Цифровая упаковка документов: как работает система «БФТ.е-Архив»

22.07.2020 |

Эффективно работать с файлами вложений документов, а именно обеспечивать их долгосрочное хранение, систематизацию и оперативный доступ к ним, позволяет решение «БФТ.е-Архив». Продукт является элементом платформы «Цифровой регион» и совместно с другими ее компонентами создает единое пространство данных в регионе в целях повышения эффективности процессов управления.

ЗАДАЧИ ДЛЯ РЕШЕНИЯ

Необходимость внедрения системы «БФТ.е-Архив» обусловлена ростом количества копий файлов, загружаемых в файловые хранилища систем, неудобством обращения к разным информационным системам при поиске документов, передачей избыточной информации в обмене между системами. Инструменты «БФТ.е-Архив» позволяют организовать удобную схему работы с документами и обеспечивают:

создание единой точки доступа для разных систем и пользователей к вложениям документов за многолетний период с развитыми возможностями поиска;
обмен между системами без необходимости передачи файла вложения документа в натуральном виде;
снижение рассинхронизации данных (копий и версий файлов вложений документов);
обращение к системе с использованием открытого программного интерфейса;
снижение совокупных объемов хранимых данных взаимодействующих систем.

ПРИНЦИП РАБОТЫ И ФУНКЦИОНАЛ

Взаимодействие в части передачи документов осуществляется через пространство «БФТ.е-Архив» следующим образом:

Из внешних систем в электронный архив поступает информация о документе с файлами вложений и электронными подписями к ним;
В пространстве архива создается карточка документа, в которой сохраняется вложение. Файлу предоставляется уникальный идентификатор;
Файл из пространства «БФТ.е-Архив» можно получить по внутреннему id. Доступна возможность открытия вложения в окне предпросмотра, скачивания вложения из окна просмотра или по API, сохранения истории изменения карточки документа.

В итоге решение позволяет создать региональный или муниципальный архив документов, хранить документы и отчетность из систем линейки БФТ и других внешних систем, осуществлять поиск и предоставление документов и файлов-вложений из разных систем за многолетний период.

ПРЕИМУЩЕСТВА ЭЛЕТКРОННОГО АРХИВА

Система «БФТ.е-Архив» обеспечивает уникальность и однозначность версий электронных документов и вложений для взаимодействующих систем, однократное размещение и многократное использование вложений документов несколькими системами. С внешними системами взаимодействие осуществляется через открытый API. «БФТ.е-Архив» позволяет хранить историю изменений состава вложений документов в карточках системы, снижать совокупный объем дискового пространства взаимодействующих систем.

Электронный архив можно использовать как отдельную подсистему для хранения и просмотра вложений документов во взаимодействующих системах.