В результате проекта Первого Бита автоматизировано 300 рабочих мест в компании «Фреш 25»

ООО «Управляющая компания Фреш 25» — сеть супермаркетов и магазинов низких цен в Приморском крае с собственным производством продуктов питания. Первый супермаркет крупнейшей сети открылся в Уссурийске в 2003 году. На сегодняшний день торговые точки работают в следующих городах: Владивосток, Уссурийск, Находка, Ливадия, Партизанск, Лесозаводск, Дальнегорск, Фокино. Компания реализует продукцию собственного производства: полуфабрикаты, горячая выпечка, свежие салаты, кулинария, кондитерские изделия. Прилавки магазинов представляют широкий спектр продуктов и товаров на выбор в торговых точках двух форматов: супермаркеты «Фреш25» или магазины низких цен «Радиус». Компания поддерживает большой ассортимент товаров, оптимальную ценовую политику, специальные предложения и акции для своих клиентов. Штат сотрудников — более 1500 человек.

Компания имеет свои особенности учета, что создает определенные сложности и предыдущие попытки перехода на оптимальные программные продукты были неудачными. До проекта сотрудники вносили первичные документы и вели оперативный учет в нескольких программах. Данные системы не позволяли консолидировать и анализировать финансовый результат по компании в целом, пользователям приходилось вручную собирать информацию в Excel для анализа, что негативно сказывалось на качестве собранной информации и оперативности рабочих процессов. При таких сложностях было невозможно быстро и верно принимать управленческие решения. Кроме этого, используемые программные продукты объективно устарели и лишали возможности вовремя реагировать на изменения законодательства и тенденции рынка. Таким образом, компания работала в разных программах с разными целями, а финансовый результат собирался вручную в Excel.

Управляющей кампанией было принято решение разработать собственную систему на базе программного продукта «1С:Комплексная автоматизация 2.4», для создания общей информационной среды, позволяющей формировать финансовый результат. Основная цель перехода на новую систему — получение реальной экономической картины работы компании, с принятием во внимание особенностей учета: много юридических лиц, несколько собственников, территориальная удаленность торговых точек, большое количество сотрудников, несколько попыток централизации системы и учета ранее, усложнивших бизнес-процессы.

Для реализации данного проекта компания «Фреш 25» расширила свой отдел разработки и провела анализ бизнес-процессов. Был выставлен приоритет внедрений и разработки блоков, требующих первоочередного внимания. Внутренний отдел разработки «Фреш 25» внедрил в коммерческом отделе отраслевой блок управления ассортиментными матрицами и централизованного ценообразования. Далее необходимо было внедрить систему на розничных торговых точках и прочих смежных подразделениях. Из-за ограничения по срокам не все бизнес-процессы были полностью проанализированы, однако, для управляющей компании было важно реализовать проект в полном объеме, в установленные сроки. Для этого было принято решение привлечь опытных специалистов ИТ-интегратора «Первый Бит».

Наталья Языкова, директор по персоналу компании «Фреш 25» отмечает: «Мы провели сравнительный анализ, в котором участвовали 3 компании. Все имели местное представительство. Нам было важно, чтобы подрядчик быстро включился, проявил лояльность и принял наши требования к проекту, а они были достаточно жесткие. После встреч и обсуждений задач, мы остановились на компании «Первый Бит»».

От специалистов Первого Бита требовалось изучить доработанный программный продукт, выявить возможные проблемы и передать их обратно разработчику «Фреш 25». Затем провести тестовый запуск системы, после чего поэтапно запустить все магазины.

В итоге были утверждены следующие задачи проекта:

• изучить доработанный в компании программный продукт «1С:Комплексная автоматизация 2.4»
• выявить возможные проблемы и предложить решение по результатам аналитики
• провести доработки и последующий тестовый запуск системы
• запустить поэтапно все магазины сети
• подготовить адаптированные под особенности клиента и пользователей инструкции по типовому и доработанному функционалам
• обучить персонал и осуществлять необходимую поддержку

Специалисты трех филиалов Первого Бита из Хабаровска, Томска и Владивостока приняли открытые задачи по учету оставшихся потребностей, не учтенных ранее. В режиме тестирования аналитики выявили грубые ошибки и передали эту информацию ИТ-отделу компании. После нескольких итераций внедренцы произвели тестовый запуск системы. Это было необходимо для следующих интеграций ИТ-отделом компании и дальнейшего тестового запуска системы, выявления ошибок и узких мест с пользователями.

