Торговая сеть «ДИКСИ» автоматизировала обмен юридически значимыми финансовыми документами с поставщиками на платформе TESSA

Группа компаний «ДИКСИ» — это розничная торговая сеть, насчитывающая более 2500 магазинов по всей России. Проект по организации ЮЗДО с поставщиками был обусловлен интересом руководства компании к обмену счетами-фактурами в электронном виде. Это было логичным этапом повышения эффективности основного бизнеса и сокращения себестоимости бизнес-процессов.

На момент старта проекта по ЮЗДО система электронного документооборота уже функционировала в «ДИКСИ». Вместе с тем, становясь не просто способом автоматизации внутреннего делопроизводства, СЭД требовала масштабирования на другие процессы с увеличением нагрузки и количества пользователей. Это повлекло за собой необходимость поиска современной и высокотехнологичной платформы, имевшей примеры реальных внедрений на больших нагрузках в крупных компаниях. Выбор был сделан в пользу системы TESSA.

Благодаря проекту автоматизированы процессы обработки в СЭД входящих финансовых документов (электронных счетов-фактур, включая корректировочные и исправленные) и передача их в учетные системы «ДИКСИ» для дальнейшей обработки. Также была настроена обработка уведомлений об уточнении и запросов на аннулирование документов, предполагающая как автоматический ответ контрагенту по результатам обработки документа в учетной системе, так и возможность принятия решения в нетиповых ситуациях ответственным сотрудником. Кроме этого реализована передача исходящих финансовых документов (формализованных и неформализованных) из учетных систем в СЭД, предусматривающая пакетную отправку в СЭД комплекта необходимых документов по проведенной в финансовой системе операции.

Бочкарева Алла, Руководитель проекта со стороны Исполнителя: «ГК „ДИКСИ“ — яркий пример компании с передовой системой управления бизнесом, осознающей ценность перехода от классического бумажного документооборота на технологию работы с юридически значимыми электронными образами документов. Созданное решение технологически не простое в силу требований высокой производительности и масштабной интеграции. В ходе проекта мы проводили серию нагрузочных тестирований, проверяли интеграционное решение на отказоустойчивость для разных этапов обработки потоков документов, чтобы смоделировать перспективную нагрузку и проанализировать рабочие характеристики. Решение доказало высокую эффективность».

Муравьев Владимир Сергеевич, ИТ-директор ГК «ДИКСИ»: «Поскольку документационное обеспечение бизнеса является одним из ключевых инструментов работы, мы поставили перед собой цель более эффективно управлять этими процессами. На сегодня решение на базе TESSA функционирует в промышленном режиме, справляясь с обработкой свыше 50 000 документов в месяц. Планируется выход на ежемесячные объемы порядка 1,5 млн документов. Внедрение позволит оптимизировать ключевые бизнес-процессы, сократить трудозатраты на обработку финансовых документов и выйти на окупаемость в короткие сроки. В ближайших планах компании продолжить перевод документо-ориентированных процессов в цифровой вид: в частности, одной из приоритетных задач является автоматизация обработки УПД и договоров. Наличие гибкого решения позволит нам быстро отреагировать на нововведения законодательства.

В проекте команды Syntellect и ECMGroup.Pro взаимодействовали с несколькими внутренними командами и нашими внешними партнерами, выстроив четкое взаимодействие. Мы уже запустили работы по анализу требований на вторую очередь проекта и рассчитываем на высокий уровень результата».