Сургутнефтегаз, Л’ОРЕАЛЬ, Бионорика задают тон перехода на электронные процессы

Денис Ананьев, директор проектов дивизиона «Цифровой Корпоративный Банк» ПАО «Сбербанк», отметил, что проекты конкурса отражают тренды и задачи цифровой трансформации: усиление роли межкорпоративного юридически значимого электронного документооборота, решение вопросов с долгосрочным хранением юридически значимых документов, применение технологий искусственного интеллекта при работе с документами.

От хайпа цифровизации до реальных проектов – один шаг

Кейсы использования инновационных инструментов, представленные на конкурс, показывают, что эффект могут получить компании самых разных отраслей, на разных бизнес-задачах – от генерации резолюций на основе машинного обучения до голосового интерфейса регистрации опасных ситуаций в производственной среде и чат-ботов для водителей при доставке.

Проект-победитель номинации «Шаг в будущее» компании «Л`ОРЕАЛЬ» стал примером как на новом технологическом уровне нужно выстраивать внутренний и внешний сквозной процесс взаимодействия с контрагентами. Использование интеллектуальных инструментов для распознавания и классификации документов, а также извлечения и верификации данных помогло ускорить работу с первичной учетной документацией по поставкам.

Алексей Пестерев, руководитель практики управления контентом компании КРОК, так прокомментировал вопрос об инновациях в российских компаниях:

«Победивший кейс «Л`ОРЕАЛЬ» может вдохновить не только производственные и логистические компании или ритейл. Этот опыт может быть интересен компаниям, для которых приоритетен безбумажный документооборот с взаимодействием большого числа сотрудников, контрагентов и ИТ-систем. Результаты проекта измеримы и понятны как бизнес-заказчику, так и пользователям. Рутина стала куда менее трудоемкой, а управление процессами – прозрачным».

Долгосрочное хранение электронных документов – это для лидеров

В номинации «Лидер цифровой трансформации» победил проект «Внедрение системы долгосрочного хранения электронных документов» ПАО «Сургутнефтегаз».

Результаты масштабных проектов цифровизации ПАО «Сургутнефтегаз» показывают существенное влияние ИТ-решений на бизнес-показатели. С 2016 года в компании переведены в электронный вид порядка 500 форм документов. На конец 2019 года количество электронных документов составило более 4 млн, а ежегодный прирост – 1,6 млн, и с каждым годом темпы прироста растут.

Внутренние процессы, работа с контрагентами и партнерами, в очень близкой перспективе – трудовые взаимоотношения с работниками, которые переходят в цифровую форму взаимодействия – всё это обязывает любую компанию обеспечить надежное гарантированное хранение всех электронных документов в течение всего срока их жизни (от 5 до 75 лет).

Руководство ПАО «Сургутнефтегаз» приняло решение о создании в едином информационном пространстве хранилища электронных документов на базе платформы Directum. Проект завершился в 2019 году и стал одним из первых России успешных запусков системы долгосрочного хранения с опережением законодательства.

Для обеспечения юридической значимости на протяжении всего срока хранения используются штампы времени. Применение этой технологии закреплено в законе ФЗ №63 «Об электронной подписи», который вступит в полную силу с июня этого года.

Все решения были внедрены с учетом впечатляющего масштаба компании: более 24 000 пользователей с доступом во временное хранилище, порядка 100 человек – сотрудники архивов. В настоящее время в архив уже успешно передано более 800 000 электронных документов.

Поскольку внедренная система уникальна и не имеет аналогов в нашей стране, она была высоко оценена экспертным советом. Обеспечение долгосрочного архивного хранения электронных документов – один из основополагающих вопросов при реализации программы «Цифровая экономика» как на уровне государства, так и бизнеса. ПАО «Сургутнефтегаз» подтвердило свою визионерскую позицию среди крупных компаний в стремлении к цифровой трансформации и продолжает показывать пример на уровне отрасли и России.

Цифровая бухгалтерия и HR-процессы

Именно автоматизация этих процессов позволила выиграть номинацию «Новый уровень электронных процессов». Фармацевтическая компания ООО «Бионорика» перевела в электронный вид работу с авансовыми отчетами. Кроме того, компания отказалась от бумаги во многих кадровых процессах и для подачи заявок во внутренние службы.

