Новые лидеры цифровизации названы в России

Компания Directum с 2009 года ежегодно проводит конкурс на выявление лучших по эффективности проектов. В этот раз участники подали 77 заявок, масштабы автоматизации – от 7 до 20 000 пользователей. Показатели, достигнутые от внедрения решений на базе Directum, оценивались экспертами, среди которых представители Сбербанка, компании КРОК Облачные сервисы, UIPath, Фонда Сколково, Финансового университета при Правительстве РФ, консалтинговой компании EY Law и эксперты вендора.

Денис Ананьев, директор проектов дивизиона «Цифровой Корпоративный Банк» ПАО «Сбербанк», отметил, что проекты конкурса отражают тренды и задачи цифровой трансформации: усиление роли межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота, решение вопросов с долгосрочным хранением юридически значимых документов, применение технологий искусственного интеллекта при работе с документами.

Переход на долгосрочное хранение электронных документов – это для лидеров!

В номинации «Лидер цифровой трансформации» победил проект «Внедрение системы долгосрочного хранения электронных документов» ПАО «Сургутнефтегаз».

Результаты масштабных проектов ПАО «Сургутнефтегаз» показывают существенное влияние ИТ-решений на бизнес-показатели. С 2016 года в компании переведены в электронный вид порядка 500 форм документов. На конец 2019 года количество электронных документов составило более 4 млн, а ежегодный прирост — 1,6 млн, и с каждым годом темпы прироста растут.

Внутренние процессы, работа с контрагентами и партнерами, в очень близкой перспективе — трудовые взаимоотношения с работниками, которые переходят в цифровую форму взаимодействия — всё это обязывает любую компанию обеспечить надежное гарантированное хранение всех электронных документов в течение всего срока их жизни (от 5 до 75 лет).

Руководство ПАО «Сургутнефтегаз» приняло решение о создании в едином информационном пространстве хранилища электронных документов на базе платформы Directum. Проект завершился в 2019 году и стал одним из первых России успешных запусков системы долгосрочного хранения с опережением законодательства.

Для обеспечения юридической значимости на протяжении всего срока хранения используются штампы времени. Применение этой технологии закреплено в законе ФЗ № 63 «Об электронной подписи», который вступит в полную силу с июня этого года.

Решение гармонично вписано в IT-ландшафт компании, настроена интеграция со всеми системами-источниками, работа пользователей прозрачна.

Все решения были внедрены с учетом впечатляющего масштаба компании: более 24 000 пользователей с доступом во временное хранилище, порядка 100 человек — сотрудники архивов. В настоящее время в архив уже успешно передано более 800 000 электронных документов.

Поскольку внедренная система уникальна и не имеет аналогов в нашей стране, она была высоко оценена экспертным советом. Обеспечение долгосрочного архивного хранения электронных документов — один из основополагающих вопросов при реализации программы «Цифровая экономика» как на уровне государства, так и бизнеса. ПАО «Сургутнефтегаз» подтвердило свою визионерскую позицию среди крупных компаний России в стремлении к цифровой трансформации и продолжает реализовывать лучшие проекты в отрасли.

Самый инновационный проект — кейс компании «Л’ОРЕАЛЬ»

Проект уникален тем, что в АО «Л’ОРЕАЛЬ» удалось выстроить сквозной процесс с двумя потоками первичных учетных документов — бумажным и электронным, а также оптимизировать взаимодействие с контрагентами. Компания частично отказалась от бумаг и перевела все этапы работы с поставщиками в цифровой вид. Использование интеллектуальных инструментов Directum Ario для распознавания и классификации документов, а также извлечения и верификации данных помогло ускорить работу с первичной учетной документацией. Максимальная вовлеченность бизнес-заказчиков и сотрудников компании обеспечила эффективность внедренных решений. Компания стала победителем в номинации «Шаг в будущее», которую поддерживает КРОК Облачные сервисы.