Проектная команда придерживалась жестких условий со стороны клиента:

• переход 51 торговой точки до октября 2020 года
• запуск магазинов заданными группами по юридическому признаку, самая большая состояла из 29 торговых точек
• запуск первого числа каждого месяца ввиду сложностей бухгалтерского учета

Для более эффективного тестирования системы последнее пожелание пришлось единожды нарушить, запустив 4 магазина 17 августа, поскольку остальные группы были больше и вероятность возникновения сложностей при запуске увеличивалась кратно количеству магазинов. Так как до октября первых чисел больше не было, то запуск провели посередине месяца. Условия «Фреш 25» были успешно выполнены. Последнюю группу из 29 магазинов специалисты Первого Бита благополучно запустили 1 октября, в этот же день на новую систему перешел центральный офис, что позволило сразу видеть все данные в одной информационной базе. Уже через месяц руководство компании подтвердило финансовый результат проекта.

Были внедрены подсистемы продукта «1С:Комплексная автоматизация 2.4»: Закупки, Продажи, Производство, Склад и доставка, Казначейство, CRM и маркетинг, Регламентированный учет, Финансовый результат и контроллинг, Внеоборотные активы, что в итоге позволило автоматизировать несколько видов учета:

• управленческий учет
• операционный учет
• казначейство
• производство

Количество вводимых документов составило 11 500/день.

Автоматизированы следующие структурные единицы компании:

• 51 розничный магазин
• бухгалтерия
• финансовая служба
• коммерческая служба
• блок собственного производства кулинарии

Теперь система полностью поддерживается ИТ-отделом «Фреш 25», специалисты Первого Бита выполняют по необходимости задачи второй линии техподдержки и проводят обучение пользователей.

Результаты проекта:

• оперативная деятельность всей компании ведется в одной информационной базе в режиме онлайн. Входящая информация обрабатывается «здесь и сейчас». Работа торговых точек контролируется и корректируется также в режиме реального времени
• увеличилась скорость и качество взаимодействия между отделами внутри компании, благодаря общему информационному полю
• полностью исключено дублирование информации и высвобождены трудовые ресурсы
• автоматизировано 300 рабочих мест
• сокращены производственные издержки на 35%
• выросла производительность труда на производстве на 35%
• ускорено получение управленческой отчетности на 30%
• сокращены трудозатраты в подразделениях на 25%
• увеличен объем выпускаемой продукции и оказываемых услуг на 15%
• сокращены операционные и административные расходы на 10%
• cнизился уровень производственного брака на 10%

Достигнута главная цель: ежедневное формирование финансового результата в развернутой аналитике для принятия верных и оперативных управленческих решений для роста и развития компании.

Наталья Языкова, директор по персоналу компании «Фреш 25» прокомментировала:

«Специалисты Первого Бита помогли выстроить коммуникацию между разработчиками нашего отдела ИТ и конечным пользователем, обучили наших сотрудников, подготовили доступные инструкции, обеспечили поддержку. Наконец-то успешно состоялся этот переход. Хочется отметить доброжелательность и внимательность специалистов. Наши сотрудники очень привыкли к организованной модели взаимодействия, сейчас даже сложно отвыкать».

Юрий Запорожский, директор по производству «Фреш 25» отметил:

«Все задачи решались на 100%. Мы остались очень довольны. Специалисты вникали во все процессы, погружались во все вопросы, разбирали задачи по полочкам и доходчиво нам объясняли необходимое. Многие допущенные ошибки были грамотно исправлены. Мы перешли на новую программу практически безболезненно. Результатом остались довольны. Я считаю, что мы справились со всеми основными задачами».

Людмила Омельяненко, руководитель контрольно-ревизионного отдела «Фреш 25» подтверждает:

«Это не первый мой переход с одной системы на другую. Стоит отметить, что с точки зрения именно организации вопросов нет — у меня всегда была обратная связь, порадовали обязательность и пунктуальность со стороны команды Первого Бита».

Успешный переход на новую систему теперь заслуженно претендует на победу в международном конкурсе «1C:Проект года».