Как за 5 недель автоматизировать процессы управления и добиться прозрачности в проектах? Кейс Завода «Красный якорь»

В марте этого года к нам обратились специалисты проектного офиса Завода «Красный якорь». Это единственное в России и крупнейшее в Восточной Европе предприятие по производству якорных цепей и такелажа, цепей для горно-шахтного оборудования, грузовых цепей, строп и комплектующих.

Завод имеет более, чем 120-летнюю историю. Сегодня это высокотехнологичное производство, оснащенное мощными европейскими линиями, собственным конструкторским бюро и испытательной лабораторией.

Завод «Красный якорь» в цифрах

• 1898 – год основания
• более 10 000 тон продукции в год
• более 500 человек – штат предприятия

С чего все началось?

На заводе разработали новую стратегию развития. Одна из главных целей – увеличить объем производства на 20% в год и повысить эффективность сотрудников при реализации проектов. Для того, чтобы ее достичь, на заводе планировали запустить более 30 стратегически важных проектов. Эти проекты были связаны с внедрением новых технологий, обновлением инфраструктуры и производственных процессов.

Но с существующим положением дел в проектном управлении команда предприятия рисковала сорвать реализацию стратегических планов. Все проекты в компании велись разрозненно, правила их ведения часто не исполнялись. Проектные документы хранились в разных местах, не было единой формы отчетности по проектам, отчеты собирались вручную в виде отдельных Excel-таблиц.

Руководителям и кураторам проектов было сложно отслеживать ход исполнения проектных работ. Сотрудники и топ-менеджеры тратили много времени на совещания для обсуждения ситуации в проекте. Не было возможности отследить загруженность задействованных в проектах сотрудников. Как следствие, срывались сроки, превышались бюджеты, команда не достигала целевых показателей.

Руководству завода был необходим жесткий контроль за ходом выполнения проектов и единый инструмент для автоматизации процессов проектного управления.

Тактика была выбрана верная – решили внедрять проектный подход комплексно. Практически в одно время организовали проектный офис, начали внедрять методологию и информационную систему управления проектами.

Вновь созданный проектный офис занялся разработкой методологии и стандартов управления проектами, начал формировать сбалансированный портфель проектов предприятия. Далее предстояло выбрать подходящий ИТ-инструмент. Среди нескольких решений предпочли систему ADVANTA как наиболее подходящую по функционалу, гибкую в настройках и легкую в освоении.

Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы?

1. Сократить количество контрольных точек проектов со срывом срока реализации до показателя не более 10%.

2. Повысить эффективность реализации проектов, а именно:

• сократить разницу между плановыми и фактическими сроками реализации,
• достичь совпадения между плановыми и фактическими затратами на проекты,
• обеспечить достижение целевых результатов проектов.

3. Обеспечить первым лицам предприятия:

• возможность контроля за ходом выполнения проектов,
• контроль загруженности сотрудников, занятых в проектах.

Какие сложности предстояло преодолеть?

Систему нужно было внедрить и запустить в промышленную эксплуатацию к конкретному сроку. Обычно такие проекты реализуются за 2 месяца. В этом проекте вместо восьми недель справились за пять. Для этого чаще встречались с заказчиком – выходили на связь, снимали запросы, консультировали и давали задания раз в 2 дня.

Что мы сделали?

1. Занесли пилотные проекты в систему.
2. Настроили автоматический сбор отчетности, сформировали ключевые отчеты по задачам, проектам и поручениям.
3. Создали направления для хранения шаблонов документов. Настроили шаблоны согласований, отчетность по дискуссиям.
4. Настроили отчет для отражения загрузки сотрудников.
5. Настроили дашборды – визуальные панели управления для топ-менеджеров с заданным набором показателей.

«Система ADVANTA постепенно становится для нас единым корпоративным порталом по контролю и продвижению реализации проектов предприятия. Система дает возможность оперативно контролировать выполнение задач в рамках проектов, прогнозировать возможные риски и отклонения от планов. Широкий спектр отчетов и дашбордов позволяет проводить анализ проектной деятельности, принимать корректирующие и превентивные решения», − комментирует Антон Бугров, руководитель проектного офиса Завода «Красный якорь».

Какого результата мы достигли?

• Автоматизировали процессы управления проектами на предприятии. Топ-менеджеры и РПО получили инструмент контроля, благодаря которому в одном окне можно увидеть всю необходимую информацию по портфелю проектов.
• Руководители проектов получили инструмент, который позволил на 60% сократить трудозатраты на сбор отчетности и планирование новых проектов.
• Исполнители могут планировать свою загрузку и видеть перечень задач по всем проектам, которые на них назначены. А также оперативно отслеживать, что и в какой срок им необходимо сдать и в случае возникающих проблем централизовано сигнализировать об этом руководству.
• Стало возможно прогнозировать проблемы в проектах, своевременно эскалировать их решение на топ-менеджеров − риск срыва сроков и превышения бюджетов снизился.

Выводы

В систему ADVANTA уже внесены все проекты завода, инструмент активно используют и топ-менеджеры предприятия, и рядовые сотрудники. Руководитель проектного офиса разрабатывает методологию управления проектами и инструкции уже в привязке к информационной системе. Заказчики отметили гибкую адаптацию ADVANTA под бизнес-процессы и возможность при необходимости развивать решение при помощи дополнительных модулей.

«Мы не намерены останавливаться на достигнутом результате и планируем дальнейшее развитие системы в части управления бюджетом, ресурсами проектов и учета функциональной занятости сотрудников, задействованных в их реализации. Надеемся на дальнейшее продуктивное сотрудничество с ГК ADVANTA и помощь в решении наших задач», − Антон Бугров, руководитель проектного офиса Завода «Красный якорь».