В аэропортах «Базэл Аэро» завершен проект автоматизации процессов бюджетирования и закупочной деятельности

Компания «Базэл Аэро» управляет аэропортами Сочи, Краснодар, Анапа и Геленджик, обслуживающими около 9% общего пассажиропотока России. При этом компания ежегодно увеличивает пассажиропоток (более 10 млн человек в 2017 году) и оттачивает внутренние бизнес-процессы.

В декабре 2017 завершен проект автоматизации бюджетирования, финансового контроля и закупочной деятельности аэропортов на базе программы «1С:ERP. Управление предприятием 2» (1С:ERP). Подрядчиком в реализации проекта выступила компания «ГЭНДАЛЬФ», которая привлекалась аэропортовым холдингом «Базэл Аэро» перед Олимпиадой 2014 для создания комплексной системы управления четырьмя аэропортами на основе решений «1С».

Проект автоматизации на базе программы «1С:ERP. Управление предприятием 2» изменил процесс составления бюджетов и закупочные процедуры, которые ранее велись в программе Microsoft Excel.

Почему аэропортам нужны были изменения

При формировании бюджета Microsoft Excel не обеспечивал высокого уровня оперативности, был подвержен рискам возникновения ошибок и утери информации, не обладал надежным функционалом для контроля выполнения бюджета. Контроль бюджета по каждой заявке проходил через согласование финансово-экономического отдела (ФЭО), сотрудник которого сверял закупку с данными, хранящимися в Excel.

При проведении закупочных процедур также отсутствовали оперативность и достоверность. Инициаторы закупок и дирекция не обладали возможностью оперативно отслеживать статус по исполнению плана закупок и согласованию отдельных закупочных процедур. Процесс инициации закупки проходил в электронной почте с высокими рисками потери информации. Отсутствовали связи между документами закупки (техническое задание, проект договора и т.д.) и процессом закупочной процедуры. Процесс согласования закупок был неэффективен и содержал дублирующие операции.

Заведение новой номенклатуры и присвоение ей статьи бюджета происходили вручную. Заявки на заведение новой номенклатуры инициаторы присылали в формате Excel, а соответствие номенклатуры статье бюджета проставлялось по мере необходимости отдельным запросом в ФЭО.

Кроме того, Microsoft Excel нельзя было интегрировать с другими учетными системами компании для анализа «план-факт-прогноз» или же применить для объединения бюджета и механизма закупок. Не было возможности оперативного контроля выполнения KPI руководителей центров финансовой ответственности (ЦФО).
Новая информационная система охватила 158 рабочих мест в 39 центрах финансовой ответственности, среди которых централизованное казначейство, общее управление, отдел закупок, бухгалтерия, отдел снабжения, дирекция по персоналу, финансово-экономический отдел, а также центр управления ресурсами.

Ключевые результаты проекта

Ввод данных бюджета перенесен из Microsoft Excel в 1С:ERP. Теперь информация вводится в программу специально разработанными документами, доступ к вводу данных разграничен по ролям. Через статусы документов реализованы механизмы согласования бюджета.

В системе разработан «Бизнес-процесс закупки», по которому создается и направляется заявка. Участники «Бизнес-процесса» получают задачи на свой рабочий стол. В «Бизнес-процессе» виден этап, на котором находится закупочная процедура и ответственный сотрудник. Процесс связан с документами закупочной процедуры, а также интегрируется с «1С:Документооборотом» для согласования закупки. От дифференциации по способам закупки зависит маршрут закупочной процедуры.

Автоматизирован процесс подачи заявки на ввод новой номенклатуры и присвоения ей соответствия статье бюджета. Инициатор формирует заявку, которая по «Бизнес-процессу» передается ответственному за ввод новой номенклатуры, а затем в ФЭО для присвоения соответствия статье бюджета.

На всех этапах процесса предусмотрен автоматизированный бюджетный контроль. Заявка не может быть создана без наличия свободного бюджета. Сумма по заказам поставщика не может превышать бюджет договора. Основными инструментами для контроля выполнения бюджета и плана закупок стали специально разработанные отчеты.

Отчет «План-прогноз-факт» составляется из введенных пользователями данных и данных факта, поступающих из учетных программ. Отчет формируется в необходимом разрезе аналитик - аэропорт, центр финансовой ответственности, центр затрат, статья, номенклатура.

Отчет, отражающий статус исполнения бюджета закупок ЦФО в режиме «онлайн», составляется в разрезе центров финансовой ответственности, статей, номенклатур и т.д. По каждой позиции можно понять, на какой стадии исполнения находится бюджет (план, прогноз, неиспользованный бюджет, договор на стадии заключения, договор заключен по бюджету, бюджет выбран заказами). Отчет позволяет получить расшифровку каждой суммы и увидеть, какими документами она сформирована.

Отчет, отражающий статус исполнения бюджета договора в режиме «онлайн», составляется в разрезе ЦФО и статей бюджета. По каждому договору можно понять, какая сумма выбрана и сколько составляет свободный бюджет на договоре, т.е. сравнить заявку и заказ.

Внедренная информационная система успешно интегрирована с имеющимися в компании учетными программами «1С:Управление производственным предприятием» (УПП), «1С:Документооборот» (1С:ДО) и СМАРТ. Синхронизированы справочники – элементы справочников НСИ вводятся в одну из систем и автоматически дублируются в остальные. Синхронизированы документы – документы, введенные в одной из систем автоматически предаются в остальные. Синхронизированы данные – необходимые для отчетов данные передаются между системами. Также между системами происходят сквозные процессы. Процесс проведения закупочной процедуры стартует в 1С:ERP, где создается карточка договора. Далее договор согласуется в 1С:ДО, передается в 1С:УПП и приходит обратно в 1С:ERP в статусе «Действует».

Если раньше закупочная деятельность «Базэл Аэро» контролировалась постфактум, то сейчас подход стал структурированным. Выросла скорость подготовки управленческой и финансовой отчетности, ее анализа. Руководство аэропортов получило удобные инструменты для контроля выполнения бюджета, оценки своей дельности и оперативного принятия решений. Это открывает новые перспективы для работы с прежде внедренной в «Базэл Аэро» KPI-системой оценки труда персонала, а также ведет к снижению затрат предприятия.

По словам Артема Базнамина, начальника управления финансовой отчетности «Базэл Аэро», нововведения оправдали ожидания: «Мы получили гибкую систему бюджетирования, которая без труда интегрируется с другими учетными программами для анализа «план-факт-прогноз». Стали формировать бюджеты PL, CF, CAPEX, БДДС. Согласовываем, при необходимости корректируем и контролируем выполнение бюджетов в 1С:ERP и 1С:ДО, будучи уверенными в точности учета и надежности хранения информации. Мы сделали прозрачным закупочный процесс и работаем над его дальнейшей оптимизацией».