«ТДС-Групп» автоматизировала обработку документов

24.01.2018 |

Анна Тумакова.

Для этих целей было внедрено решение «Скан-Архива». После установки ПО в группе компаний уменьшилось время на подготовку к налоговым и судебным проверкам, в несколько раз сократилось время сверки полученных документов, а также повысилось качество ведения бухгалтерского учета.

«ТДС-Групп» - крупный поставщик зерновых культур, продукции растениеводства, животноводства и средств защиты растений в сибирском регионе и странах СНГ. Также сфера деятельности группы компаний включает консалтинговые и логистические услуги. В «ТДС-Групп» входят 10 организаций, расположенных в Томске и Красноярске, с суммарным штатом 250 человек.

Компания сотрудничает с несколькими тысячами контрагентов, что обуславливает годовой документооборот в 280 000 документов. После того как Федеральная налоговая служба стала предъявлять более строгие требования к отчетности компаний-поставщиков зерновых культур, количество налоговых проверок в «ТДС-Групп» выросло. Процедура возврата НДС, которую проводит компания, также предполагает большой объем работы с отчетностью. В связи с этим загруженность сотрудников бухгалтерии возросла, что привело к появлению ошибок при ведении учета.

IT-служба компании решила автоматизировать процесс обработки исходящих документов. Для этих целей была выбрано решение «Скан-Архив», разработанное компанией «ГЭНДАЛЬФ». При выборе ПО специалисты ориентировались на критерии стабильной работы и совместимости с программами «1С».

После внедрения «Скан-Архива» процесс работы с «первичкой» изменился: сначала документ обрабатывается в потоковом сканере, затем программа добавляет его копию к базе «1С» с контрагентами. В день программа обрабатывает до 150 накладных, с внесением документов в базу может справляться один сотрудник с доступом к ПО.

Обработанные документы можно найти и выгрузить из базы в любой момент. Это позволило в несколько раз снизить время подготовки к налоговым проверкам, повысить прозрачность операций, разгрузить занятость сотрудников, а также перенести большую часть первичных документов из офиса в архивные помещения.

Сотрудники IT-службы «ТДС-Групп» внесли несколько изменений в стандартный функционал программы. IT-директор компании Семен Владимирович Синицын рассказал о доработках: «Мы подключили ко всем 5 АРМ сканеры штрихкодов и добавили собственный алгоритм распознавания, подходящий для специфики документов. Это позволило сократить время сверки полученных от контрагентов бумаг с 1 минуты до 5 секунд. В данный момент мы готовимся к переходу на 1С:ERP. «Скан-Архив» уже подготовлен для работы с новой учетной системой: мы настроили обработку печатных форм и штрихкодов, распознавание и поиск работают корректно».