Для обеспечения юридической значимости офисные и дистанционные сотрудники применяют простую электронную подпись на документах, входящих в пакет с авансовым отчетом. Удаленным работникам доступно использование усиленной квалифицированной электронной подписи для подписания заявлений на отпуск/отгул, на работу в выходной день, приказов на командировку и т.д.

Проект еще раз доказал, что максимального эффекта можно достичь только при комплексном охвате всех внутренних процессов предприятия и управлении документами. Удаленный доступ к системе Directum позволяет не останавливать внутренние бизнес-процессы.

Снижаем потери – повышаем стратегические показатели

Победителем в номинации прикладных решений стала разработка, представленная ПАО «Тольяттиазот» «Полный цикл пропускной системы на режимном предприятии». Система Directum в этом проекте интегрирует данные ERP- и транспортно-логистической системы, выстраивает бизнес-логику от заявителя на пропуск до наряда охраны, сопровождающего материальные ценности.

ИТ-проект помогает уменьшить простои транспорта и общие потери компании. Это положительно сказывается на стратегических показателях компании в целом и позволяет в будущем подключить контрагентов к удаленному запросу и оформлению пропусков.

Также дипломы экспертного совета DIRECTUM Awards 2019 получили: ООО «Келлог Рус» – за самое массовое использование облачного сервиса Directum RX – более 600 пользователей имеют полноценный удаленный доступ; ООО «ЛокоТех» – за выход на стратегический уровень управления процессами; КАО «Азот» – за самый перспективный проект, реализующий концепцию «робота-бухгалтера»; АО «ОДК-Авиадвгатель» – за приверженность инновациям, использование Directum Ario позволило начать подготовку резолюций на основе машинного обучения; Правительство Вологодской области – лучшим проектом в государственных органах было признано их внедрение системы по обработке обращений граждан и организаций с учетом импортозамещения и перехода на веб-доступ к системе.

Переход на электронные бизнес-процессы – уже сейчас

Отказ от бумаги и оптимизация процессов в компаниях-участниках конкурса делается не для того, чтобы говорить о цифровой экономике. Задача цифровизации – улучшать количественные и качественные показатели работы так, чтобы сотрудники и руководство отметили положительные изменения.

«На текущий момент основная часть компаний, которые перешли и переходят на электронный документооборот ¬-- это крупные организации. Средний и малый бизнес, скорее, вынужден подстраиваться под запросы крупного в части отказа от бумаги для взаимоотношений с крупными предприятиями», – комментирует Денис Ананьев.

«В ближайшие годы ситуация может кардинальным образом измениться под воздействием инициатив государства в части изменения порядка выпуска электронных подписей и регулирования области электронного документооборота (по аналогии с Казахстаном). А также всё бОльшим ростом возможностей и снижению стоимости облачных технологий, что может открыть новые границы в части удаленного хранения документов. Эти факторы в итоге могут привести почти к 100% цифровизации документооборота компаний», – поясняет представитель Сбербанка.

Партнер EY Law Георгий Коваленко комментирует процесс перехода на полностью электронные процессы:

«Переход на удалённую работу в связи с чрезвычайными обстоятельствами заставит компании пересмотреть свои взгляды на существующие процессы и ускорить автоматизацию.

Вероятно, многие бизнесы после спада эпидемии уже не вернутся к привычным бизнес-процессам, а начнут отстраивать новые, среди которых лидером будет безбумажный документооборот».

Библиотека кейсов участников конкурса доказывает, что сегодня есть множество направлений, в которых компании могут перевести взаимодействие сотрудников в полностью цифровой вид. Электронное взаимодействие охватывает не только офисных сотрудников и широкий круг работников предприятий.

Мобильные приложения, удаленный доступ к системам электронных бизнес-процессов позволяют не останавливать внутренние и внешние бизнес-процессы, но и ускорять их.

Ознакомиться с проектами-победителями и вдохновиться примерами можно на сайте club.directum.ru/awards.