Российский офис компании AGFA перешел на ERP-систему SAP Business One

«Наша историческая информационная система требовала апгрейда, что было равносильно новому внедрению. Следует отметить, что продукты SAP являются стандартом для ИT-ландшафта группы компаний AGFA. На предпроектном этапе нам продемонстрировали, что функциональность системы SAP Business One покрывает потребности в автоматизации дистрибьюторского офиса и, что очень важно, имеет российскую локализацию», — прокомментировал предпосылки проекта и выбора системы генеральный директор ООО «Агфа» Роман Рыжков.

В проект внедрения ERP-системы были заложены следующие цели:

• максимальное сохранение логики процессов, реализованной в исторической системе;
• обеспечение регламентированного учета в соответствии с законодательством РФ;
• упрощение формирования финансовой отчетности и её передачи в головной офис (IFRS);
• интеграция с учетными системами в головном офисе в части синхронизации товарного каталога;
• обеспечение прозрачности работы российского офиса.

«Мы много лет работали в старой информационной системе, что потребовало от сотрудников усилий для привыкания к функционалу в новой программе. Большинство задач бухгалтерского и налогового учета были действительно закрыты за счет стандартной функциональности SAP Business One, для автоматизации отдельных операций используются разработки ЦМД-софт. Специалисты ЦМД-софт помогли пройти адаптационный этап внедрения, подробно консультировали по вопросам функциональности, оказали существенную помощь в выстраивании методологии отражения повседневных операций. На сегодняшний день продолжается поддержка пользователей системы и доработка автоматизации отдельных операций», — отметила Ольга Резникова, финансовый менеджер ООО «Агфа».

В результате проекта с помощью ERP-системы SAP Business One были автоматизированы рабочие процессы компании:

• ведение товарного каталога в соответствии со стандартами головного офиса;
• бухгалтерский и налоговый учет, включая формирование отчетности по РСБУ;
• учет торговых операций (закупки, продажи), в том числе в импортные операции;
• формирование отчетности для головного офиса (по стандартам МСФО).

«Внедрение любой зарубежной ERP-системы в российской компании зачастую является непростой задачей. Это связано со спецификой российского Законодательства в части бухгалтерского и налогового учета.

Однако в SAP Business One изначально заложено большое количество настроек, обеспечивающих корректное формирование проводок и документов. За основу мы брали стандартную функциональность российской локализации, а также использовали свои наработки, накопленные в ходе предыдущих аналогичных проектов. Поэтому в короткие сроки мы смогли получить первую рабочую версию системы, в которой можно было наглядно проводить тестовые сценарии.

Стоит отметить, что типовые торговые операции в каждой компании имеют свои особенности. Следовательно, большая часть времени этапа конфигурации системы отводится на адаптацию исходных настроек под специфику процессов организации. На проекте в компании AGFA особое внимание было уделено вопросу раздельного учета НДС и корректного формирования декларации по НДС. В решении задач по раздельному учету НДС мы задействовали стандартные настройки учета в SAP Business One, а для формирования декларации по НДС изменили типовые шаблоны выгрузки книг покупок и продаж. Привлекать для этих целей разработчиков не потребовалось.

На любом проекте важным критерием успеха является вовлеченность проектной команды со стороны заказчика. Я хочу поблагодарить всех ключевых пользователей и менеджмент компании AGFA за активное участие на каждом этапе. Благодаря этому проект получился насыщенным и интересным», — прокомментировала Ольга Орлова, руководитель направления ERP-систем АО «ЦМД-софт».