Оптимизация проектной деятельности на базе DirectumRX

25.01.2019 |

Игорь Плотников.

Компания ООО «Технология» организовала с помощью ECM-системы автоматически формируемый архив проектных документов и улучшила внутренние процессы: проектную и договорную деятельность, контроль исполнительской дисциплины и управление внутренними документами.

Специалисты DIRECTUM организовали в компании единый электронный архив проектных документов. Его автоматически выстраиваемая структура соответствует требованиям Постановления Правительства РФ от 16.02.2008 N 87 "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию".

Пакет документов по определенному проекту можно выгрузить из системы в пару кликов. Например, для передачи заказчику или на проверку Главгосэкспертизы. До автоматизации главный инженер проекта тратил на эту задачу до половины рабочего дня.

Поручения в ECM-системе удобно связываются с соответствующим проектом. Так, главные инженеры проектов могут оперативно отслеживать исполнение работ, а рядовые сотрудники — группировать входящие и исходящие поручения. В дальнейшем планируется настроить синхронизацию данных по срокам и исполнителям задач из графиков MS Project Server в DirectumRX.

Время на подготовку и проведение общих совещаний сократилось с 2-3 часов до 30 минут. Из протоколов встреч можно выдавать поручения сразу нескольким ответственным.

С помощью механизма выгрузки договоров со всеми связанными документами была оптимизирована подготовка комплектов документов для участия в тендерах.

Для обмена с контрагентами в компании настроена интеграция DirectumRX с сервисом Synerdocs. Также документы можно быстро экспортировать из ECM-системы вместе с файлом открепленной подписи и отправить контрагентам, не подключенным к операторам ЭДО.

Всего в DirectumRX работают 90 сотрудников ООО «Технология» — обмениваются служебными записками, организуют совещания, получают и отправляют корреспонденцию, выносят резолюции. Исполнение этапов договоров, приказов и распоряжений по основной деятельности легко отследить в системе — поручения выдаются в электронном виде и прозрачно контролируются. Благодаря автоматизации значительно сократилось время на поиск, согласование и изменение документов.