Своим мнением поделился Алексей Пестрев, представитель КРОК в экспертном совете: "Победивший кейс „Л’ОРЕАЛЬ“ может вдохновить не только производственные, логистические компании или ритейл. Этот опыт может быть интересен компаниям, для которых приоритетен безбумажный документооборот с взаимодействием большого числа сотрудников, контрагентов и ИТ-систем. В кейсе „Л’ОРЕАЛЬ“ система Directum — это центр согласования документов, куда поступают данные из множества систем, включая ERP, ЭДО, инструменты для распознавания и занесения документов в электронный архив. Результаты проекта измеримы и понятны как бизнес-заказчику, так и пользователям.

Переход к цифровой бухгалтерии и HR-процессам

Именно автоматизация этих процессов позволила выиграть номинацию «Новый уровень электронных процессов». Компания ООО «Бионорика» совместно с ООО «Акелон» цифровизировали процесс работы с авансовыми отчетами и доказали, что избавление от рутинных операций помогает достигнуть впечатляющих результатов. Теперь сотрудникам проще:

• заполнять данные по типичным командировкам с определенном набором документов;
• массово удаленно подписывать пакеты документов по командировке;
• контролировать соответствие информации по расходам и оправдательной информации.

Кроме того, компания представила важные решения для организаций с распределенной организационной структурой по цифровизации кадровых процессов и различных заявок. Офисные и дистанционные сотрудники могут использовать простую электронную подпись для документов, входящих в пакет с авансовым отчетом. Для удаленных работников доступно использование усиленной квалифицированной электронной подписи для подписания заявлений на отпуск/отгул, на работу в выходной день, приказов на командировку и т.д.

Пример таких динамичных компаний, как «Бионорика», важен. Максимального эффекта можно достичь только при комплексном охвате всех внутренних процессов предприятия и управлении документами. Удаленный доступ к системе Directum позволяет не останавливать внутренние бизнес-процессы.

Снижаем потери — повышаем стратегические показатели

Победителем в номинации прикладных решений стала разработка, представленная ПАО «Тольяттиазот» (ТОАЗ) «Полный цикл пропускной системы на режимном предприятии». Система Directum в этом проекте интегрирует данные ERP- и транспортно-логистической системы, выстраивает бизнес-логику от заявителя на пропуск до наряда охраны, сопровождающего материальные ценности. Автоматизированный и прозрачный процесс уменьшил риски потери материальных ценностей. Совместно с решением по управлению инцидентами ИТ-проект помогает уменьшить простои транспорта и общие потери компании. Это положительно сказывается на стратегических показателях компании в целом.

Успешная интеграция большого количества систем позволяет в будущем подключить контрагентов к удаленному запросу и оформлению пропусков. А общая вовлеченность бизнес-руководителей и уровень управления информационными технологиями показывают нацеленность компании на цифровую трансформацию.

Бизнес-процессы нон-стоп с мобильной электронной подписью

Среди технических решений лидером стал реализованный ООО «Новаком Системс» механизм подписания с помощью мобильных устройств электронных документов, соответствующий законодательству Республики Беларусь. Решена технически сложная задача: теперь у руководителей, работающих в Directum Solo, есть удобный механизм удаленного подписания электронных документов, позволяющий повысить оперативность как внутренних, так и внешних процессов. Такие документы обладают юридической силой и широко используются в компаниях Беларуси. Для российских компаний Directum Solo обеспечивает этот механизм в стандартной поставке.

Также дипломы экспертного совета DIRECTUM Awards 2019 получили: ООО «Келлог Рус» — за самое массовое использование облачного сервиса Directum RX — более 600 пользователей имеют полноценный удаленный доступ; ООО «ЛокоТех» — за выход на стратегический уровень управления процессами; КАО «Азот» — за самый перспективный проект, реализующий концепцию «робота-бухгалтера»; АО «ОДК-Авиадвгатель» — за приверженность инновациям, использование Directum Ario позволило начать подготовку резолюций на основе машинного обучения; Правительство Вологодской области — лучшим проектом в государственных органах было признано их внедрение системы по обработке обращений граждан и организаций с учетом импортозамещения.

Библиотека кейсов участников конкурса доказывает, что сегодня есть множество направлений, в которых компании могут перевести взаимодействие сотрудников в полностью цифровой вид. Ознакомиться с проектами-победителями и вдохновиться примерами можно на сайте.