкам.

Елена Анатольевна Голышева, главный бухгалтер компании «Калуга Астрал», отметила: «Когда возникают спорные вопросы при подготовке актов сверок, приходится обращаться к первичным документам. И теперь мы точно знаем, если документ возвращен контрагентом, он есть в «Скан-Архиве». Стало намного легче ориентироваться, т.е. больше не нужно «лопатить» папки, а достаточно просто открыть «1С» и посмотреть, есть ли документ согласно акту оказанных услуг. У нас большой документооборот и постепенно мы переходим на его ведение в электронном виде. Надеемся, что к стандарту контроля документов в «1С» и к ЭДО в целом перейдут другие наши подразделения и большинство контрагентов».